लेखा प्रणाली डिजाइन
लेखा प्रणाली का डिजाइन
लेखा प्रणाली अनिवार्य रूप से व्यावसायिक लेनदेन के बारे में जानकारी का एक डेटाबेस है। डेटाबेस का प्राथमिक उपयोग सूचना के स्रोत के रूप में होता है, इसलिए लेखांकन प्रणाली को इस तरह से डिजाइन करने की आवश्यकता होती है जो आवश्यक जानकारी प्रदान करने में लागत प्रभावी हो। लेखांकन प्रणाली के डिजाइन में प्रमुख कारक इस प्रकार हैं:
सिंगल या डबल एंट्री. एक बहुत छोटा व्यवसाय केवल अपनी चेकबुक में नकद प्राप्तियों और भुगतानों को दर्ज करके संचालित होता है। इसे एकल प्रविष्टि प्रणाली के रूप में जाना जाता है, और यह केवल तभी पर्याप्त होता है जब किसी व्यवसाय के स्वामी को किसी व्यवसाय द्वारा रखी गई संपत्ति और देनदारियों की राशि के बारे में जानने में कोई दिलचस्पी नहीं होती है। एकल प्रविष्टि प्रणाली अत्यंत सरल है, लेकिन पर्याप्त हो सकती है। दोहरी प्रविष्टि प्रणाली को न केवल बिक्री और व्यय, बल्कि संपत्ति, देनदारियों और शेयरधारकों की इक्विटी को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, और इसलिए यह काफी अधिक जानकारी प्रदान करता है। दोहरी प्रविष्टि प्रणाली को लेनदेन रिकॉर्ड करने में अधिक कौशल की आवश्यकता होती है, और इसका उपयोग सभी बड़े संगठनों द्वारा किया जाता है।
नकद या प्रोद्भवन आधार. लेखांकन का नकद आधार केवल लेनदेन को रिकॉर्ड करता है क्योंकि नकद प्राप्त या खर्च किया जाता है, जबकि प्रोद्भवन आधार लेनदेन को रिकॉर्ड करता है जब उन्हें पहचाना जाना चाहिए, नकद में परिवर्तन के बावजूद। प्रोद्भवन आधार को किसी भी लेखांकन ढांचे, जैसे आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांतों या अंतर्राष्ट्रीय वित्तीय रिपोर्टिंग मानकों के अनुरूप होना आवश्यक है। यदि आप भविष्य में लेखापरीक्षित वित्तीय विवरणों की अपेक्षा करते हैं, तो लेखांकन के उपार्जन आधार का उपयोग करें।
खाता कोड संरचना. खाता कोड संरचना प्रत्येक खाते को दी गई संख्यात्मक या अल्फ़ान्यूमेरिक पदनाम है जिसमें जानकारी संग्रहीत की जाती है। एक लंबा खाता कोड, जैसे कि सात या अधिक अंकों वाला एक, विशिष्ट रिकॉर्ड रखने की एक बड़ी डील की अनुमति देता है। हालाँकि, इसे बनाए रखने के लिए और अधिक काम करने की भी आवश्यकता होती है, और इस बात का अधिक जोखिम होता है कि जानकारी को गलत खातों में गलत तरीके से कोडित किया जाएगा। इस प्रकार, खाता कोड संरचना की जटिलता (यानी, लंबाई) को कम से कम रखना आम तौर पर सबसे अच्छा है। छोटे संगठनों को लग सकता है कि सूचना दर्ज करने के लिए तीन अंकों की खाता कोड संरचना जितनी कम है, जबकि बड़ी, बहु-विभागीय संस्थाओं को काफी अधिक जटिल कोड संरचनाओं की आवश्यकता हो सकती है।
इस्तेमाल किए गए खाते. आपको तय करना होगा कि कौन से खाते बनाने हैं। कम से कम (डबल एंट्री प्रोद्भवन प्रणाली के लिए) आपको नकद, प्राप्य खातों, इन्वेंट्री, अचल संपत्तियों, देय खातों, अर्जित देनदारियों, इक्विटी, राजस्व, बेची गई वस्तुओं की लागत और प्रशासनिक खर्चों के लिए खातों की आवश्यकता होगी। हालांकि, यहां तक कि एक छोटे व्यवसाय को भी अपने संचालन का पर्याप्त ट्रैक रखने के लिए कई बार खातों की संख्या की आवश्यकता होती है। विशेष रूप से, खर्चों की अधिक बारीकी से जांच करने के लिए, कई अलग-अलग व्यय खातों को बनाए रखना आवश्यक होगा।
संभागीय प्रतिनिधित्व. एक बड़ा व्यवसाय खातों के एक मानक सेट को अपना सकता है और अपनी प्रत्येक सहायक कंपनी के लिए उन्हें दोहरा सकता है। यह व्यक्तिगत उत्पाद लाइनों या सुविधाओं के लिए भी आवश्यक हो सकता है। जब कोई व्यवसाय गतिविधि-आधारित लागत प्रणाली संचालित करता है, तो इस स्तर का बारीक विवरण विशेष रूप से सामान्य होता है।
रिपोर्टों. लेखा प्रणाली में संग्रहीत जानकारी को रिपोर्ट की एक प्रणाली में एकत्रित किया जाना चाहिए जिसका उपयोग या तो वित्तीय परिणाम और व्यवसाय की स्थिति को प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है, या वित्तीय परिणामों की अधिक विशिष्ट रिपोर्ट प्रदान करने के लिए किया जाता है। इनमें से कई रिपोर्ट्स को अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर पैकेज के साथ पहले से पैक किया जाता है, हालांकि किसी व्यवसाय की विशेष जरूरतें हो सकती हैं जो कस्टम-डिज़ाइन की गई रिपोर्ट के लिए कॉल करती हैं।
प्रक्रियाओं. एक लेखा प्रणाली तब तक चालू नहीं होती है जब तक कि प्रक्रियाओं का एक सेट नहीं होता है जो उपयोगकर्ताओं को दिखाता है कि सिस्टम को कैसे संचालित किया जाना है। इन प्रक्रियाओं में से अधिक सामान्य आमतौर पर कुछ विस्तार से प्रलेखित होते हैं और औपचारिक प्रशिक्षण सत्रों के माध्यम से कर्मचारियों को प्रदान किए जाते हैं।
नियंत्रण. यह सुनिश्चित करने के लिए कि एक लेखा प्रणाली इच्छित तरीके से संचालित होती है, कई लेखांकन नियंत्रणों की आवश्यकता होती है। ये नियंत्रण कंपनी के लिए विशिष्ट होंगे, और कंपनी के लेखा परीक्षकों या बाहरी सलाहकार की भागीदारी के लिए कॉल कर सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि स्थापित नियंत्रणों का सेट व्यवसाय के संचालन के लिए उपयुक्त है।
जिन मुद्दों पर अभी ध्यान दिया गया है उनमें से कई इतने मौलिक हैं कि आपको उन्हें शुरू से ही ठीक से प्राप्त करना चाहिए, या बाद में किसी भी बदलाव की आवश्यकता को समायोजित करने के लिए संपूर्ण लेखा प्रणाली को फिर से बनाने का खतरा हो सकता है। विशेष रूप से, दोहरी प्रविष्टि बहीखाता पद्धति और प्रोद्भवन लेखांकन को तुरंत अपनाना सबसे अच्छा है।
