लेखांकन प्रक्रिया के चरण
लेखांकन प्रक्रिया तीन अलग-अलग प्रकार के लेन-देन हैं जिनका उपयोग लेखांकन रिकॉर्ड में व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। यह जानकारी तब वित्तीय विवरणों में एकत्रित की जाती है। लेन-देन के प्रकार हैं:
पहला लेन-देन प्रकार यह सुनिश्चित करना है कि पिछली अवधि की प्रविष्टियों को उलट दिया गया है, वास्तव में, उलट दिया गया है।
दूसरे समूह में लेखांकन रिकॉर्ड में व्यक्तिगत व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए आवश्यक कदम शामिल हैं।
तीसरा समूह पुस्तकों को बंद करने और वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए आवश्यक अवधि के अंत की प्रक्रिया है।
हम नीचे लेखांकन प्रक्रिया के इन तीन भागों को संबोधित करेंगे।
अवधि प्रसंस्करण की शुरुआत
सत्यापित करें कि पूर्ववर्ती अवधियों में रिवर्सिंग प्रविष्टियों के रूप में निर्दिष्ट सभी लेनदेन वास्तव में उलट दिए गए हैं। ऐसा करने से यह सुनिश्चित होता है कि वर्तमान अवधि में लेनदेन दो बार दर्ज नहीं किया गया है। इन लेन-देनों को आमतौर पर लेखांकन सॉफ़्टवेयर में प्रविष्टियों को उलटने के रूप में चिह्नित किया जाता है, इसलिए उत्क्रमण स्वचालित होना चाहिए। बहरहाल, उलटफेरों को सत्यापित करने के लिए अवधि की शुरुआत में खातों की जांच करें। यदि एक रिवर्सिंग फ्लैग सेट नहीं किया गया था, तो एक नई जर्नल प्रविष्टि का उपयोग करके एक प्रविष्टि को मैन्युअल रूप से उलट दिया जाना चाहिए।
व्यक्तिगत लेनदेन
लेखांकन प्रक्रिया में व्यक्तिगत लेनदेन के लिए आवश्यक कदम हैं:
लेन-देन की पहचान करें. सबसे पहले, यह निर्धारित करें कि यह किस प्रकार का लेनदेन हो सकता है। उदाहरण आपूर्तिकर्ताओं से सामान खरीदना, ग्राहकों को उत्पाद बेचना, कर्मचारियों को भुगतान करना और ग्राहकों से नकद प्राप्ति की रिकॉर्डिंग करना है।
दस्तावेज़ तैयार करें. लेन-देन शुरू करने के लिए तैयार या मान्यता प्राप्त करने के लिए अक्सर एक व्यावसायिक दस्तावेज होता है, जैसे ग्राहक को चालान या आपूर्तिकर्ता से चालान।
खातों की पहचान करें. प्रत्येक व्यापार लेनदेन लेखांकन डेटाबेस में एक खाते में दर्ज किया जाता है, जैसे राजस्व, व्यय, संपत्ति, देयता, या स्टॉकहोल्डर्स इक्विटी खाता। पहचानें कि लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए किन खातों का उपयोग किया जाना है।
लेन-देन रिकॉर्ड करें. लेखा प्रणाली में लेनदेन दर्ज करें। यह या तो एक जर्नल प्रविष्टि या एक ऑन-लाइन मानक लेनदेन प्रपत्र के साथ किया जाता है (जैसे कि प्राप्य खातों के विरुद्ध नकद प्राप्तियों को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किया जाता है)। बाद के मामले में, लेन-देन खातों के पूर्व निर्धारित सेट (जिसे ओवरराइड किया जा सकता है) में रिकॉर्ड जानकारी बनाता है।
ये चार चरण लेखांकन रिकॉर्ड में व्यक्तिगत व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग की जाने वाली लेखांकन प्रक्रिया का हिस्सा हैं।
अवधि-अंत प्रसंस्करण
लेखांकन प्रक्रिया में शेष चरणों का उपयोग पूर्ववर्ती चरणों में बनाई गई सभी सूचनाओं को एकत्रित करने और वित्तीय विवरणों के प्रारूप में प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है। कदम हैं:
ट्रायल बैलेंस तैयार करें. ट्रायल बैलेंस प्रत्येक खाते में अंतिम शेष राशि की एक सूची है। ट्रायल बैलेंस में सभी डेबिट का योग सभी क्रेडिट के योग के बराबर होना चाहिए; यदि नहीं, तो मूल लेन-देन की प्रविष्टि में एक त्रुटि थी जिसका शोध और सुधार किया जाना चाहिए।
परीक्षण संतुलन समायोजित करें. परीक्षण संतुलन को समायोजित करना आवश्यक हो सकता है, या तो त्रुटियों को ठीक करने के लिए या विभिन्न प्रकार के भत्ते बनाने के लिए, या अवधि में राजस्व या व्यय के लिए अर्जित करने के लिए।
तैयार समायोजित परीक्षण संतुलन. यह मूल परीक्षण शेष है, जो बाद में किए गए सभी समायोजनों के साथ या घटा है।
वित्तीय विवरण तैयार करें. समायोजित परीक्षण शेष से वित्तीय विवरण बनाएं। परिसंपत्ति, देयता और शेयरधारकों की इक्विटी लाइन आइटम बैलेंस शीट बनाते हैं, जबकि राजस्व व्यय लाइन आइटम आय विवरण बनाते हैं।
अवधि बंद करें. इसमें राजस्व और व्यय खातों में शेष राशि को बनाए रखा आय खाते में स्थानांतरित करना शामिल है, जिससे उन्हें खाली छोड़ दिया जाता है और अगली लेखा अवधि के लिए लेनदेन प्राप्त करने के लिए तैयार किया जाता है।
एक तैयार करें समापन के बाद का परीक्षण संतुलन. ट्रायल बैलेंस के इस संस्करण में सभी राजस्व और व्यय खातों के लिए शून्य खाता शेष होना चाहिए।
वास्तव में, कोई भी अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर पैकेज स्वचालित रूप से ट्रायल बैलेंस और वित्तीय विवरणों के सभी संस्करण तैयार करेगा, इसलिए लेखांकन प्रक्रिया में वास्तविक कदम काफी कम हो सकते हैं। इसके बजाय, कम्प्यूटरीकृत वातावरण में उपयोग किए जाने वाले कदम निम्न हो सकते हैं:
वित्तीय विवरण तैयार करें. यह जानकारी स्वचालित रूप से लेखा सॉफ्टवेयर द्वारा सामान्य खाता बही से संकलित की जाती है।
अवधि बंद करें. लेखा कर्मचारी उस लेखा अवधि को बंद कर देता है जो अभी-अभी पूरी हुई है, और नई लेखा अवधि को खोलता है। ऐसा करने से वर्तमान अवधि के लेन-देन को अनजाने में पूर्व लेखा अवधि में दर्ज होने से रोकता है। एक बहु-विभागीय कंपनी में, प्रत्येक सहायक कंपनी के लिए सॉफ़्टवेयर में इस अवधि के समापन चरण को पूरा करना आवश्यक हो सकता है।
समान शर्तें
लेखांकन प्रक्रिया को लेखांकन चक्र के रूप में भी जाना जाता है।
