इन्वेंट्री त्रुटियों के प्रकार
इन्वेंटरी त्रुटियों के कारण अंतिम इन्वेंटरी बैलेंस गलत हो सकता है, जो बदले में बेचे गए माल की लागत और मुनाफे को प्रभावित करता है। इन्वेंट्री त्रुटियों के गंभीर वित्तीय विवरण प्रभाव को देखते हुए, किसी को इनवेंटरी सिस्टम में होने वाली त्रुटियों के प्रकार के बारे में पता होना चाहिए। यहां कुछ अधिक सामान्य त्रुटियां हैं जिनके बारे में पता होना चाहिए:
गलत इकाई गणना. शायद सबसे स्पष्ट त्रुटि, यह तब होती है जब इन्वेंट्री की भौतिक गणना गलत होती है, जिसके परिणामस्वरूप अत्यधिक उच्च या निम्न इन्वेंट्री मात्रा होती है जिसे तब मूल्यांकन त्रुटि में अनुवादित किया जाता है जब आप इसे इकाई लागत से गुणा करते हैं।
माप की गलत इकाई. यह तब होता है जब आप एक निश्चित मात्रा की गणना करते हैं और इसे लेखांकन रिकॉर्ड में दर्ज करते हैं, लेकिन उस आइटम के लिए आइटम मास्टर फ़ाइल में माप की निर्दिष्ट इकाई आपके द्वारा ग्रहण की गई मात्रा से भिन्न होती है। इस प्रकार, आप अलग-अलग इकाई मात्राओं में गिन सकते हैं, लेकिन कंप्यूटर में माप की इकाई दर्जनों पर सेट है, इसलिए आपकी मात्रा अब बारह के कारक से गलत है। अन्य विविधताएं सेंटीमीटर के बजाय इंच या पाउंड के बजाय औंस का उपयोग कर रही हैं।
गलत मानक लागत. एक मानक लागत प्रणाली में, आप किसी आइटम की मानक लागत को आइटम मास्टर फ़ाइल में संग्रहीत करते हैं। यदि कोई इस संख्या को वास्तविक लागतों से मेल खाने के लिए समायोजित नहीं करता है, तो वस्तु-सूची का मूल्यांकन उस लागत पर किया जाएगा जो वास्तविक लागतों से मेल नहीं खाती।
गलत इन्वेंट्री लेयरिंग. यदि आप एक इन्वेंट्री कॉस्ट लेयरिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं, जैसे कि FIFO या LIFO, तो सिस्टम को उस इन्वेंट्री लेयर के आधार पर किसी आइटम को एक कॉस्ट असाइन करनी होगी जिसमें वह स्थित है। यहां सिस्टम त्रुटियां संभव हैं। यदि आप इसे मैन्युअल रूप से कर रहे हैं, तो आप ऑपरेटर त्रुटियों का एक बड़ा हिस्सा मान सकते हैं।
गलत भाग संख्या. आप मान सकते हैं कि आप जिस चीज़ की गिनती कर रहे हैं, उसका एक निश्चित भाग संख्या है, और कंप्यूटर सिस्टम में उस भाग संख्या को इन्वेंट्री काउंट असाइन करेगा। लेकिन क्या होगा अगर इसका वास्तव में एक अलग भाग संख्या है? फिर आपने गलत हिस्से पर सही गिनती थोपने की दोहरी गलती कर दी, और सही हिस्से की संख्या को बिल्कुल भी नहीं बता दिया।
चक्र की गिनती समायोजन त्रुटि. एक साइकिल काउंटर को इन्वेंट्री काउंट में त्रुटि मिल सकती है और इसे ठीक करने के लिए अकाउंटिंग रिकॉर्ड में समायोजन करता है। यह एक समस्या है यदि पहले से ही कोई प्रविष्टि है जो अभी तक सिस्टम में पोस्ट नहीं की गई है, जो पहले से ही "त्रुटि" को ठीक कर चुकी होगी। सक्रिय चक्र गणना प्रणाली होने पर यह लेन-देन संबंधी देरी बड़ी समस्या पैदा कर सकती है।
ग्राहक के स्वामित्व वाली इन्वेंट्री. ग्राहकों के पास आपके स्थान पर उनकी कुछ इन्वेंट्री हो सकती है, इसलिए आप इसे गलती से गिन सकते हैं जैसे कि यह आपकी अपनी इन्वेंट्री है।
माल की सूची. आपके पास खुदरा विक्रेताओं के पास माल की सूची हो सकती है, और इसे गिनना भूल जाते हैं।
अनुचित कटऑफ. भौतिक गणना के दौरान इन्वेंट्री प्राप्त करने वाले डॉक पर आ सकती है, इसलिए आप इसे गिनती में शामिल करते हैं। समस्या यह है कि संबंधित आपूर्तिकर्ता चालान अभी तक लेखा विभाग तक नहीं पहुंचा है, इसलिए आपने अभी सूची दर्ज की है जिसके लिए कोई कीमत नहीं है।
स्थानांतरण असंतुलन. इन्वेंट्री सिस्टम को एक विभाग में इन्वेंट्री मात्रा को कम करने की आवश्यकता के लिए स्थापित किया जा सकता है, और जब आप कंपनी के अंदर इन्वेंट्री ट्रांसफर कर रहे हों तो दूसरे विभाग में इन्वेंट्री मात्रा को अलग से बढ़ा सकते हैं। यदि आप एक करते हैं लेकिन दूसरे को नहीं करते हैं, तो या तो आपके पास एक ही इन्वेंट्री आइटम दो स्थानों पर एक साथ रिपोर्ट किया गया है, या यह कहीं भी स्थित नहीं है।
बैकफ्लशिंग से गलत स्क्रैप राहत. बैकफ्लशिंग वह जगह है जहां आप तैयार माल की इकाइयों की संख्या के आधार पर इन्वेंट्री रिकॉर्ड में शेष राशि को कम करते हैं। यह इस धारणा पर आधारित है कि सामग्री के बिल में सूचीबद्ध मानक घटक मात्रा सही हैं; हालांकि, यदि स्क्रैप और खराब होने की स्थिति अलग है, तो गलत इकाई मात्रा को इन्वेंट्री रिकॉर्ड से मुक्त कर दिया जाएगा। इस समस्या को कम करने के लिए आपको एक उत्कृष्ट स्क्रैप रिपोर्टिंग सिस्टम की आवश्यकता है।
यदि एक इन्वेंट्री त्रुटि के परिणामस्वरूप अंतिम इन्वेंट्री की दर्ज की गई मात्रा में वृद्धि हुई है, तो इसका मतलब है कि बेची गई वस्तुओं की लागत को कम करके आंका जाता है, जिससे कि लाभ अधिक हो जाता है। इसके विपरीत, यदि एक इन्वेंट्री त्रुटि के परिणामस्वरूप अंतिम इन्वेंट्री की दर्ज की गई मात्रा में कमी आई है, तो इसका मतलब है कि बेची गई वस्तुओं की लागत अधिक है, ताकि लाभ कम हो।
