पेरोल प्रक्रिया
पेरोल का प्रसंस्करण कई स्थानों पर त्रुटियां उत्पन्न कर सकता है, जिसके लिए विस्तृत प्रक्रिया प्रवाह की आवश्यकता होती है जिसमें कई नियंत्रण भी शामिल होते हैं। इस प्रक्रिया का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जा सकता है कि पेरोल को लगातार दोहराव के आधार पर संभाला जाता है। वास्तविक प्रक्रिया प्रवाह नीचे दिए गए चरणों से कुछ भिन्न हो सकता है, क्योंकि मैनुअल, कम्प्यूटरीकृत, या आउटसोर्स पेरोल प्रसंस्करण समाधानों के उपयोग से संबंधित मतभेद हो सकते हैं। जिम्मेदारियों और बुनियादी नियंत्रणों सहित प्रक्रिया का सबसे संभावित संस्करण इस प्रकार है:
कर्मचारी मास्टर फ़ाइल अपडेट करें. पेरोल क्लर्क कर्मचारी जानकारी में परिवर्तन की सूचना प्राप्त करता है जो पेरोल के प्रसंस्करण को प्रभावित करता है, जैसे कि छूट को रोकना और भुगतान दर में परिवर्तन। इन परिवर्तनों के साथ पेरोल सॉफ़्टवेयर में कर्मचारी मास्टर फ़ाइल को अपडेट करें।
वेतन अवधि निर्धारित करें. सत्यापित करें कि पेरोल मॉड्यूल सही भुगतान अवधि के लिए सेट है।
काम किया गया समय दर्ज करें. पेरोल सिस्टम में प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए नियमित और ओवरटाइम घंटों की राशि दर्ज करें। यदि कंपनी मैन्युअल रूप से पेरोल की गणना करती है, तो इस चरण और अगले चरण की आवश्यकता नहीं है। यदि कंपनी अपनी टाइमकीपिंग जानकारी को इकट्ठा करने के लिए कम्प्यूटरीकृत टाइम क्लॉक का उपयोग करती है, तो जानकारी को सीधे पेरोल सॉफ्टवेयर में पोर्ट किया जा सकता है।
मैन्युअल भुगतान दर्ज करें. किसी भी मैनुअल पेचेक की राशि दर्ज करें जो अभी तक पेरोल सिस्टम में दर्ज नहीं की गई है। ये पिछली अवधियों से वेतन समायोजन, या प्रारंभिक भर्ती या कर्मचारियों की समाप्ति से संबंधित भुगतान हो सकते हैं।
समाप्ति वेतन की गणना करें. किसी भी कर्मचारी को देय राशि की गणना मैन्युअल रूप से करें, जिसने कंपनी छोड़ दी है, जिसमें उनके अप्रयुक्त अवकाश समय और विच्छेद वेतन शामिल हैं। इसमें आमतौर पर केवल वे कर्मचारी शामिल होते हैं जिन्होंने स्वेच्छा से कंपनी छोड़ दी है, क्योंकि जबरन समाप्ति के लिए निकट-तत्काल भुगतान की आवश्यकता होती है जो आमतौर पर सामान्य पेरोल प्रसंस्करण अवधि से बाहर होते हैं।
कटौतियों में बदलाव. कर्मचारी वेतन से मानक कटौतियों में कोई भी परिवर्तन दर्ज करें, जैसे कि चिकित्सा बीमा, सजावट और धर्मार्थ योगदान के लिए।
वेतन की गणना करें. सॉफ़्टवेयर प्रक्रिया अवधि के लिए सभी भुगतान गणना करें। यदि कंपनी मैन्युअल रूप से वेतन की गणना करती है, तो कर रोक की उचित राशि निर्धारित करने के लिए संघीय और राज्य सरकारों द्वारा प्रदान की गई कर तालिकाओं का उपयोग करें।
समीक्षा रिपोर्ट. यदि पेरोल की गणना या तो आउटसोर्स की जाती है या पेरोल सॉफ्टवेयर का उपयोग किया जाता है, तो निम्नलिखित रिपोर्ट प्रिंट करें और त्रुटियों के लिए अंतर्निहित लेनदेन की समीक्षा करें। इन मुद्दों को ठीक किए जाने तक फिर से पेरोल की प्रक्रिया करें।
नकारात्मक कटौती रिपोर्ट (डेटा प्रविष्टि त्रुटि या धोखाधड़ी का संकेत दे सकती है)
नकारात्मक कर रिपोर्ट (डेटा प्रविष्टि त्रुटि या धोखाधड़ी का संकेत दे सकती है)
प्रारंभिक पेरोल रजिस्टर (त्रुटियों का पता लगाने के लिए उपयोग किया जाने वाला प्रमुख दस्तावेज)
भुगतान की गई मजदूरी की क्रमबद्ध सूची (संभावित रूप से गलत काम किए गए घंटों या मजदूरी दरों को खोजने के लिए अत्यधिक उच्च या निम्न मजदूरी राशियों पर ध्यान दें)
विभाग द्वारा पेरोल व्यय की प्रवृत्ति रेखा (गलत विभाग से मजदूरी वसूलने का संकेत दे सकती है)
भुगतान जारी करें. एक बार रिपोर्ट के विश्लेषण से कोई और त्रुटि नहीं होने का संकेत मिलता है, कर्मचारियों को भुगतान की प्रक्रिया करें।
समस्या प्रबंधन रिपोर्ट (वैकल्पिक). प्रबंधन को पेरोल रिपोर्ट जारी करें जो अभी-अभी पूर्ण हुए पेरोल से संबंधित हैं। ऐसी रिपोर्टों के उदाहरण कर्मचारी द्वारा ओवरटाइम की एक प्रवृत्ति रेखा और विभाग द्वारा मुआवजे के खर्च की एक प्रवृत्ति रेखा है।
बैकअप डेटा. एक बार पेरोल पूरा हो जाने के बाद, उससे संबंधित डेटा का बैकअप लें। यदि पेरोल प्रसंस्करण आउटसोर्स किया जाता है, तो इसे आपूर्तिकर्ता द्वारा नियंत्रित किया जाता है। यदि इन-हाउस सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया जा रहा है, तो डेटा संग्रहीत करें। यदि मैनुअल सिस्टम का उपयोग किया जाता है, तो पेरोल रजिस्टर को लॉक स्टोरेज में रखें।
अवधि को लॉक करें. अनधिकृत परिवर्तनों को रोकने के लिए, अभी-अभी पूरी हुई अवधि के लिए पेरोल मॉड्यूल में भुगतान अवधि को लॉक करें। यह अनिवार्य रूप से चरण 2 जैसा ही है; वेतन अवधि को लॉक करके, हम अगली वेतन अवधि के लिए आगे बढ़ रहे हैं।
जमा कर. पेरोल टैक्स जमा करें और सरकार को उनके प्रसारण की पुष्टि करें। यदि कंपनी ने अपने पेरोल प्रसंस्करण को आउटसोर्स किया है, तो यह कदम आपूर्तिकर्ता द्वारा नियंत्रित किया जाता है।
स्टोर टाइमकार्ड. पेरोल विभाग के पास टाइम कार्ड फाइल करें। यह बहुत संभव है कि कर्मचारी अपने वेतन पर सवाल उठाएंगे, ऐसे में हाल के समय के कार्ड समीक्षा के लिए आसानी से उपलब्ध होने चाहिए। एक या दो महीने के बाद, टाइम कार्ड को लंबी अवधि के भंडारण में स्थानांतरित किया जा सकता है।
त्रुटियों की जांच करें. यदि पेरोल प्रसंस्करण समस्याएं हैं, तो आश्वस्त रहें कि कर्मचारी उन्हें ढूंढ लेंगे! सामने आई सभी लेन-देन त्रुटियों की जांच करें, और उनकी निरंतर घटना को कम करने के लिए परिवर्तन आरंभ करें। इसमें प्रक्रियाओं में परिवर्तन या नए नियंत्रणों को लागू करना शामिल हो सकता है।
