ऑनलाइन खरीदारी कैटलॉग
जब कोई कर्मचारी कुछ खरीदना चाहता है, तो पारंपरिक तरीका यह है कि खरीद माँग फॉर्म को भरकर क्रय विभाग को भेज दिया जाए। क्रय कर्मचारी जांच करता है कि वह न्यूनतम कीमत पर अनुरोधित वस्तु कहां प्राप्त कर सकता है, और फिर चयनित ग्राहक को खरीद आदेश जारी करता है। एक बार जब आपूर्तिकर्ता सामान वितरित करता है और एक चालान जारी करता है, तो कंपनी के देय कर्मचारियों को चालान को आरंभिक खरीद आदेश और रसीद के साक्ष्य से मेल खाना चाहिए, और फिर भुगतान जारी करना चाहिए। यह प्रक्रिया एक अत्यंत बोझिल प्रक्रिया है, जिसे इलेक्ट्रॉनिक क्रय कैटलॉग के उपयोग से टाला जा सकता है।
जब कर्मचारियों को ऑनलाइन क्रय कैटलॉग तक पहुंच प्रदान की जाती है, तो वे उन उत्पादों की एक मानकीकृत सूची देख सकते हैं जिनकी समीक्षा की गई है और क्रय कर्मचारियों द्वारा अग्रिम रूप से अनुमोदित किया गया है, और सिस्टम के माध्यम से ऑर्डर दे सकते हैं। सिस्टम तब एक इलेक्ट्रॉनिक खरीद आदेश बनाता है और इसे पूर्व-अनुमोदित कंबल खरीद प्राधिकरण के साथ संकेतित आपूर्तिकर्ता को अग्रेषित करता है। एक बार जब आपूर्तिकर्ता कंपनी को अनुरोधित सामान अग्रेषित करता है, तो प्राप्त करने वाला कर्मचारी वर्कस्टेशन पर ऑर्डर को कॉल करता है और ऑर्डर की गई वस्तु को पूरा होने के रूप में जांचता है। सिस्टम तब आपूर्तिकर्ता को भुगतान करने के लिए देय कर्मचारियों के खातों को चिह्नित करता है।
ऑनलाइन खरीद कैटलॉग का उपयोग करके, निम्नलिखित लाभों का एहसास होता है:
- कागजी कार्रवाई. खरीदारी के लिए अनुरोध करने, ऑर्डर करने और भुगतान करने के लिए इन-हाउस उपयोग किए जाने वाले सभी दस्तावेज़ समाप्त हो गए हैं।
- केंद्रित खरीद. अधिकांश खरीद पूर्व-चयनित आपूर्तिकर्ताओं की एक छोटी संख्या के लिए फ़नल की जाती है, जिसका अर्थ है कि कंपनी वॉल्यूम छूट के लिए पात्र हो सकती है।
हालांकि, कुछ सिस्टम प्रोग्रामिंग को ऑनलाइन खरीदारी सेट करने की आवश्यकता हो सकती है, और कंबल खरीद आदेश अग्रिम रूप से स्थापित किए जाने चाहिए, जो छोटी कंपनियों के लिए इसे कम लागत प्रभावी समाधान बनाता है। इसके अलावा, यह कच्चे माल के अधिग्रहण के बजाय आकस्मिक खरीद के लिए सबसे अच्छा काम करता है, जिसके लिए अधिक विस्तृत सामग्री प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता हो सकती है।
