कागज रहित लेखा अवधारणा
पेपरलेस अकाउंटिंग में लेनदेन प्रसंस्करण शामिल है जो पूरी तरह से इलेक्ट्रॉनिक है, जिसमें किसी भी व्यावसायिक प्रक्रिया में कोई कागज शामिल नहीं है। इरादा प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करना, लेनदेन त्रुटि दर को कम करना और दस्तावेज़ भंडारण को समाप्त करना है। हालांकि, अधिकांश संगठनों में यह वास्तविकता से अधिक एक अवधारणा है। इसके बजाय, कंपनियां मौजूदा प्रणालियों में कई पेपरलेस सुधारों को लागू करके समय के साथ कागज रहित संचालन की सामान्य दिशा में आगे बढ़ती हैं। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका कुछ प्रक्रियाओं को तीसरे पक्ष को आउटसोर्स करना है जिन्होंने पेपरलेस समाधान तैयार किए हैं। उदाहरण के लिए:
व्यय रिपोर्टिंग. अधिक लोकप्रिय पेपरलेस विकल्पों में से एक यह है कि कर्मचारी एक वेबसाइट पर लॉग इन करें जो व्यय रिपोर्ट प्रतिपूर्ति में माहिर हैं। वे आवश्यकतानुसार अपनी व्यय रिपोर्ट की जानकारी दर्ज करते हैं, सिस्टम द्वारा अनुरोध किए जाने पर अपनी रसीदों के इलेक्ट्रॉनिक संस्करणों को अग्रेषित करते हैं, और एसीएच द्वारा भुगतान किया जाता है। कोई कागजी कार्रवाई कभी कंपनी तक नहीं पहुंचती है।
लॉकबॉक्स. ग्राहक किसी कंपनी के बैंक द्वारा संचालित लॉकबॉक्स में चेक भुगतान भेज सकते हैं। बैंक चेक को स्कैन करता है और इस जानकारी को एक सुरक्षित वेबसाइट पर पोस्ट करता है, जिसे कंपनी कैशियर भुगतान जानकारी निकालने के लिए प्रत्येक दिन एक्सेस करता है।
पेरोल. कर्मचारी एक ऑनलाइन पोर्टल के माध्यम से काम किए गए अपने समय को दर्ज कर सकते हैं, जिसके बाद आपूर्तिकर्ता पेरोल की प्रक्रिया करता है और कर्मचारियों को एसीएच भुगतान जारी करता है।
देय. भुगतान योग्य कर्मचारी बैंक-नियंत्रित वेबसाइट में देय राशि दर्ज कर सकते हैं, निर्दिष्ट कर सकते हैं कि किन वस्तुओं का भुगतान किया जाना है, और बैंक को ACH भुगतान जारी करना है।
आंतरिक प्रक्रियाओं के साथ कागज रहित लेखांकन करना भी संभव है, हालांकि यह आमतौर पर केवल तभी संभव है जब एक उद्यम-व्यापी प्रणाली हो। यदि ऐसा है, तो अन्य विभागों में लेनदेन शुरू किया जा सकता है और सिस्टम स्वचालित रूप से लेखा कर्मचारियों को सूचित करता है कि कुछ कार्रवाई की जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, शिपिंग विभाग माल भेजता है, और सॉफ़्टवेयर बिलिंग क्लर्क को चालान जारी करने के लिए सूचित करता है; बिलिंग क्लर्क को कोई पेपर-आधारित शिपिंग नोटिस नहीं भेजा जाता है।
दस्तावेजों को एक ऑन-लाइन डेटाबेस में स्कैन करके कुछ हद तक कागज रहित लेखांकन में संलग्न होना भी संभव है, जो तब लेखांकन प्रणाली में विशिष्ट लेनदेन से जुड़ा होता है। हालांकि, स्कैनिंग में काफी मात्रा में श्रम शामिल हो सकता है, और मूल दस्तावेजों को अभी भी बरकरार रखा जा सकता है। नतीजतन, मौजूदा दस्तावेजों का डिजिटलीकरण वास्तव में कागज रहित लेखांकन की मूल अवधारणा को संबोधित नहीं करता है, जिसके साथ शुरू करने के लिए कोई दस्तावेज नहीं है।
