सहायक बहीखाता
एक सहायक खाता बही एक सामान्य खाता बही नियंत्रण खाते के लिए विवरण संग्रहीत करता है। एक बार एक सहायक लेज़र में जानकारी दर्ज हो जाने के बाद, इसे समय-समय पर सारांशित किया जाता है और सामान्य खाता बही में एक नियंत्रण खाते में पोस्ट किया जाता है, जिसका उपयोग कंपनी के वित्तीय विवरणों के निर्माण के लिए किया जाता है। सामान्य खाता बही में अधिकांश खाते हैं नहीं नियंत्रण खाते; इसके बजाय, व्यक्तिगत लेनदेन सीधे उनमें दर्ज किए जाते हैं। सहायक लेज़रों का उपयोग तब किया जाता है जब बड़ी मात्रा में लेन-देन की जानकारी होती है जो सामान्य लेज़र को अव्यवस्थित कर देती है। यह स्थिति आम तौर पर महत्वपूर्ण बिक्री मात्रा वाली कंपनियों में उत्पन्न होती है। इस प्रकार, एक छोटी कंपनी में सहायक बहीखाता की कोई आवश्यकता नहीं है।
वस्तुतः किसी भी सामान्य खाता बही के लिए एक सहायक बहीखाता स्थापित किया जा सकता है। हालांकि, वे आम तौर पर केवल उन क्षेत्रों के लिए बनाए जाते हैं जिनमें उच्च लेनदेन मात्रा होती है, जो कुछ क्षेत्रों में उनके उपयोग को सीमित करती है। सहायक बहीखाता के उदाहरण हैं:
देय खाता बही
प्राप्य खाता बही
अचल संपत्ति खाता बही
इन्वेंटरी लेज़र
खरीद बहीखाता
एक सहायक लेज़र में जानकारी के उदाहरण के रूप में, इन्वेंट्री लेज़र में स्टॉक में प्राप्तियों के बारे में लेन-देन हो सकता है, स्टॉक को प्रोडक्शन फ्लोर पर ले जाया जा सकता है, तैयार माल में रूपांतरण, स्क्रैप और रीवर्क रिपोर्टिंग, अप्रचलित इन्वेंट्री के लिए राइट-ऑफ, और बिक्री ग्राहक।
पीरियड-एंड क्लोजिंग प्रक्रिया का एक हिस्सा सहायक लेज़र में जानकारी को सामान्य लेज़र में पोस्ट करना है। पोस्टिंग आमतौर पर एक मैनुअल प्रोसेसिंग चरण है, इसलिए आपको यह सत्यापित करने की आवश्यकता है कि सभी सहायक लेज़रों को सामान्य लेज़र में उनके सारांशित योग को पोस्ट करने से पहले उचित रूप से पूरा और बंद कर दिया गया है। अन्यथा, कुछ देर से लेन-देन अगली रिपोर्टिंग अवधि तक सामान्य लेज़र में पोस्ट नहीं किए जा सकते हैं।
जब एक सहायक लेज़र का उपयोग किया जाता है, तो लेखांकन जानकारी पर शोध करने के लिए, आपको सामान्य लेज़र से उपयुक्त सहायक लेज़र तक ड्रिल डाउन करने की आवश्यकता होती है, जहाँ विस्तृत जानकारी संग्रहीत की जाती है।
नियंत्रण या डेटा एक्सेस के नजरिए से सहायक लेज़रों को स्थापित करने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि आप आमतौर पर बेहतर अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर पैकेज में व्यक्तिगत खातों तक पहुंच को प्रतिबंधित कर सकते हैं।
समान शर्तें
एक सहायक खाता बही को सबलेजर या सबअकाउंट के रूप में भी जाना जाता है।
