आभासी बंद
वर्चुअल क्लोज में किसी भी समय, मांग पर वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए पूरी तरह से एकीकृत कंपनी-व्यापी लेखा प्रणाली का उपयोग शामिल है। इस दृष्टिकोण के लिए न केवल उद्यम संसाधन नियोजन (ईआरपी) प्रणालियों की आवश्यकता होती है, बल्कि यह सुनिश्चित करने के लिए भी बहुत प्रयास किया जाता है कि अंतर्निहित जानकारी सही है। आवश्यक निवेश इतना बड़ा है कि आप शायद ही कभी छोटी कंपनियों में एक आभासी करीब देखते हैं। वर्चुअल क्लोज को निम्नलिखित क्षेत्रों पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है:
- केंद्रीकृत लेखांकन. ईआरपी सॉफ्टवेयर के साथ संयुक्त रूप से लेखांकन केंद्रीकरण के एक बड़े सौदे के बिना वर्चुअल क्लोज हासिल करना लगभग असंभव है। इसके विपरीत, इसका मतलब है कि आप अलग-अलग अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर काम करने वाले पूरे व्यवसाय में लेखांकन संचालन नहीं कर सकते।
- मानकीकृत लेखांकन. व्यावसायिक लेनदेन को हर जगह एक ही तरह से परिभाषित और व्यवहार किया जाना चाहिए। अन्यथा, लेखा कर्मचारियों को विभिन्न सहायक कंपनियों द्वारा प्रस्तुत लेनदेन की अनियमितताओं की जांच में समय लगाना चाहिए।
- ट्रैकिंग में त्रुटि. पाई गई किसी भी त्रुटि को ट्रैक किया जाना चाहिए और उनके अंतर्निहित कारणों को समाप्त किया जाना चाहिए। अन्यथा, आभासी करीबी वित्तीय विवरणों पर बहुत अधिक भरोसा करने के लिए बहुत अधिक समस्याएं हैं।
वर्चुअल क्लोज के परिणाम पूरी तरह से सटीक नहीं हो सकते हैं, क्योंकि कुछ व्यय उपार्जन, लागत आवंटन और भंडार को स्वचालित करना मुश्किल है।
एक वर्चुअल क्लोज सॉफ्ट क्लोज से इस मायने में भिन्न होता है कि सॉफ्ट क्लोज को सीमित संख्या में क्लोजिंग स्टेप्स की आवश्यकता होती है; और उन समापन चरणों के कारण, सॉफ्ट क्लोज आमतौर पर केवल महीने के अंत में उपयोग किया जाता है। चूंकि वर्चुअल क्लोज अनिवार्य रूप से स्वचालित है, इसलिए कोई समापन चरण नहीं हैं, जो आपको किसी भी समय अवधि के लिए वित्तीय विवरण चलाने की अनुमति देता है; इस प्रकार, दैनिक वित्तीय विवरण संभव हैं।
वर्चुअल क्लोज बनाने के लिए आवश्यक व्यय और दीर्घकालिक प्रयास धीमी-विकास वाले उद्योगों में एक अच्छा निवेश नहीं है जहां थोड़ी नई प्रतिस्पर्धा है और उत्पाद चक्र लंबा है। हालांकि, यह लागत विपरीत स्थिति में सार्थक हो सकती है, जहां कारोबारी माहौल बड़ी तेजी से बदल रहा है, और प्रबंधन व्यवसाय की समग्र दिशा में चल रहे पाठ्यक्रम सुधार करने के लिए दैनिक वित्तीय विवरणों का उपयोग कर सकता है। हालांकि, बाद के मामले में भी, वर्चुअल क्लोज केवल प्रयास के लायक है यदि प्रबंधन वास्तव में समय पर निर्णय लेने के लिए जानकारी का उपयोग करने जा रहा है; यदि ऐसा नहीं है, तो एक अधिक पारंपरिक समापन प्रक्रिया एक बेहतर और कम खर्चीला समाधान हो सकता है।
