ट्रायल बैलेंस कैसे तैयार करें
वित्तीय विवरण तैयार करने की प्रक्रिया में पहला कदम ट्रायल बैलेंस तैयार करना है। प्रत्येक रिपोर्टिंग अवधि के अंत में एक परीक्षण संतुलन तैयार किया जाता है। यह वित्तीय विवरणों में शामिल करने के लिए लेखांकन जानकारी को एकत्रित करने के लिए किया जाता है। ट्रायल बैलेंस तैयार करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
खाता संख्या, खाता नाम, कुल डेबिट और कुल क्रेडिट के लिए कॉलम हेडर के साथ आठ-स्तंभ वर्कशीट बनाएं। ये स्प्रैडशीट में प्रारंभिक प्रविष्टियों को कवर करते हैं। हम शेष कॉलम शीर्षक बाद में जोड़ेंगे।
प्रत्येक सामान्य खाता बही के लिए, खाते की शेष राशि को संक्षेप में प्रस्तुत करें ताकि एक एकल समाप्ति खाता शेष हो जो या तो डेबिट या क्रेडिट हो।
सामान्य खाता बही में पहले खाते से शुरू होकर, ट्रायल बैलेंस वर्कशीट में खाता संख्या और खाता नाम स्थानांतरित करें। यदि खाते में अंतिम शेष राशि डेबिट है, तो इस राशि को उस खाते के डेबिट कॉलम में दर्ज करें। यदि अंतिम शेषराशि एक क्रेडिट है, तो इस राशि को उस खाते के क्रेडिट कॉलम में दर्ज करें।
डेबिट कॉलम में राशियों को जोड़ें और क्रेडिट कॉलम में राशियों को जोड़ें। योग का मिलान होना चाहिए। यदि नहीं, तो या तो एक खाते की शेष राशि को परीक्षण शेष में स्थानांतरित नहीं किया गया था, या इसे गलत तरीके से आगे बढ़ाया गया था, या सामान्य खाता बही गलत है। आगे बढ़ने से पहले इन मुद्दों को ठीक करें।
कार्यपत्रक के पांचवें और छठे कॉलम में शीर्षक जोड़ें, जो डेबिट को समायोजित करने और क्रेडिट समायोजित करने के लिए हैं। किसी भी समायोजन प्रविष्टि को दर्ज करने के लिए इन स्तंभों का उपयोग करें। ये समायोजन आमतौर पर प्रोद्भवन प्रविष्टियों के लिए या तो स्थगित करने या खर्चों की पहचान में तेजी लाने के लिए होते हैं।
वर्कशीट के सातवें और आठवें कॉलम में शीर्षक जोड़ें, जो अंतिम डेबिट योग और अंतिम क्रेडिट योग के लिए हैं। इस कॉलम में प्रविष्टियाँ मूल डेबिट और क्रेडिट हैं, साथ ही समायोजन प्रविष्टियाँ भी हैं।
अंतिम डेबिट कॉलम में राशियों को जोड़ें और अंतिम क्रेडिट कॉलम में राशियों को जोड़ें। योग का मिलान होना चाहिए। यदि नहीं, तो एक समायोजित खाता शेष सही ढंग से आगे नहीं बढ़ाया गया था। आगे बढ़ने से पहले इन मुद्दों को ठीक करें।
वित्तीय विवरण तैयार करने में ट्रायल बैलेंस अब उपयोग के लिए तैयार है। यह बहुत संभव है कि इस ट्रायल बैलेंस से प्राप्त प्रारंभिक वित्तीय विवरणों में और समायोजन की आवश्यकता होगी, इस स्थिति में समायोजन प्रविष्टि कॉलम में अतिरिक्त परिवर्तन किए जाते हैं, और नए वित्तीय विवरण बनाए जाते हैं।
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में एक परीक्षण संतुलन की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से सामान्य खाता बही में जानकारी से वित्तीय विवरण तैयार करता है; ट्रायल बैलेंस भी तैयार करने के लिए कोई मध्यवर्ती कदम नहीं है।
