वाउचर परिभाषा
वाउचर एक आंतरिक दस्तावेज है जो आपूर्तिकर्ता को देयता के भुगतान का वर्णन और अधिकृत करता है। यह आमतौर पर मैन्युअल भुगतान प्रणाली में उपयोग किया जाता है, जहां यह नियंत्रण प्रणाली का हिस्सा होता है। एक वाउचर में आमतौर पर निम्नलिखित जानकारी होती है:
आपूर्तिकर्ता की पहचान संख्या
भुगतान की जाने वाली राशि
जिस तारीख को भुगतान किया जाना चाहिए
देयता रिकॉर्ड करने के लिए प्रभारित किए जाने वाले खाते
कोई भी लागू प्रारंभिक भुगतान छूट शर्तें
एक अनुमोदन हस्ताक्षर या स्टाम्प
वाउचर की जानकारी एक पैकेट में इकट्ठी की जा सकती है, जहां मूल वाउचर दस्तावेज आपूर्तिकर्ता चालान, रसीद के प्रमाण और खरीद आदेश से जुड़ा होता है। यह पैकेट संबंधित दस्तावेजों को एक स्थान पर रखने के लिए उपयोगी है, और देय लेन-देन को सही ठहराने और ऑडिट करने दोनों को आसान बनाता है।
एक आपूर्तिकर्ता से चालान प्राप्त होने के बाद एक वाउचर बनाया जाता है। जब किसी आपूर्तिकर्ता को चेक या इलेक्ट्रॉनिक भुगतान किया जाता है, तो उस पर "भुगतान" की मुहर लगाई जाती है, और फिर उसे किसी भी सहायक दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत किया जाता है।
यदि वाउचर का उपयोग सभी देय राशियों के लिए किया जाता है, तो बकाया देय खातों की कुल राशि निर्धारित करने के लिए उनके योग को एकत्र किया जा सकता है। कम्प्यूटरीकृत प्रणाली में इस फ़ंक्शन की आवश्यकता नहीं होती है, जहां इसके बजाय वृद्ध देय रिपोर्ट का उपयोग किया जाता है।
एक वाउचर तब नहीं बनाया जाता है जब केवल एक दायित्व अर्जित किया गया हो (जो कि एक आपूर्तिकर्ता चालान की अनुपस्थिति में है)। साथ ही, पेरोल प्रक्रिया में वाउचर का उपयोग नहीं किया जाता है।
