धारण नीति

एक अवधारण अवधि वर्षों की संख्या है जिसे नष्ट करने से पहले कुछ अभिलेखों को रखा जाना चाहिए। यह अवधि कानून द्वारा आवश्यक हो सकती है या अन्य कारणों, जैसे कानूनी दायित्व, ग्राहक सेवा, या वित्तीय रिपोर्टिंग उद्देश्यों के आधार पर निर्धारित की जा सकती है। एक बार किसी दस्तावेज़ के लिए अवधारण अवधि समाप्त हो जाने के बाद, आमतौर पर यह सत्यापित करने के लिए एक मानक प्रक्रिया होती है कि दस्तावेज़ को वास्तव में नष्ट किया जा सकता है, जो प्रबंधन को दस्तावेज़ को लंबी अवधि के भंडारण में स्थानांतरित करने का अंतिम मौका देता है। यदि यह विकल्प नहीं लिया जाता है, तो दस्तावेज़ नष्ट हो जाता है।

विशेष ऐतिहासिक या कानूनी महत्व वाले कुछ दस्तावेज़ कभी नष्ट नहीं होते; अर्थात्, अवधारण अवधि निर्दिष्ट नहीं है। इन दस्तावेजों को आमतौर पर एक अलग स्थायी भंडारण स्थान में रखा जाता है।