व्यय रिपोर्ट परिभाषा

एक व्यय रिपोर्ट एक ऐसा फॉर्म है जिसका उपयोग व्यावसायिक खर्च को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। यह आमतौर पर कर्मचारियों द्वारा व्यय को पूरा करने के लिए पूरा किया जाता है जिसके लिए वे प्रतिपूर्ति का अनुरोध कर रहे हैं। रसीदें आमतौर पर फॉर्म से जुड़ी होती हैं यदि संबंधित व्यय राशि एक निश्चित न्यूनतम राशि से अधिक हो। नियोक्ता सटीकता और वैधता के लिए सबमिशन की जांच करता है, और कर्मचारियों को अनुरोधित राशि का भुगतान करता है। नियोक्ता तब प्रतिपूर्ति की गई राशि को व्यावसायिक व्यय के रूप में रिकॉर्ड कर सकता है, जो लेखांकन लाभ और मान्यता प्राप्त कर योग्य लाभ की मात्रा में कारक है।

प्रारंभिक कर्मचारी अग्रिम के खिलाफ किए गए व्यय का विवरण देने के लिए व्यय रिपोर्ट का भी उपयोग किया जा सकता है। यदि ऐसा है, तो नियोक्ता अभी भी जमा की गई राशि को व्यवसाय व्यय के रूप में रिकॉर्ड करता है, लेकिन कोई प्रतिपूर्ति नहीं है; इसके बजाय, नियोक्ता कर्मचारी अग्रिम की राशि से व्यय काट लेता है।

एक व्यय रिपोर्ट में कई कंपनी-विशिष्ट सूचना फ़ील्ड शामिल हो सकते हैं, लेकिन आमतौर पर कम से कम निम्नलिखित मुख्य जानकारी की आवश्यकता होती है:

  • जिस तारीख को खर्च किया गया था (संबंधित रसीद की तारीख से मेल खाता है)

  • खर्च की प्रकृति (जैसे एयरलाइन टिकट, भोजन या पार्किंग शुल्क)

  • खर्च की राशि (संबंधित रसीद की राशि से मेल खाती है)

  • जिस खाते में खर्च किया जाना चाहिए

  • प्रत्येक प्रकार के व्यय के लिए एक उप-योग

  • कर्मचारी को भुगतान किए गए किसी भी पूर्व अग्रिम के लिए घटाव

  • अनुरोधित प्रतिपूर्ति की राशि का कुल योग

एक व्यय रिपोर्ट फॉर्म में नियोक्ता की यात्रा और मनोरंजन नीति का सारांश भी शामिल हो सकता है, जो परिभाषित करता है कि कंपनी द्वारा कौन से व्यय की प्रतिपूर्ति नहीं की जाएगी (जैसे कमरे में मनोरंजन व्यय)।

व्यय रिपोर्ट अवधारणा एक रिपोर्टिंग अवधि के लिए कंपनी के प्रत्येक विभाग द्वारा किए गए खर्चों की विस्तृत सूची का भी उल्लेख कर सकती है। इस जानकारी की जांच यह देखने के लिए की जाती है कि क्या कोई वास्तविक खर्च उम्मीदों से अलग था, इस मामले में प्रबंधन इन भिन्नताओं के कारणों की जांच कर सकता है।