क्षुद्र नकद प्रणाली
एक पेटीएम कैश सिस्टम नीतियों, प्रक्रियाओं, नियंत्रणों और रूपों का एक सेट है जो एक कंपनी विभिन्न विविध जरूरतों, जैसे कार्यालय की आपूर्ति और सेवाओं के लिए नकदी निकालने के लिए उपयोग करती है। पेटीएम कैश सिस्टम स्थापित करने की मूल प्रक्रिया है:
स्थान. उन स्थानों पर निर्णय लें जहां पेटीएम कैश फंड स्थापित किए जाएंगे। पूरी कंपनी के लिए एक ही हो सकता है, या शायद प्रति भवन या विभाग के लिए एक।
अनुदान. प्रत्येक स्थान पर पेटीएम कैश फंड के आकार पर निर्णय लें। यह आमतौर पर $ 100 से $ 500 की सीमा में होता है। छोटी-छोटी नकदी की चोरी के उच्च जोखिम को देखते हुए, आम तौर पर यह बेहतर होता है कि अत्यधिक बड़े छोटे नकद कोष न बनाएं, भले ही छोटे कोषों को अधिक बार भरा जाना चाहिए।
संरक्षक. छोटे नकद संरक्षक नियुक्त करें। ये आमतौर पर प्रशासनिक कर्मचारी होते हैं जो दिन के अधिकांश समय साइट पर रहते हैं, और जिनके पास उच्च स्तर की सटीकता के साथ रिकॉर्ड की आवश्यक मात्रा को बनाए रखने के लिए पर्याप्त लिपिकीय कौशल होता है।
बक्से. पेटीएम कैश वाउचर की आपूर्ति सहित लॉक किए गए पेटीएम कैश बॉक्स या लॉक डेस्क ड्रॉअर सेट करें। एक अलार्म बनाना आवश्यक हो सकता है जो एक बॉक्स या दराज के अनुचित तरीके से उपयोग किए जाने पर ध्वनि करेगा।
वाउचर. कार्यालय आपूर्ति स्टोर से छोटे नकद वाउचर का एक सेट खरीदें। कस्टम फॉर्म बनाने की कोई आवश्यकता नहीं है।
फंड पेटीएम कैश बॉक्स. प्रत्येक पेटीएम कैश बॉक्स में नकद की निर्दिष्ट राशि को शिफ्ट करें, और सामान्य लेज़र में ट्रांसफर को एक अलग पेटीएम कैश अकाउंट में कैश के मूवमेंट के रूप में रिकॉर्ड करें।
प्रशिक्षण. पेटीएम कैश कस्टोडियन को प्रशिक्षित करें कि कैसे पेटीएम कैश के अनुरोधों का मूल्यांकन करें, नकद भुगतान के बदले वाउचर कैसे भरें, और कैश का स्तर कम होने पर प्रतिस्थापन नकदी का अनुरोध कब करें।
सुलह. एक ऐसी प्रक्रिया लागू करें जिससे एक लेखा व्यक्ति समय-समय पर प्रत्येक छोटे कैश बॉक्स में नकद और प्राप्तियों की राशि की जांच करता है कि क्या कुल बॉक्स के लिए स्थापित धन की मूल राशि से मेल खाता है, और किसी भी भिन्नता को समेटने के लिए।
पुनःपूर्ति और रिकॉर्डिंग. एक ऐसी प्रक्रिया लागू करें जिससे कैशियर प्रत्येक पेटीएम कैश बॉक्स में नकद राशि की भरपाई करे, जैसा कि पेटीएम कैश कस्टोडियन द्वारा अनुरोध किया गया है। इसमें सामान्य खाता बही में सभी व्ययों को सारांशित और रिकॉर्ड करना भी शामिल है।
पेटीएम कैश सिस्टम में उन जोखिमों को कम करने के लिए पर्याप्त संख्या में नियंत्रण शामिल होना चाहिए जो छोटी नकदी चोरी हो जाएंगे, या यह अनुचित प्रतिपूर्ति अनुरोधों के लिए प्रदान किया जाएगा, या कि छोटे नकद व्यय अनुचित तरीके से दर्ज किए गए हैं। आपको समय-समय पर उत्पन्न होने वाली नियंत्रण समस्याओं की समीक्षा करनी चाहिए, यह देखने के लिए कि क्या हानि के जोखिम को कम करने के लिए नियंत्रण प्रणाली को समायोजित किया जाना चाहिए।
कई कंपनियों में पेटीएम कैश सिस्टम को खरीद कार्ड से बदल दिया गया है, जो व्यवसाय द्वारा नियंत्रित क्रेडिट कार्ड हैं। प्रोक्योरमेंट कार्ड में कंपनी परिसर से आसानी से सुलभ नकदी निकालने का एकमात्र लाभ होता है। एक अन्य विकल्प यह है कि कर्मचारी अपने स्वयं के धन से आइटम खरीदें और फिर कर्मचारियों को व्यय रिपोर्ट के साथ प्रतिपूर्ति करें। यदि बाद वाले विकल्प का उपयोग किया जाता है, तो कर्मचारियों को बार-बार व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत करने के लिए प्रोत्साहित करें, ताकि वे लंबे समय तक कंपनी के व्यय का वित्तपोषण न कर सकें। इसका यह भी अर्थ है कि प्रस्तुत व्यय रिपोर्ट को यथाशीघ्र संसाधित किया जाना चाहिए।
