रिपोर्ट प्राप्त करना
किसी व्यवसाय को डिलीवरी की सामग्री का दस्तावेजीकरण करने के लिए एक प्राप्त रिपोर्ट का उपयोग किया जाता है। वितरित माल को स्वीकार करने वाले व्यवसाय के प्राप्त करने वाले कर्मचारियों द्वारा फॉर्म भरा जाता है। निम्नलिखित जानकारी आम तौर पर एक प्राप्त रिपोर्ट में शामिल होती है:
- डिलीवरी प्राप्त होने की तिथि और समय
- माल की डिलीवरी करने वाली शिपिंग कंपनी का नाम
- प्राप्त प्रत्येक वस्तु का नाम
- प्राप्त प्रत्येक वस्तु की मात्रा
- अधिकृत खरीद आदेश संख्या, यदि वितरण दस्तावेज या बॉक्स पर नोट किया गया हो
- प्राप्त वस्तुओं की स्थिति। यह एक नकारात्मक प्रविष्टि हो सकती है, जहां केवल क्षतिग्रस्त सामान ही नोट किया जाता है।
प्राप्त रिपोर्ट का उपयोग निम्नलिखित सहित कई तरीकों से किया जा सकता है:
- रिटर्न. यदि कुछ सामान वापस किया जाना है, तो प्राप्त करने वाली रिपोर्ट वापसी का कारण बताती है, जैसे क्षतिग्रस्त सामान।
- देय. प्राप्त रिपोर्ट का उपयोग तीन-तरफा मिलान प्रक्रिया में प्राप्ति के प्रमाण के रूप में किया जा सकता है। यह दृष्टिकोण आमतौर पर बड़े-डॉलर की खरीदारी के लिए उपयोग किया जाता है।
- स्त्रोतों. लेखा कर्मचारी उन रिपोर्ट प्राप्त करने का उपयोग कर सकते हैं जो महीने के अंत के करीब पूरी हो गई थीं ताकि आपूर्तिकर्ता चालान के लिए खर्च अर्जित किया जा सके जो अभी तक नहीं पहुंचे हैं।
प्रत्येक प्राप्त रिपोर्ट की एक मास्टर प्रति प्राप्त करने वाले विभाग में संग्रहीत की जाती है। कंपनी की प्रक्रियाओं द्वारा आवश्यक के रूप में अन्य विभागों को प्रतियां भेजी जाती हैं, जैसे कि भुगतान योग्य कर्मचारियों को प्राप्त माल के दस्तावेज के लिए भेजी गई प्रति।
नियंत्रण के दृष्टिकोण से, प्रत्येक प्राप्त रिपोर्ट को विशिष्ट रूप से क्रमांकित करना उपयोगी हो सकता है। इसके बाद संख्याओं के क्रम की जांच की जा सकती है कि क्या कोई प्राप्त रिपोर्ट गायब है या नहीं।
