सूची गणना प्रक्रिया count
ऐसे व्यवसाय में जिसमें सटीक इन्वेंट्री रिकॉर्ड नहीं होते हैं, समय-समय पर इन्वेंट्री की पूरी गणना करना आवश्यक होता है (जिसे भौतिक गणना के रूप में जाना जाता है)। यह आमतौर पर एक महीने, तिमाही या वर्ष के अंत में किया जाता है, ताकि रिपोर्टिंग अवधि के अंत के साथ मेल खा सके। जैसा कि निम्नलिखित प्रक्रिया से पता चलता है, एक सटीक भौतिक सूची गणना को पूरा करने के लिए बहुत प्रयास करना पड़ता है, इसलिए कंपनियां प्रति वर्ष पूर्ण होने वाली गणनाओं की संख्या को सीमित कर देती हैं। प्रक्रिया के चरण इस प्रकार हैं:
आदेश गिनती टैग. गिनती के लिए अपेक्षित वस्तु-सूची की मात्रा के लिए पर्याप्त संख्या में दो-भाग गणना टैग का आदेश दें। इन टैगों को क्रमिक रूप से क्रमांकित किया जाना चाहिए, ताकि गिनती प्रक्रिया के हिस्से के रूप में उन्हें व्यक्तिगत रूप से ट्रैक किया जा सके।
पूर्वावलोकन सूची. शेड्यूल की गई इन्वेंट्री काउंट से कई दिन पहले इन्वेंट्री की समीक्षा करें. यदि भाग संख्याएँ गायब हैं, या यदि आइटम ऐसी स्थिति में हैं, जिन्हें गिनना मुश्किल होगा (जैसे कि बैग या बॉक्सिंग नहीं किया जा रहा है), तो आवश्यक सुधार करने के लिए वेयरहाउस कर्मचारियों को सूचित करें।
प्री-काउंट इन्वेंट्री. कई दिन पहले इन्वेंट्री के माध्यम से जाएं और किसी भी आइटम को गिनें जिन्हें सीलबंद कंटेनरों में रखा जा सकता है। उन्हें कंटेनरों में सील करें और सीलिंग टेप पर मात्रा को चिह्नित करें। इससे वास्तविक गणना के दौरान मतगणना का कार्य बहुत आसान हो जाता है। यदि सील टूट जाती है, तो मतगणना दल को पता चल जाएगा कि उन्हें एक कंटेनर की सामग्री को फिर से गिनने की आवश्यकता है।
पूर्ण डेटा प्रविष्टि. यदि कोई शेष डेटा प्रविष्टि लेनदेन पूरा किया जाना है, तो भौतिक सूची गणना शुरू होने से पहले ऐसा करें। इसमें वेयरहाउस से जारी करने, वेयरहाउस में रिटर्न, और वेयरहाउस के भीतर बिन स्थानों के बीच स्थानांतरण शामिल हैं।
बाहरी भंडारण स्थानों को सूचित करें. अगर कंपनी के पास कोई बाहरी भंडारण सुविधाएं या तीसरे पक्ष के स्थान हैं जो खेप पर कंपनी की सूची रखते हैं, तो उन्हें सूचित करें कि उन्हें आधिकारिक गणना तिथि के अनुसार अपनी सूची को हाथ में लेना चाहिए और इस जानकारी को गोदाम प्रबंधक को अग्रेषित करना चाहिए।
वेयरहाउस गतिविधियों को फ्रीज करें. वेयरहाउस से सभी डिलीवरी को रोकें, और सभी नए प्राप्त सामानों को भी अलग करें जहां उनकी गणना नहीं की जाएगी। अन्यथा, इन्वेंट्री रिकॉर्ड इन्वेंट्री गणना के दौरान प्रवाह की स्थिति में होंगे, और इसलिए पूरी तरह से विश्वसनीय नहीं होंगे।
गिनती टीमों को निर्देश दें. इन्वेंट्री की गणना करने के लिए दो-व्यक्ति टीमों को इकट्ठा करें, और उन्हें उनकी गिनती के कर्तव्यों में निर्देश दें। इन कर्तव्यों में एक व्यक्ति की सूची की गणना करना शामिल है जबकि दूसरा व्यक्ति एक गिनती टैग पर जानकारी को चिह्नित करता है। टैग की एक कॉपी इन्वेंट्री में चिपका दी जाती है, जबकि टीम दूसरी कॉपी अपने पास रखती है।
समस्या टैग. एक इन्वेंट्री क्लर्क काउंट टीमों को काउंट टैग्स के ब्लॉक जारी करता है। प्रत्येक टीम गिनती टैग की एक विशिष्ट संख्यात्मक श्रेणी को वापस करने के लिए ज़िम्मेदार है, चाहे टैग का उपयोग किया गया हो या नहीं। सभी गिनती टैग पर नियंत्रण बनाए रखना सुनिश्चित करता है कि खोए हुए टैग की तुरंत जांच की जाएगी।
गिनती क्षेत्रों को असाइन करें. प्रत्येक गिनती टीम को डिब्बे की एक विशिष्ट श्रेणी असाइन करें। इन स्थानों को वेयरहाउस के मानचित्र पर हाइलाइटर के साथ नोट करें। इन्वेंट्री क्लर्क को इस बात की मास्टर सूची रखनी चाहिए कि वेयरहाउस के किन क्षेत्रों की गणना की गई है और प्रत्येक क्षेत्र को कौन सी टीमें सौंपी गई हैं।
इन्वेंट्री की गणना करें. प्रत्येक टीम में एक व्यक्ति एक बिन स्थान के भीतर एक विशिष्ट वस्तु की गणना करता है, और फिर दूसरा व्यक्ति एक गिनती टैग पर बिन स्थान, आइटम विवरण, भाग संख्या, मात्रा और माप की इकाई को चिह्नित करता है। टीम टैग की मूल कॉपी को इन्वेंट्री आइटम से चिपका देती है और कॉपी अपने पास रख लेती है।
टैग सत्यापित करें. गणना क्षेत्र के पूरा होने पर, प्रत्येक गणना टीम इन्वेंट्री क्लर्क के पास लौट आती है, जो सत्यापित करता है कि सभी टैग वापस कर दिए गए थे। यदि अधिक गोदाम क्षेत्रों की गणना की जानी है, तो गिनती टीमों को एक नया क्षेत्र आवंटित करें और उन्हें आवश्यकतानुसार गिनती टैग के नए ब्लॉक जारी करें।
टैग जानकारी दर्ज करें. ऑनलाइन डेटा एंट्री फॉर्म में काउंट टैग की जानकारी दर्ज करें। एक बार डेटा प्रविष्टि पूरी हो जाने के बाद, टैग संख्या के आधार पर दर्ज किए गए सभी टैग नंबर दिखाते हुए एक रिपोर्ट प्रिंट करें, और संख्याओं में किसी भी अंतराल की तलाश करें। किसी भी नंबरिंग गैप की जांच करें। यह सुनिश्चित करेगा कि जारी किए गए सभी गिनती टैग फ़ाइल में शामिल किए गए थे।
असामान्य परिणामों की जांच करें. असामान्य जानकारी देखने के लिए इन्वेंट्री रिपोर्ट को कई तरीकों से फिर से क्रमित करें, और प्रत्येक के साथ संबद्ध टैग प्रविष्टि की जांच करें।
हर गिनती के बाद इस प्रक्रिया का मूल्यांकन करना उपयोगी हो सकता है, यह देखने के लिए कि क्या किसी भी गिनती के मुद्दों की भरपाई के लिए प्रक्रिया में बदलाव किया जाना चाहिए।
