कर्तव्यों का अलगाव

कर्तव्यों का पृथक्करण विभिन्न लोगों को एक प्रक्रिया में विभिन्न चरणों का असाइनमेंट है। ऐसा करने के पीछे की मंशा ऐसी घटनाओं को खत्म करना है जिसमें कोई व्यक्ति किसी प्रक्रिया पर अत्यधिक नियंत्रण रखते हुए चोरी या अन्य धोखाधड़ी गतिविधियों में शामिल हो सकता है। संक्षेप में, एक प्रक्रिया में निम्नलिखित तीन सामान्य कार्यों को अलग-अलग लोगों में विभाजित किया जाना चाहिए:

  • किसी संपत्ति की भौतिक अभिरक्षा

  • संपत्ति के लिए रिकॉर्ड रखना

  • संपत्ति के अधिग्रहण या निपटान के लिए प्राधिकरण

कर्तव्यों के पृथक्करण के कई उदाहरण यहां दिए गए हैं:

  • वह व्यक्ति जो वेयरहाउस में आपूर्तिकर्ताओं से माल प्राप्त करता है, उन सामानों के लिए आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करने के लिए चेक पर हस्ताक्षर नहीं कर सकता है।

  • जो व्यक्ति इन्वेंट्री रिकॉर्ड रखता है, उसके पास इन्वेंट्री का भौतिक अधिकार नहीं होता है।

  • जो व्यक्ति किसी तीसरे पक्ष को अचल संपत्ति बेचता है वह बिक्री को रिकॉर्ड नहीं कर सकता है या तीसरे पक्ष से भुगतान की हिरासत नहीं ले सकता है।

कर्तव्यों का पृथक्करण एक नियंत्रण प्रणाली का एक अनिवार्य तत्व है। लेखा परीक्षक एक इकाई के आंतरिक नियंत्रण की प्रणाली के अपने विश्लेषण के हिस्से के रूप में शुल्क अलगाव की तलाश करेंगे, और यदि कोई अलगाव विफलताएं हैं तो सिस्टम के अपने निर्णय को डाउनग्रेड करेंगे। जब अलगाव की विफलता होती है, तो लेखा परीक्षक यह मान लेंगे कि धोखाधड़ी का एक विस्तारित जोखिम है, और तदनुसार अपनी प्रक्रियाओं को समायोजित करें।

एक छोटे संगठन में कर्तव्यों का पृथक्करण अधिक कठिन होता है, जहां बहुत कम लोग होते हैं जो प्रभावी रूप से विभिन्न लोगों को कार्यों को स्थानांतरित करने के लिए होते हैं। अलगाव के साथ एक और मुद्दा यह है कि बहुत से लोगों के बीच कार्यों को स्थानांतरित करना प्रक्रिया प्रवाह को कम कुशल बनाता है। जब उच्च स्तर की दक्षता वांछित होती है, तो सामान्य व्यापार-बंद कमजोर नियंत्रण होता है क्योंकि कर्तव्यों का अलगाव कम हो गया है।

कर्तव्यों के पृथक्करण को कर्तव्यों के पृथक्करण के रूप में भी जाना जाता है।