गतिविधि आधारित लागत
गतिविधि-आधारित लागत (एबीसी) गतिविधियों के लिए उन्हें निर्दिष्ट करके ओवरहेड लागतों को अधिक सटीक रूप से आवंटित करने के लिए एक पद्धति है। एक बार गतिविधियों को लागतें सौंप दी जाती हैं, तो उन गतिविधियों का उपयोग करने वाली लागत वस्तुओं को लागतें सौंपी जा सकती हैं। इस प्रणाली को ओवरहेड लागत में लक्षित कमी के लिए नियोजित किया जा सकता है। एबीसी जटिल वातावरण में सबसे अच्छा काम करता है, जहां कई मशीनें और उत्पाद हैं, और उलझी हुई प्रक्रियाएं जिन्हें सुलझाना आसान नहीं है। इसके विपरीत, सुव्यवस्थित वातावरण में इसका कम उपयोग होता है जहाँ उत्पादन प्रक्रियाओं को संक्षिप्त किया जाता है।
गतिविधि आधारित लागत प्रक्रिया प्रवाह
गतिविधि-आधारित लागत को इसके विभिन्न चरणों के माध्यम से चलकर सबसे अच्छी तरह समझाया गया है। वो हैं:
लागत की पहचान करें. एबीसी में पहला कदम उन लागतों की पहचान करना है जिन्हें हम आवंटित करना चाहते हैं। पूरी प्रक्रिया में यह सबसे महत्वपूर्ण कदम है, क्योंकि हम अत्यधिक व्यापक परियोजना दायरे के साथ समय बर्बाद नहीं करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि हम किसी वितरण चैनल की पूरी लागत निर्धारित करना चाहते हैं, तो हम उस चैनल से संबंधित विज्ञापन और वेयरहाउसिंग लागतों की पहचान करेंगे, लेकिन शोध लागतों की उपेक्षा करेंगे, क्योंकि वे उत्पादों से संबंधित हैं, चैनलों से नहीं।
माध्यमिक लागत पूल लोड करें. कंपनी के उत्पादों या सेवाओं को सीधे समर्थन देने के बजाय, कंपनी के अन्य हिस्सों को सेवाएं प्रदान करने के लिए किए गए लागतों के लिए लागत पूल बनाएं। माध्यमिक लागत पूल की सामग्री में आम तौर पर कंप्यूटर सेवाएं और प्रशासनिक वेतन, और समान लागत शामिल होती है। इन लागतों को बाद में अन्य लागत पूलों को आवंटित किया जाता है जो उत्पादों और सेवाओं से अधिक सीधे संबंधित होते हैं। लागत की प्रकृति और उन्हें कैसे आवंटित किया जाएगा, इस पर निर्भर करते हुए, इनमें से कई माध्यमिक लागत पूल हो सकते हैं।
प्राथमिक लागत पूल लोड करें. उन लागतों के लिए लागत पूल का एक सेट बनाएं जो वस्तुओं या सेवाओं के उत्पादन के साथ अधिक निकटता से जुड़े हों। प्रत्येक उत्पाद लाइन के लिए अलग-अलग लागत पूल होना बहुत आम है, क्योंकि लागत इस स्तर पर होती है। ऐसी लागतों में अनुसंधान और विकास, विज्ञापन, खरीद और वितरण शामिल हो सकते हैं। इसी तरह, आप प्रत्येक वितरण चैनल या प्रत्येक सुविधा के लिए लागत पूल बनाने पर विचार कर सकते हैं। यदि उत्पादन बैच बहुत भिन्न लंबाई के हैं, तो बैच स्तर पर लागत पूल बनाने पर विचार करें, ताकि आप बैच आकार के आधार पर लागतों को पर्याप्त रूप से असाइन कर सकें।
गतिविधि ड्राइवरों को मापें. गतिविधि ड्राइवरों के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए एक डेटा संग्रह प्रणाली का उपयोग करें, जिसका उपयोग माध्यमिक लागत पूल में प्राथमिक लागत पूल में लागत आवंटित करने के लिए किया जाता है, साथ ही लागत वस्तुओं के लिए प्राथमिक लागत पूल में लागत आवंटित करने के लिए उपयोग किया जाता है। गतिविधि ड्राइवर जानकारी जमा करना महंगा हो सकता है, इसलिए गतिविधि ड्राइवरों का उपयोग करें जिनके लिए जानकारी पहले से ही एकत्र की जा रही है, जहां संभव हो।
माध्यमिक पूल में प्राथमिक पूल में लागत आवंटित करें. द्वितीयक लागत पूल में लागत को प्राथमिक लागत पूल में विभाजित करने के लिए गतिविधि ड्राइवरों का उपयोग करें।
वस्तुओं की लागत के लिए शुल्क लागत. प्रत्येक प्राथमिक लागत पूल की सामग्री को लागत वस्तुओं पर आवंटित करने के लिए एक गतिविधि ड्राइवर का उपयोग करें। प्रत्येक लागत पूल के लिए एक अलग गतिविधि चालक होगा। लागत आवंटित करने के लिए, गतिविधि की प्रति इकाई लागत स्थापित करने के लिए, गतिविधि चालक में गतिविधि की कुल राशि से प्रत्येक लागत पूल में कुल लागत को विभाजित करें। फिर गतिविधि चालक के उनके उपयोग के आधार पर लागत वस्तुओं को प्रति यूनिट लागत आवंटित करें।
रिपोर्ट तैयार करें. प्रबंधन खपत के लिए एबीसी प्रणाली के परिणामों को रिपोर्ट में परिवर्तित करें। उदाहरण के लिए, यदि सिस्टम को मूल रूप से भौगोलिक बिक्री क्षेत्र द्वारा ओवरहेड जानकारी जमा करने के लिए डिज़ाइन किया गया था, तो प्रत्येक क्षेत्र में अर्जित राजस्व, सभी प्रत्यक्ष लागत और एबीसी सिस्टम से प्राप्त ओवरहेड पर रिपोर्ट करें। यह प्रबंधन को प्रत्येक क्षेत्र द्वारा उत्पन्न परिणामों का पूर्ण लागत दृश्य देता है।
सूचना पर कार्रवाई. एबीसी रिपोर्ट के लिए सबसे आम प्रबंधन प्रतिक्रिया प्रत्येक लागत वस्तु द्वारा उपयोग किए जाने वाले गतिविधि ड्राइवरों की मात्रा को कम करना है। ऐसा करने से उपयोग की जा रही ओवरहेड लागत की मात्रा को कम करना चाहिए।
अब हम उन लागत वस्तुओं के लिए ओवरहेड लागतों के पूर्ण एबीसी आवंटन पर पहुंच गए हैं जो ओवरहेड लागतों के लिए योग्य हैं। ऐसा करने से, प्रबंधक देख सकते हैं कि ओवरहेड लागत की एक समान राशि को कम करने के लिए किन गतिविधि ड्राइवरों को कम करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि एकल खरीद आदेश की लागत $100 है, तो प्रबंधक उत्पादन प्रणाली को स्वचालित रूप से खरीद आदेश देने, या खरीद आदेश से बचने के लिए खरीद कार्ड का उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। या तो समाधान के परिणामस्वरूप कम खरीद आदेश होते हैं और इसलिए क्रय विभाग की लागत कम होती है।
गतिविधि आधारित लागत का उपयोग
एबीसी प्रणाली का उपयोग करने का मौलिक लाभ अधिक सटीक रूप से यह निर्धारित करना है कि ओवरहेड का उपयोग कैसे किया जाता है। एक बार जब आपके पास एबीसी प्रणाली हो, तो आप निम्नलिखित मुद्दों के बारे में बेहतर जानकारी प्राप्त कर सकते हैं:
गतिविधि लागत. एबीसी को गतिविधियों की लागत को ट्रैक करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसलिए आप इसका उपयोग यह देखने के लिए कर सकते हैं कि गतिविधि लागत उद्योग मानकों के अनुरूप है या नहीं। यदि नहीं, तो एबीसी विशिष्ट सेवाओं की चल रही लागत को मापने के लिए एक उत्कृष्ट प्रतिक्रिया उपकरण है क्योंकि प्रबंधन लागत में कमी पर ध्यान केंद्रित करता है।
ग्राहक लाभप्रदता. हालांकि व्यक्तिगत ग्राहकों के लिए खर्च की जाने वाली अधिकांश लागतें केवल उत्पाद लागत होती हैं, लेकिन एक ओवरहेड घटक भी होता है, जैसे असामान्य रूप से उच्च ग्राहक सेवा स्तर, उत्पाद वापसी प्रबंधन और सहकारी विपणन समझौते। एक एबीसी सिस्टम इन अतिरिक्त ओवरहेड लागतों के माध्यम से सॉर्ट कर सकता है और आपको यह निर्धारित करने में मदद कर सकता है कि कौन से ग्राहक वास्तव में आपको उचित लाभ कमा रहे हैं। इस विश्लेषण के परिणामस्वरूप कुछ लाभहीन ग्राहकों को दूर किया जा सकता है, या उन ग्राहकों पर अधिक जोर दिया जा सकता है जो कंपनी का सबसे बड़ा लाभ कमा रहे हैं।
वितरण की लागत. ठेठ कंपनी खुदरा, इंटरनेट, वितरकों और मेल ऑर्डर कैटलॉग जैसे अपने उत्पादों को बेचने के लिए विभिन्न वितरण चैनलों का उपयोग करती है। वितरण चैनल को बनाए रखने की अधिकांश संरचनात्मक लागत ओवरहेड है, इसलिए यदि आप उचित निर्धारण कर सकते हैं कि कौन से वितरण चैनल ओवरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो आप वितरण चैनलों का उपयोग कैसे किया जाता है, या यहां तक कि लाभहीन चैनलों को छोड़ने के लिए निर्णय ले सकते हैं।
बनाये या खरीदें. एबीसी एक उत्पाद के इन-हाउस निर्माण से जुड़ी हर लागत का एक व्यापक दृष्टिकोण प्रदान करता है, ताकि आप ठीक से देख सकें कि यदि कोई वस्तु आउटसोर्स की जाती है, तो कौन सी लागत समाप्त हो जाएगी, बनाम कौन सी लागत बनी रहेगी।
मार्जिन. एबीसी सिस्टम से उचित ओवरहेड आवंटन के साथ, आप विभिन्न उत्पादों, उत्पाद लाइनों और संपूर्ण सहायक कंपनियों के मार्जिन को निर्धारित कर सकते हैं। यह निर्धारित करने के लिए काफी उपयोगी हो सकता है कि कंपनी के संसाधनों को सबसे बड़ा मार्जिन अर्जित करने के लिए कहां रखा जाए।
न्यूनतम मूल्य. उत्पाद का मूल्य निर्धारण वास्तव में उस कीमत पर आधारित होता है जो बाजार वहन करेगा, लेकिन विपणन प्रबंधक को पता होना चाहिए कि उत्पाद की लागत क्या है, ताकि उत्पाद को बेचने से बचा जा सके जो हर बिक्री पर कंपनी के पैसे को खो देगा। एबीसी यह निर्धारित करने के लिए बहुत अच्छा है कि इस न्यूनतम लागत में कौन सी ओवरहेड लागत शामिल की जानी चाहिए, यह उन परिस्थितियों पर निर्भर करता है जिनके तहत उत्पाद बेचे जा रहे हैं।
उत्पादन सुविधा लागत. प्लांट-वाइड स्तर पर ओवरहेड लागत को अलग करना आमतौर पर काफी आसान होता है, इसलिए आप विभिन्न सुविधाओं के बीच उत्पादन की लागत की तुलना कर सकते हैं।
स्पष्ट रूप से, एबीसी प्रणाली द्वारा प्रदान की गई जानकारी के कई मूल्यवान उपयोग हैं। हालाँकि, यह जानकारी केवल तभी उपलब्ध होगी जब आप प्रत्येक निर्णय के लिए आवश्यक डेटा का विशिष्ट सेट प्रदान करने के लिए सिस्टम को डिज़ाइन करते हैं। यदि आप एक सामान्य एबीसी प्रणाली स्थापित करते हैं और फिर उपरोक्त निर्णयों के लिए इसका उपयोग करते हैं, तो आप पाएंगे कि यह आपको आवश्यक जानकारी प्रदान नहीं करता है। अंततः, सिस्टम का डिज़ाइन लागत-लाभ विश्लेषण द्वारा निर्धारित किया जाता है कि आप किन निर्णयों में सहायता करना चाहते हैं, और क्या सिस्टम की लागत परिणामी जानकारी के लाभ के लायक है।
गतिविधि आधारित लागत के साथ समस्याएं
कई कंपनियां एबीसी परियोजनाओं को सर्वोत्तम इरादों के साथ शुरू करती हैं, केवल यह देखने के लिए कि परियोजनाओं का बहुत अधिक अनुपात या तो विफल हो जाता है या अंततः अनुपयोगी हो जाता है। इन मुद्दों के कई कारण हैं, जो इस प्रकार हैं:
लागत पूल वॉल्यूम. एबीसी प्रणाली का लाभ उच्च गुणवत्ता की जानकारी है जो यह पैदा करता है, लेकिन यह बड़ी संख्या में लागत पूल का उपयोग करने की कीमत पर आता है - और जितने अधिक लागत वाले पूल होते हैं, सिस्टम के प्रबंधन की लागत उतनी ही अधिक होती है। इस लागत को कम करने के लिए, परिणामी जानकारी की उपयोगिता की तुलना में प्रत्येक लागत पूल को बनाए रखने के लिए लागत का एक सतत विश्लेषण चलाएं। ऐसा करने से लागत पूल की संख्या को प्रबंधनीय अनुपात में कम रखना चाहिए।
स्थापना का समय. एबीसी सिस्टम को स्थापित करना बेहद मुश्किल है, जब कोई कंपनी सभी उत्पाद लाइनों और सुविधाओं में इसे स्थापित करने का प्रयास करती है, तो बहु-वर्षीय इंस्टॉलेशन आदर्श होते हैं। इस तरह की व्यापक स्थापनाओं के लिए, उच्च स्तर के प्रबंधन और बजटीय समर्थन को बनाए रखना मुश्किल है क्योंकि स्थापना पूर्ण किए बिना महीने बीत जाते हैं। छोटे, अधिक लक्षित एबीसी इंस्टॉलेशन के लिए सफलता दर बहुत अधिक है।
बहु-विभाग डेटा स्रोत. एक एबीसी प्रणाली को कई विभागों से डेटा इनपुट की आवश्यकता हो सकती है, और उनमें से प्रत्येक विभाग में एबीसी प्रणाली की तुलना में अधिक प्राथमिकताएं हो सकती हैं। इस प्रकार, सिस्टम में शामिल विभागों की संख्या जितनी अधिक होगी, समय के साथ डेटा इनपुट विफल होने का जोखिम उतना ही अधिक होगा। केवल सबसे सहायक प्रबंधकों से जानकारी की आवश्यकता के लिए सिस्टम को डिजाइन करके इस समस्या से बचा जा सकता है।
परियोजना के आधार. कई एबीसी परियोजनाओं को एक परियोजना के आधार पर अधिकृत किया जाता है, ताकि जानकारी केवल एक बार एकत्र की जा सके; जानकारी कंपनी की वर्तमान परिचालन स्थिति के लिए उपयोगी है, और समय के साथ परिचालन संरचना में परिवर्तन के रूप में यह उपयोगिता में धीरे-धीरे गिरावट आती है। प्रबंधन बाद में अतिरिक्त एबीसी परियोजनाओं के लिए धन को अधिकृत नहीं कर सकता है, इसलिए एबीसी एक बार "किया" जाता है और फिर त्याग दिया जाता है। इस मुद्दे को कम करने के लिए, मौजूदा लेखा प्रणाली में एबीसी डेटा संग्रह संरचना का अधिक से अधिक निर्माण करें, ताकि इन परियोजनाओं की लागत कम हो; कम लागत पर, यह अधिक संभावना है कि भविष्य में अतिरिक्त एबीसी परियोजनाओं को अधिकृत किया जाएगा।
अप्रयुक्त समय की रिपोर्टिंग. जब कोई कंपनी अपने कर्मचारियों को विभिन्न गतिविधियों पर खर्च किए गए समय पर रिपोर्ट करने के लिए कहती है, तो उनके पास यह सुनिश्चित करने की एक मजबूत प्रवृत्ति होती है कि रिपोर्ट की गई राशि उनके समय के 100% के बराबर हो। हालाँकि, किसी के भी कार्य दिवस में बहुत अधिक मात्रा में सुस्त समय होता है जिसमें ब्रेक, प्रशासनिक बैठकें, इंटरनेट पर गेम खेलना आदि शामिल हो सकते हैं। कर्मचारी आमतौर पर अन्य गतिविधियों के लिए अधिक समय देकर इन गतिविधियों को छुपाते हैं। ये बढ़े हुए नंबर एबीसी सिस्टम में लागत के गलत आवंटन का प्रतिनिधित्व करते हैं, कभी-कभी काफी मात्रा में।
अलग डेटा सेट. एक एबीसी प्रणाली का निर्माण शायद ही कभी सामान्य लेज़र से सीधे आवश्यक सभी सूचनाओं को खींचने के लिए किया जा सकता है। इसके बजाय, इसके लिए एक अलग डेटाबेस की आवश्यकता होती है जो कई स्रोतों से जानकारी खींचता है, जिनमें से केवल एक मौजूदा सामान्य खाता बही खाता है। इस अतिरिक्त डेटाबेस को बनाए रखना काफी कठिन हो सकता है, क्योंकि इसमें महत्वपूर्ण अतिरिक्त स्टाफ समय की आवश्यकता होती है जिसके लिए पर्याप्त बजट नहीं हो सकता है। सामान्य लेज़र में पहले से उपलब्ध जानकारी के अलावा न्यूनतम मात्रा में अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता के लिए सिस्टम को डिज़ाइन करने के लिए सबसे अच्छा कार्य-आसपास है।
लक्षित उपयोग. एबीसी के लाभ सबसे अधिक स्पष्ट होते हैं जब लागत लेखांकन जानकारी को समझना मुश्किल होता है, कई उत्पाद लाइनों की उपस्थिति के कारण, कई उत्पादों के उत्पादन के लिए मशीनों का उपयोग किया जा रहा है, कई मशीन सेटअप, और आगे - दूसरे शब्दों में, जटिल उत्पादन में वातावरण। यदि कोई कंपनी ऐसे वातावरण में काम नहीं करती है, तो वह एबीसी इंस्टॉलेशन पर बहुत अधिक पैसा खर्च कर सकती है, केवल यह पता लगाने के लिए कि परिणामी जानकारी अत्यधिक मूल्यवान नहीं है।
यहां उल्लिखित मुद्दों की विस्तृत श्रृंखला से यह स्पष्ट हो जाना चाहिए कि एबीसी कई संगठनों में ऊबड़-खाबड़ रास्ते का अनुसरण करता है, समय के साथ इसकी उपयोगिता कम होने की प्रवृत्ति के साथ। यहां उल्लेखित समस्या शमन सुझावों में से, मुख्य बिंदु एक उच्च लक्षित एबीसी प्रणाली का निर्माण करना है जो उचित लागत पर सबसे महत्वपूर्ण जानकारी का उत्पादन करता है। यदि वह प्रणाली आपकी कंपनी में जड़ें जमा लेती है, तो एक क्रमिक विस्तार पर विचार करें, जिसके दौरान आप केवल तभी और विस्तार करें जब ऐसा करने में स्पष्ट और स्पष्ट लाभ हो। सबसे खराब चीज जो आप कर सकते हैं वह है एक बड़ी और व्यापक एबीसी प्रणाली स्थापित करना, क्योंकि यह महंगा है, सबसे अधिक प्रतिरोध के साथ मिलता है, और लंबी अवधि में विफल होने की सबसे अधिक संभावना है।
समान शर्तें
गतिविधि आधारित लागत को एबीसी लागत, एबीसी विधि और एबीसी लागत विधि के रूप में भी जाना जाता है।
