भूत कार्ड
कंपनी प्रोक्योरमेंट कार्ड के साथ समस्या
कई संगठन अपने कर्मचारियों को व्यवसाय की ओर से सामान और सेवाएं खरीदने के लिए व्यक्तिगत क्रेडिट कार्ड का उपयोग करने की अनुमति देते हैं, जिसके लिए उन्हें प्रतिपूर्ति की जाती है। यह दृष्टिकोण कर्मचारियों के लिए एक जोखिम प्रस्तुत करता है, क्योंकि कंपनी उन्हें प्रतिपूर्ति नहीं करना चुन सकती है, या नकदी की कमी से प्रतिपूर्ति में देरी हो सकती है। इस समस्या से बचने वाला एक उच्च स्तर का परिष्कार कुछ कर्मचारियों को कंपनी खरीद कार्ड जारी करना है, जो उन्हें कुछ प्रकार की खरीदारी करने की अनुमति देता है जो कंपनी सीधे भुगतान करेगी।
यदि इन क्रय विधियों में से किसी एक की अनुमति दी जाती है, तो कर्मचारी किसी से भी बहुत कुछ खरीद सकते हैं, जो पसंदीदा आपूर्तिकर्ताओं की एक छोटी सूची से निपटने के लिए कंपनी के क्रय नियमों को दरकिनार कर सकता है। इसके अलावा, खरीद कार्ड आम तौर पर केवल व्यक्तियों के एक छोटे समूह को वितरित किए जाते हैं, बाकी सभी को कंपनी द्वारा प्रतिपूर्ति के अलावा छोटी वस्तुओं के लिए एक विश्वसनीय खरीद पद्धति के बिना छोड़ दिया जाता है।
भूत कार्ड
एक तीसरा क्रय विकल्प जो पहले दो विकल्पों द्वारा प्रस्तुत समस्याओं को दूर करता है वह है घोस्ट कार्ड। एक घोस्ट कार्ड केवल एक क्रेडिट कार्ड नंबर होता है जो प्रत्येक कंपनी विभाग के लिए विशिष्ट होता है, उस विभाग में किसी के द्वारा उपयोग के लिए। इनमें से प्रत्येक कार्ड पर की गई खरीदारी का शुल्क उस विभाग को वापस कर दिया जाता है, जिसे कार्ड जारी किया गया था।
घोस्ट कार्ड अवधारणा विशिष्ट विभागों को खरीदी गई वस्तुओं की लागत निर्दिष्ट करना आसान बनाती है, जबकि अधिक कर्मचारियों को इस क्रय विकल्प तक पहुंच प्रदान करती है। यह दृष्टिकोण उस दर को भी गति देता है जिस पर कंपनी को कर्मचारी खरीद से अवगत कराया जाता है; प्रतिपूर्ति के लिए जमा किए गए खर्च कभी-कभी महीनों के लिए देय खातों में अग्रेषित नहीं किए जाते हैं।
चयनित आपूर्तिकर्ताओं को घोस्ट कार्ड भी जारी किया जा सकता है। ये आपूर्तिकर्ता केवल उनके माध्यम से की गई प्रत्येक कंपनी की खरीद के कार्ड नंबर को चार्ज करते हैं, जिससे कागजी कार्रवाई कम हो जाती है जो आम तौर पर प्रत्येक व्यक्तिगत खरीद से जुड़ी होती है।
अंत में, घोस्ट कार्ड के प्रदाता को कॉर्पोरेट खातों की देय प्रणाली में सीधे की गई खरीद पर डेटा पोर्ट करने में सक्षम होना चाहिए, ताकि देय कर्मचारियों द्वारा कोई डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता न हो।
घोस्ट कार्ड का एक नकारात्मक पहलू यह है कि पूर्व कर्मचारी अभी भी इसका उपयोग करने का प्रयास कर सकते हैं; यह मामला नहीं होगा यदि उन्हें एक विशिष्ट खरीद कार्ड जारी किया गया था, क्योंकि वह कार्ड सेवानिवृत्त हो जाएगा और कंपनी छोड़ने पर इसकी संख्या निष्क्रिय हो जाएगी।
