अप्रचलित इन्वेंट्री की पहचान कैसे करें
कंप्यूटर सिस्टम के बिना अप्रचलित इन्वेंट्री की पहचान करने का सबसे सरल तरीका है कि वार्षिक भौतिक गणना के पूरा होने के बाद सभी इन्वेंट्री आइटम पर भौतिक इन्वेंट्री काउंट टैग छोड़ दें। बाद के वर्ष के दौरान उपयोग की जाने वाली किसी भी वस्तु पर टेप किए गए टैग उपयोग के समय फेंक दिए जाएंगे, केवल सबसे पुरानी अप्रयुक्त वस्तुओं को वर्ष के अंत तक टैग किया जाएगा। फिर आप यह देखने के लिए गोदाम का दौरा कर सकते हैं कि उनके लिए एक अप्रचलन रिजर्व बनाया जाना चाहिए या नहीं। हालांकि, टैग गिर सकते हैं या इन्वेंट्री आइटम से फट सकते हैं, खासकर अगर आस-पास के डिब्बे में उच्च स्तर का ट्रैफ़िक हो। हालांकि अतिरिक्त टेपिंग से यह समस्या कम हो जाएगी, लेकिन समय के साथ कुछ टैग हानि होने की संभावना है।
यहां तक कि एक अल्पविकसित कम्प्यूटरीकृत इन्वेंट्री ट्रैकिंग सिस्टम अंतिम तिथि को रिकॉर्ड करने की संभावना है जिस पर उत्पादन या बिक्री के लिए गोदाम से एक विशिष्ट भाग संख्या को हटा दिया गया था। यदि ऐसा है, तो इस जानकारी को निकालने और क्रमबद्ध करने के लिए रिपोर्ट लेखक का उपयोग करना एक आसान मामला है, जिसके परिणामस्वरूप एक रिपोर्ट में सभी इन्वेंट्री सूचीबद्ध होती है, जो उन उत्पादों से शुरू होती है जिनकी "अंतिम बार उपयोग की गई" तिथि होती है। पहले सूचीबद्ध सबसे पुरानी अंतिम उपयोग तिथि के साथ रिपोर्ट को क्रमबद्ध करके, आप संभावित अप्रचलन के लिए आगे की जांच की आवश्यकता वाली वस्तुओं की एक प्रकार की सूची पर आसानी से पहुंच सकते हैं। हालाँकि, यह दृष्टिकोण पर्याप्त प्रमाण नहीं देता है कि किसी वस्तु का फिर से उपयोग नहीं किया जाएगा, क्योंकि यह उस वस्तु का एक आवश्यक घटक हो सकता है जिसे कुछ समय में उत्पादन के लिए निर्धारित नहीं किया गया है, या एक सेवा भाग जिसके लिए मांग कम है।
"अंतिम बार उपयोग की गई" रिपोर्ट का एक उन्नत संस्करण कुल इन्वेंट्री निकासी की तुलना हाथ में दी गई राशि से करता है, जो अपने आप में एक अप्रचलन समीक्षा करने के लिए पर्याप्त जानकारी हो सकती है। यह नियोजित उपयोग को भी सूचीबद्ध करता है, जो भौतिक आवश्यकताओं की योजना प्रणाली से जानकारी मांगता है, और जो आपको किसी भी आगामी उपयोग आवश्यकताओं के बारे में सूचित करता है। प्रत्येक आइटम के लिए एक विस्तारित लागत भी सूचीबद्ध है, ताकि रिपोर्ट उपयोगकर्ताओं को राइट-ऑफ का कुछ विचार दिया जा सके जो कि किसी आइटम को अप्रचलित घोषित करने पर हो सकता है।
यदि किसी कंप्यूटर सिस्टम में सामग्री का बिल शामिल है, तो इस बात की प्रबल संभावना है कि यह "जहां उपयोग किया गया" रिपोर्ट भी तैयार करता है, सामग्री के सभी बिलों को सूचीबद्ध करता है जिसके लिए एक इन्वेंट्री आइटम का उपयोग किया जाता है। यदि किसी आइटम के लिए रिपोर्ट में "जहां उपयोग किया गया" सूचीबद्ध नहीं है, तो संभावना है कि अब एक भाग की आवश्यकता नहीं है। यह रिपोर्ट सबसे प्रभावी है यदि सामग्री के बिल को कंप्यूटर सिस्टम से हटा दिया जाता है या बाजार से उत्पादों को वापस लेते ही निष्क्रिय कर दिया जाता है; यह उन इन्वेंट्री आइटम को अधिक स्पष्ट रूप से प्रकट करता है जिनकी अब आवश्यकता नहीं है।
यह निर्धारित करने के लिए एक अतिरिक्त दृष्टिकोण है कि कोई हिस्सा अप्रचलित है या नहीं, इंजीनियरिंग परिवर्तन आदेशों की समीक्षा कर रहा है। ये दस्तावेज़ दिखाते हैं कि उन हिस्सों को अलग-अलग लोगों द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है, साथ ही जब परिवर्तन होने वाला है। फिर आप इन्वेंट्री डेटाबेस को यह देखने के लिए खोज सकते हैं कि कितने पुर्जों को बदला जा रहा है, जो अभी भी स्टॉक में हैं, जिन्हें तब कुल मिलाकर अप्रचलित इन्वेंट्री की मात्रा पर एक और भिन्नता प्रदान की जा सकती है।
जानकारी का अंतिम स्रोत पिछली अवधि की अप्रचलित इन्वेंट्री रिपोर्ट है। लेखा स्टाफ को इन मदों पर नज़र रखनी चाहिए और उन मदों के प्रबंधन को सूचित करना चाहिए जिनके लिए कोई निपटान गतिविधि नहीं है।
इनमें से किसी भी समीक्षा प्रणाली को काम करने के लिए, नीतियों और प्रक्रियाओं के साथ-साथ चल रही निर्धारित समीक्षा तिथियों को बनाना आवश्यक है। ऐसा करने से, इस बात की प्रबल संभावना है कि अप्रचलन समीक्षाएं कंपनी की गतिविधियों का एक नियमित हिस्सा बन जाएंगी। विशेष रूप से, कम से कम त्रैमासिक अप्रचलन समीक्षा करने के लिए बोर्ड-अनिवार्य नीति पर विचार करें, जो प्रबंधन को उचित मूल्य पर निपटाने के लिए बहुत पुरानी होने से पहले वस्तुओं का पता लगाने का अवसर देता है। एक अन्य बोर्ड नीति में कहा जाना चाहिए कि प्रबंधन अस्वीकार्य गुणवत्ता स्तर के साथ कार्य-प्रक्रिया या तैयार माल की सक्रिय रूप से तलाश करेगा और उसका निपटान करेगा। ऐसा करने से सबसे पहले माल गोदाम में रखे जाने से बचा रहता है।
संबंधित कोर्स
इन्वेंटरी के लिए लेखांकन
इन्वेंटरी का ऑडिट कैसे करें
सूची प्रबंधन
