जर्नल और लेज़र के बीच का अंतर
जर्नल और लेज़र वे हैं जहाँ व्यावसायिक लेनदेन एक लेखा प्रणाली में दर्ज किए जाते हैं। संक्षेप में, व्यक्तिगत लेनदेन के लिए विवरण-स्तर की जानकारी कई संभावित पत्रिकाओं में से एक में संग्रहीत की जाती है, जबकि पत्रिकाओं में जानकारी को सारांशित किया जाता है और एक खाता बही में स्थानांतरित (या पोस्ट) किया जाता है। पोस्टिंग प्रक्रिया काफी बार हो सकती है, या प्रत्येक रिपोर्टिंग अवधि के अंत जितनी कम हो सकती है। बहीखाता में सूचना सूचना एकत्रीकरण का उच्चतम स्तर है, जिससे परीक्षण शेष और वित्तीय विवरण तैयार किए जाते हैं।
आम तौर पर, वित्तीय जानकारी का उपयोगकर्ता एक बहीखाता में संग्रहीत सारांश-स्तर की जानकारी की समीक्षा करेगा, शायद अनुपात विश्लेषण या प्रवृत्ति विश्लेषण का उपयोग करके, उन विसंगतियों का पता लगाने के लिए जिन्हें आगे की जांच की आवश्यकता होती है। इसके बाद वे अंतर्निहित जर्नल जानकारी का संदर्भ लेते हैं ताकि बहीखाता में जानकारी बनाने के विवरण का उपयोग किया जा सके (जिसके परिणामस्वरूप सहायक दस्तावेजों की और भी विस्तृत जांच हो सकती है)। इस प्रकार, वित्तीय विवरणों का उत्पादन करने के लिए सूचनाओं को पत्रिकाओं से बही-खातों तक पहुँचाया जा सकता है, और व्यक्तिगत लेनदेन की जाँच के लिए वापस रोल डाउन किया जा सकता है।
कई पत्रिकाएँ हो सकती हैं, प्रत्येक आमतौर पर उच्च मात्रा वाले क्षेत्रों से संबंधित होती हैं, जैसे कि खरीद लेनदेन, नकद रसीदें, या बिक्री लेनदेन। कम लगातार लेन-देन, जैसे मूल्यह्रास प्रविष्टियां, आम तौर पर सामान्य जर्नल में क्लस्टर की जाती हैं।
व्यक्तिगत लेन-देन द्वारा सूचनाओं को कालानुक्रमिक क्रम में पत्रिकाओं में दर्ज किया जाता है, जिससे सूचनाओं को छाँटना और उन विशिष्ट वस्तुओं को खोजना आसान हो जाता है जिनकी उपयोगकर्ताओं को आवश्यकता होती है। जानकारी को कई खातों में एक बहीखाता में दर्ज किया जाता है, जिसे आमतौर पर निम्नलिखित क्रम में क्रमबद्ध किया जाता है:
संपत्ति खाते
देयता खाते
इक्विटी खाते
राजस्व खाते
व्यय खाते
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में, जर्नल और लेजर की अवधारणाओं का उपयोग भी नहीं किया जा सकता है। एक छोटे संगठन में, उपयोगकर्ता यह मान सकते हैं कि उनके सभी व्यावसायिक लेन-देन सामान्य खाता बही में दर्ज किए जा रहे हैं, जिसमें किसी जर्नल में जानकारी का कोई भंडारण नहीं है। बड़े पैमाने पर लेन-देन की मात्रा वाली कंपनियां अभी भी उन प्रणालियों का उपयोग कर सकती हैं जिनके लिए सूचनाओं को पत्रिकाओं में अलग करने की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, कंप्यूटरीकृत वातावरण में अवधारणाएं कुछ हद तक उलझी हुई हैं, लेकिन फिर भी एक मैनुअल बहीखाता पद्धति के वातावरण में सही हैं।
