नकद प्राप्ति प्रक्रिया
नकद प्राप्त करने की प्रक्रिया अत्यधिक विनियमित है, क्योंकि चेक को संसाधित करने का कार्य नियंत्रणों से भरा हुआ है। उन्हें यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि चेक सही ढंग से दर्ज किए गए हैं, तुरंत जमा किए गए हैं, और प्रक्रिया में कहीं भी चोरी या बदले नहीं गए हैं। चेक रसीदों के प्रसंस्करण की प्रक्रिया नीचे दी गई है:
रिकॉर्ड चेक और नकद. जब दैनिक डाक वितरण आता है, तो सभी प्राप्त चेक और नकद मेलरूम चेक रसीद सूची में दर्ज करें। प्राप्त प्रत्येक चेक के लिए, भुगतान करने वाले पक्ष का नाम, चेक संख्या और भुगतान की गई राशि का उल्लेख करें। यदि रसीद नकद में थी, तो भुगतान करने वाले पक्ष का नाम बताएं, "नकद?" बॉक्स, और भुगतान की गई राशि। एक बार सभी पंक्ति वस्तुएँ पूरी हो जाने के बाद, प्रपत्र के निचले भाग में "कुल प्राप्तियाँ" फ़ील्ड में कुल योग दर्ज करें। फॉर्म पर हस्ताक्षर करें और उस तारीख का उल्लेख करें जिस दिन चेक और नकद प्राप्त हुए थे। साथ ही, प्राप्त प्रत्येक चेक पर "केवल जमा के लिए" और कंपनी के बैंक खाता संख्या की मुहर; इससे किसी के लिए चेक निकालना और किसी अन्य बैंक खाते में जमा करना अधिक कठिन हो जाता है।
आगे भुगतान. एक सुरक्षित इंटरऑफिस मेल पाउच में सभी चेक, नकद और मेलरूम चेक रसीद सूची की एक प्रति डालें। क्या इसे लेखा विभाग में खजांची को सौंप दिया गया है। कैशियर पाउच में सभी वस्तुओं को मेलरूम चेक रसीद सूची से मिलाता है, सूची की एक प्रति पर हस्ताक्षर करता है, और प्रतिलिपि को इंटरऑफिस मेल द्वारा मेलरूम में वापस कर देता है। मेलरूम स्टाफ तब तिथि के अनुसार आद्याक्षर प्रति फाइल करता है।
चालान पर नकद लागू करें. अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर तक पहुंचें, संबंधित ग्राहक के लिए अवैतनिक चालानों को कॉल करें, और ग्राहक से प्रत्येक भुगतान के साथ प्रेषण सलाह पर इंगित चालान पर नकद लागू करें। यदि कोई संकेत नहीं है कि किस चालान को जमा किया जाना है, तो भुगतान को या तो एक अलग सस्पेंस खाते में दर्ज करें, या लागू न होने पर उस ग्राहक के खाते में दर्ज करें जिससे वह आया था। बाद की स्थिति में, चेक की एक फोटोकॉपी बनाएं और इसे बाद की तारीख में आवेदन के लिए अपने पास रख लें, ताकि चेक अभी भी वर्तमान तिथि पर जमा किया जा सके।
अन्य नकद रिकॉर्ड करें (वैकल्पिक). कुछ नकद या चेक कभी-कभी आएंगे जो प्राप्य अवैतनिक खातों से संबंधित नहीं हैं। उदाहरण के लिए, ग्राहक द्वारा पूर्व भुगतान या जमा राशि की वापसी हो सकती है। इन मामलों में, भुगतान के कारण के उचित दस्तावेज के साथ, लेखा प्रणाली में रसीद दर्ज करें।
जमा नकद. जमा पर्ची पर सभी चेक और नकद रिकॉर्ड करें। जमा पर्ची पर कुल की तुलना मेलरूम चेक रसीद सूची में बताई गई राशि से करें, और किसी भी अंतर का समाधान करें। फिर चेक और नकदी को एक बंद थैली में स्टोर करें और बैंक में ले जाएं।
बैंक रसीद से मिलान करें. चेक और नकद प्राप्त होने पर, बैंक इसकी रसीद जारी करता है। खजांची के अलावा किसी अन्य व्यक्ति को इस रसीद की तुलना जमा पर्ची की राशि से करनी चाहिए और किसी भी अंतर का समाधान करना चाहिए। रसीद को जमा पर्ची की एक प्रति के साथ स्टेपल करना और दस्तावेजों को जमा करना उपयोगी हो सकता है, इस बात के प्रमाण के रूप में कि मिलान चरण पूरा हो गया था।
