लेखांकन लेनदेन की रिकॉर्डिंग
जब एक लेखांकन लेनदेन होता है, तो इसे एक संगठन की पुस्तकों में कई तरीकों से दर्ज किया जा सकता है। निम्नलिखित बुलेट बिंदु उपलब्ध सबसे सामान्य विधियों को नोट करते हैं:
जर्नल प्रविष्टियां। किसी लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग की जाने वाली सबसे बुनियादी विधि जर्नल प्रविष्टि है, जहां लेखाकार मैन्युअल रूप से खाता संख्या और प्रत्येक व्यक्तिगत लेनदेन के लिए डेबिट और क्रेडिट दर्ज करता है। यह दृष्टिकोण समय लेने वाला है और त्रुटि के अधीन है, और इसलिए आमतौर पर समायोजन और विशेष प्रविष्टियों के लिए आरक्षित है। निम्नलिखित बुलेट बिंदुओं में, हम अधिक सामान्य लेखांकन लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए लेखांकन सॉफ़्टवेयर में उपयोग किए जाने वाले अधिक स्वचालित दृष्टिकोणों पर ध्यान देते हैं।
आपूर्तिकर्ता चालान की प्राप्ति. जब एक आपूर्तिकर्ता चालान प्राप्त होता है, तो लेखाकार इसे लेखा सॉफ्टवेयर में देय खातों के मॉड्यूल में लॉग करता है। मॉड्यूल स्वचालित रूप से एक जर्नल प्रविष्टि बनाता है जो प्रासंगिक व्यय या परिसंपत्ति खाते को डेबिट करता है, और खातों को देय देयता खाते को क्रेडिट करता है।
आपूर्तिकर्ता चालान जारी करना. जब किसी ग्राहक के लिए इनवॉइस बनाया जाता है, तो अकाउंटेंट अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में बिलिंग मॉड्यूल में कीमत, यूनिट मात्रा और लागू बिक्री कर के बारे में प्रासंगिक जानकारी दर्ज करता है। मॉड्यूल स्वचालित रूप से एक जर्नल प्रविष्टि बनाता है जो नकद या खातों के प्राप्य खाते को डेबिट करता है, और बिक्री खाते को क्रेडिट करता है। बिक्री कर देयता खाते में क्रेडिट भी हो सकता है।
आपूर्तिकर्ता भुगतान जारी करना. जब आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान किया जाता है, तो लेखाकार लेखा सॉफ्टवेयर में देय खातों के मॉड्यूल में भुगतान किए जाने वाले चालान नंबरों की जांच करता है। सॉफ्टवेयर तब चेक प्रिंट करता है या इलेक्ट्रॉनिक भुगतान जारी करता है, जबकि खातों को देय खाते से डेबिट करता है और नकद खाते को जमा करता है।
तनख्वाह जारी करना. जब कर्मचारियों को भुगतान किया जाना होता है, तो लेखाकार सभी कर्मचारियों के वेतन दरों और काम के घंटों को लेखांकन सॉफ्टवेयर के पेरोल मॉड्यूल में दर्ज करता है। मॉड्यूल स्वचालित रूप से एक जर्नल प्रविष्टि बनाता है जो मुआवजे और पेरोल कर व्यय खातों को डेबिट करता है, और नकद जमा करता है। यह काफी जटिल प्रविष्टि हो सकती है, क्योंकि यह गार्निशमेंट और अन्य कटौतियों को भी संबोधित कर सकती है, और कई प्रकार के पेरोल करों को अलग से रिकॉर्ड कर सकती है।
ये रिकॉर्ड करने के तरीके सभी सामान्य लेज़र में प्रविष्टियाँ बनाते हैं, या फिर एक सहायक लेज़र में जो तब सामान्य लेज़र में रोल करता है। वहां से, लेनदेन को वित्तीय विवरणों में एकत्रित किया जाता है।
