प्राप्य खातों को कैसे एकत्र करें
प्राप्य खातों का संग्रह महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह कंपनी के संचालन का समर्थन करने के लिए आवश्यक नकदी प्रदान करता है। प्राप्य खातों को एकत्रित करना केवल संग्रहण विभाग का कार्य नहीं है। इसके बजाय, यह एक कंपनी-व्यापी प्रयास की मांग करता है, क्योंकि ग्राहकों को चालान जारी करने से पहले संग्रह में सुधार किया जा सकता है। प्राप्य खातों को एकत्रित करने के लिए निम्नलिखित चरणों पर विचार करें:
आंतरिक समस्या समाधान
सभी ग्राहक चालानों के उचित अनुपात का भुगतान नहीं किया जाता है क्योंकि ग्राहक उनके द्वारा प्राप्त की गई वस्तुओं या सेवाओं से असंतुष्ट होते हैं। यह संग्रह विभाग की गलती नहीं है। इसके बजाय, वरिष्ठ प्रबंधन टीम को ग्राहकों द्वारा बताए गए प्रत्येक मुद्दे, जैसे विफल उत्पाद, अपर्याप्त सेवा, क्षतिग्रस्त माल, गलत आइटम शिप किए गए, और आगे के माध्यम से अनुसरण करने में शामिल होना चाहिए। कई मामलों में, इन समस्याओं का कारण बनने वाली आंतरिक प्रक्रियाएं सुधारात्मक कार्रवाई किए जाने तक ऐसा फिर से करेंगी। संक्षेप में, एक सक्रिय फीडबैक लूप होना चाहिए जो चल रहे समस्या समाधान के लिए ग्राहकों की शिकायतों को एक कोर प्रबंधन समूह को वापस भेजता है।
संग्रह प्रबंधन
संग्रह में शामिल किसी भी व्यक्ति को कुशल तरीके से संग्रह में संलग्न होने के लिए समय और संसाधन दिए जाने चाहिए। निम्नलिखित मदें विभाग की दक्षता में सुधार करने में मदद कर सकती हैं:
प्रविष्टि. नकद की तत्काल पोस्टिंग, इसलिए संग्रह कर्मचारी ग्राहकों को उन चालानों के बारे में नहीं बुला रहे हैं जो उन्होंने पहले ही भुगतान कर दिए हैं।
डेटाबेस. एक कम्प्यूटरीकृत संग्रह प्रणाली जो ग्राहकों के वादों को ट्रैक करती है, ग्राहकों को ऑटो डायल करती है, स्वचालित रूप से चालान ई-मेल करती है, और बहुत कुछ। यह संग्रह कर्मचारियों की दक्षता को बहुत बढ़ाता है।
स्टाफ सपोर्ट. प्रशासनिक कर्मचारी जो सभी अनावश्यक विकर्षणों को संग्रह कर्मचारियों से दूर रखते हैं।
स्टाफ शेड्यूलिंग. कार्य शेड्यूलिंग जो संग्रह कर्मचारियों को व्यस्त समय के दौरान संग्रह के अलावा किसी अन्य गतिविधि में शामिल होने से रोकता है।
संग्रह तकनीक
ग्राहकों से संपर्क करने और उनसे भुगतान के वादे निकालने के लिए कई तरह की मानक तकनीकों का इस्तेमाल किया जाता है। अधिक सामान्य तरीकों का एक नमूना है:
जब ऐसा प्रतीत होता है कि ग्राहकों को हल्के शब्दों वाले अनुस्मारक की आवश्यकता है तो धूर्त पत्र या ई-मेल जारी करें। कुछ कंपनियां इन संचारों की एक श्रृंखला का उपयोग करती हैं, प्रत्येक एक उत्तरोत्तर अधिक कठोर शब्दों के साथ।
प्राप्य खातों को समूहों में विभाजित करें, उच्चतम-डॉलर के चालानों को सबसे अधिक लगातार ध्यान दिया जा रहा है। ऐसा करने से उन कुछ चालानों को एकत्र करने पर ध्यान केंद्रित होता है जिनमें अतिदेय प्राप्तियों का बड़ा हिस्सा शामिल होता है।
बड़े या अधिक कठिन संग्रह कार्यों के लिए संग्रह प्रयास में बिक्री कर्मचारियों को शामिल करें, जहां उनके ग्राहक कनेक्शन सहायता के हो सकते हैं।
माल वापस लेने का प्रस्ताव जिसके लिए यह स्पष्ट है कि भुगतान प्राप्त नहीं होगा।
संग्रह में एक कानूनी फर्म को शामिल करें। कानूनी फर्म के लेटरहेड पर नोटिस जारी करने से यह आभास हो सकता है कि कंपनी ग्राहक के खिलाफ कानूनी कार्रवाई करने वाली है।
छोटे दावों वाले न्यायालय में ग्राहक के खिलाफ दावा दायर करें।
