प्रॉक्सी याचना
एक प्रॉक्सी सॉलिसिटेशन में जारीकर्ता इकाई के बारे में सामग्री होती है जिसे निवेशकों को शेयरधारक वोटों के बारे में सूचित निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। सार्वजनिक रूप से आयोजित कंपनियों के लिए यह जारी करना आवश्यक है। प्रत्येक सार्वजनिक रूप से आयोजित कंपनी के लिए प्रति वर्ष कम से कम एक शेयरधारकों की बैठक आयोजित करना आवश्यक है। अतिरिक्त बैठकों की आवश्यकता हो सकती है, यदि कंपनी को अतिरिक्त मदों के शेयरधारक अनुमोदन की आवश्यकता है, जैसे निगमन के लेखों में परिवर्तन या निदेशकों की संख्या में वृद्धि। इन बैठकों की परिस्थितियाँ उस राज्य के कानूनों द्वारा शासित होती हैं जिसमें एक कंपनी शामिल होती है। राज्य कानून, उदाहरण के लिए, वित्तीय वर्ष के अंत के कुछ निश्चित दिनों के भीतर बैठकें आयोजित करने की आवश्यकता हो सकती है।
प्रॉक्सी सॉलिसिटेशन
शेयरधारकों की बैठक आयोजित होने से पहले, कंपनी को अपने मतदान करने वाले शेयरधारकों को एक प्रॉक्सी याचना जारी करनी चाहिए। इस अनुरोध में कंपनी के बारे में जानकारी है, और शेयरधारक वोट की आवश्यकता वाली सभी वस्तुओं को भी नोट करता है। प्रॉक्सी सॉलिसिटेशन दस्तावेज़ की सटीक सामग्री प्रतिभूति और विनिमय आयोग (SEC) के नियम 14a-3 द्वारा नियंत्रित होती है। नियम अनुरोध में शामिल करने के लिए कई प्रकार की जानकारी को परिभाषित करता है, जिनमें शामिल हैं:
- बैठक कहां और कब होगी इसकी जानकारी
- जिस तारीख तक शेयरधारकों को आग्रह में शामिल करने के लिए अपने प्रस्ताव प्रस्तुत करने होंगे
- यदि अनुमति हो तो प्रॉक्सी को निरस्त करने की विधि
- असंतुष्टों के लिए मूल्यांकन का कोई भी अधिकार
- कोई भी हित जो कंपनी के निदेशकों और अधिकारियों के पास वोट की जा रही वस्तुओं में हो सकता है
- बकाया वोटिंग प्रतिभूतियों का सारांश और उनका मालिक कौन है
- रिकॉर्ड की तारीख जिसका उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है कि कौन से शेयरधारक मतदान कर सकते हैं
- कोई भी संबंध जो निदेशकों का कंपनी के साथ हो सकता है
- अधिकारियों और निदेशकों को दिया गया मुआवजा
- लेखा परीक्षा और अन्य सेवाओं के लिए कंपनी के लेखा परीक्षकों को भुगतान की गई राशि
- किसी भी लाभ, बोनस, पेंशन, या इसी तरह की योजना का विवरण जिस पर मतदान किया जाना है
- किसी भी प्रतिभूति का विवरण जिसे जारी करने के लिए अधिकृत किया जाएगा
- किसी भी संपत्ति का विवरण जिसे कंपनी निपटाने या हासिल करने की योजना बना रही है
- कंपनी के निगमन के लेखों में किसी भी प्रस्तावित परिवर्तन का विवरण
- वार्षिक रिपोर्ट या फॉर्म 10-के (यदि याचना वार्षिक बैठक के लिए है)
पूर्ववर्ती सभी जानकारी शेयरधारकों को एक प्रॉक्सी कार्ड के साथ जारी की जाती है। कार्ड का उपयोग शेयरधारकों द्वारा कंपनी के प्रस्तावों के पक्ष या विपक्ष में वोट करने या उनसे दूर रहने के लिए किया जाता है।
प्रॉक्सी का एसईसी अनुमोदन
अगर याचना में निदेशकों के चुनाव या लेखा परीक्षकों के अनुमोदन के अलावा अन्य विषयों पर मतदान शामिल है, तो इसे पहले एसईसी द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। यदि एसईसी 10 दिनों के भीतर जवाब नहीं देता है कि वह याचना पर टिप्पणी करने की योजना बना रहा है, तो कंपनी शेयरधारकों को इसे जारी कर सकती है। अन्यथा, एसईसी के पास टिप्पणी करने के लिए 30 दिन हैं।
लागू प्रॉक्सी तिथियां
प्रॉक्सी सॉलिसिटेशन का एक आवश्यक घटक तिथियों का एक सेट है, जो हैं:
- तिथि लिखें. जिस तारीख को कंपनी यह पहचानती है कि शेयरधारकों की बैठक में कौन से शेयरधारक मतदान के लिए पात्र हैं। यह आमतौर पर बैठक की तारीख से 60 दिन पहले से अधिक नहीं होता है।
- डाक की तारीख. जिस तारीख को प्रॉक्सी सामग्री मेल की जानी है।
- मिलने की तारीख. शेयरधारकों की बैठक की तारीख। यह आम तौर पर राज्य के कानून द्वारा डाक की तारीख के कम से कम १० दिन बाद तक सीमित होता है। शेयरधारकों को अपने प्रॉक्सी कार्ड जमा करने का समय देने के लिए अंतराल आमतौर पर कई सप्ताह लंबा होता है।
वोट मिलान
पूर्ण किए गए प्रॉक्सी कार्ड का मिलान आमतौर पर कंपनी के स्टॉक ट्रांसफर एजेंट द्वारा किया जाता है, हालांकि अन्य पक्ष या कंपनी स्वयं ऐसा कर सकती है। स्टॉक ट्रांसफर एजेंट एक अच्छा विकल्प है, क्योंकि इस इकाई के पास प्रॉक्सी कार्ड पर जानकारी रिकॉर्ड करने और एकत्र करने की प्रक्रियाएं हैं। इस जानकारी को फिर सारांशित किया जाता है और शेयरधारकों की बैठक में प्रस्तुत किया जाता है। सारांश भी बैठक के मिनट में शामिल है।
