आंतरिक नियंत्रण चेकलिस्ट

एक आंतरिक नियंत्रण चेकलिस्ट का उद्देश्य किसी संगठन को आंतरिक नियंत्रण की अपनी प्रणाली की स्थिति का मूल्यांकन करने के लिए एक उपकरण देना है। समय-समय पर चेकलिस्ट की वास्तविक प्रणालियों से तुलना करके, कोई नियंत्रण टूटने का पता लगा सकता है जिसे ठीक किया जाना चाहिए। जब नियमित रूप से पालन किया जाता है, तो एक चेकलिस्ट के निम्नलिखित लाभ होते हैं:

  • आंतरिक नियंत्रण कमजोरियों के बारे में कम लेखापरीक्षा टिप्पणियां हैं

  • प्रबंधन यह आश्वासन प्राप्त कर सकता है कि रिपोर्ट किए गए वित्तीय परिणाम सटीक हैं

  • धोखाधड़ी के कारण संपत्ति के नुकसान का जोखिम कम होता है

  • इस बात की संभावना कम है कि संगठन किसी भी लागू नियामक आवश्यकताओं का अनुपालन नहीं कर रहा है

आंतरिक नियंत्रण नीतियों, प्रक्रियाओं, समीक्षाओं, कर्तव्यों के पृथक्करण और अन्य गतिविधियों की एक प्रणाली है जिसका उपयोग संपत्ति के नुकसान के जोखिम को कम करने, सटीक वित्तीय विवरण तैयार करने और कुशल और व्यवस्थित तरीके से संचालन करने के लिए किया जाता है।

आंतरिक नियंत्रण चेकलिस्ट के माध्यम से जाने पर, इरादा किसी भी नियंत्रण को गायब या कमजोर करने का है। इस तरह की खोज स्वचालित रूप से एक नियंत्रण समस्या की उपस्थिति का संकेत नहीं देती है जिसके लिए उपचार की आवश्यकता होती है। यदि सिस्टम में कहीं और ऑफसेटिंग नियंत्रण हैं, तो कमजोर नियंत्रण को स्वीकार्य माना जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि चेक पर हस्ताक्षर करने के लिए एक हस्ताक्षर प्लेट का उपयोग किया जाता है, तो इसे नियंत्रण की कमजोरी माना जा सकता है, सिवाय इसके कि जारी किए गए प्रत्येक खरीद आदेश के लिए औपचारिक अनुमोदन की आवश्यकता होती है। यह ऑफसेटिंग नियंत्रण यह सुनिश्चित करता है कि खरीद अभी भी क्रय प्रणाली में कहीं न कहीं स्वीकृत है।

आंतरिक नियंत्रण चेकलिस्ट बड़े पैमाने पर हो सकती है, और व्यक्तिगत व्यवसाय की आवश्यकताओं के अनुरूप है। उदाहरण के लिए, एक कैसीनो के लिए उपयोग किए जाने वाले नियंत्रण (नकदी के भारी उपयोग के साथ) एक सॉफ्टवेयर विकास कंपनी में उपयोग किए जाने वाले नियंत्रणों से काफी भिन्न होते हैं (जो कभी भी नकदी का उपयोग नहीं कर सकते हैं)। यहां उन नियंत्रणों का चयन किया गया है जो किसी विशिष्ट व्यवसाय में मिल सकते हैं:

देय नियंत्रण चेकलिस्ट:

  • $50 से अधिक के सभी चालान एक प्रबंधक द्वारा स्वीकृत किए जाते हैं

  • खरीद आदेश, प्राप्त करने वाले दस्तावेज़ और आपूर्तिकर्ता चालान का तीन-तरफ़ा मिलान किया जाता है

  • खाली चेक एक बंद स्थान में जमा हो जाते हैं

  • चेक नंबरों का क्रम ट्रैक किया जाता है

  • चेक मैन्युअल रूप से हस्ताक्षरित हैं

  • इनवॉइस पर "भुगतान" की मुहर लग जाती है, जब उनका भुगतान कर दिया जाता है

ग्राहक बिलिंग नियंत्रण चेकलिस्ट:

  • सभी छूट और विशेष कीमतों की पुष्टि की जाती है

  • त्रुटियों के लिए चालान की जाँच की जाती है

  • लदान के बेजोड़ बिलों की समीक्षा की जाती है

  • कुल बिक्री आदेश की तुलना कुल चालान से की जाती है

  • ग्राहकों को अवैतनिक राशियों के विवरण जारी किए जाते हैं

पेरोल नियंत्रण चेकलिस्ट:

  • समय पत्रक का मिलान वर्तमान कर्मचारियों की सूची से किया जाता है

  • टाइम शीट पर बताए गए घंटे पर्यवेक्षकों द्वारा अनुमोदित किए जाते हैं

  • पेरोल सिस्टम में दर्ज किए गए कुल योग टाइम शीट के योग से मेल खाते हैं

  • प्रारंभिक पेरोल रजिस्टर की समीक्षा की जाती है और पेरोल प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किया जाता है

  • सभी पेरोल चेक चेक पर नामित लोगों को मैन्युअल रूप से वितरित किए जाते हैं