कर्तव्यों का विभाजन

कर्तव्यों के पृथक्करण की अवधारणा एक व्यक्ति को संपत्ति के अधिग्रहण, उनकी हिरासत और संबंधित रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदारी सौंपने पर रोक लगाती है। उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति एक संपत्ति खरीदने का आदेश दे सकता है, लेकिन एक अलग व्यक्ति को लेनदेन को लेखांकन रिकॉर्ड में दर्ज करना होगा। कर्तव्यों को अलग करके, धोखाधड़ी करना बहुत अधिक कठिन है, क्योंकि ऐसा करने के लिए कम से कम दो लोगों को एक साथ काम करना चाहिए - जो कि एक व्यक्ति द्वारा लेखांकन लेनदेन के सभी पहलुओं के लिए जिम्मेदार होने की तुलना में बहुत कम है।

कर्तव्यों के पृथक्करण के उदाहरण हैं:

  • नकद. एक व्यक्ति चेक वाले लिफाफे खोलता है, और दूसरा व्यक्ति लेखा प्रणाली में चेक रिकॉर्ड करता है। इससे जोखिम कम हो जाता है कि कंपनी से चेक हटा दिए जाएंगे और किसी व्यक्ति के अपने चेकिंग खाते में जमा कर दिए जाएंगे।

  • प्राप्य खाते. एक व्यक्ति ग्राहकों से प्राप्त नकदी को रिकॉर्ड करता है, और दूसरा व्यक्ति ग्राहकों को क्रेडिट मेमो बनाता है। यह जोखिम को कम करता है कि एक कर्मचारी किसी ग्राहक से आने वाले भुगतान को हटा देगा और चोरी को उस ग्राहक के खाते में मिलान क्रेडिट के साथ कवर करेगा।

  • इन्वेंटरी. एक व्यक्ति आपूर्तिकर्ताओं से माल मंगवाता है, और दूसरा व्यक्ति लेखा प्रणाली में प्राप्त माल में लॉग इन करता है। यह खरीददार को आने वाले माल को अपने उपयोग के लिए मोड़ने से रोकता है।

  • पेरोल. एक व्यक्ति पेरोल के लिए सकल वेतन और शुद्ध वेतन की जानकारी संकलित करता है, और दूसरा व्यक्ति गणना की पुष्टि करता है। यह पेरोल क्लर्क को कुछ कर्मचारियों के मुआवजे को कृत्रिम रूप से बढ़ाने, या नकली कर्मचारियों को बनाने और भुगतान करने से रोकता है।

कर्तव्यों के पृथक्करण के साथ एक समस्या यह है कि लेन-देन के सभी पहलुओं के लिए एक व्यक्ति के जिम्मेदार होने की तुलना में यह बहुत कम कुशल और अधिक समय लेने वाला है। इस प्रकार, आपको कुछ क्षेत्रों में कर्तव्यों के पृथक्करण को लागू करने का निर्णय लेते समय नियंत्रण के स्तर को बढ़ाने और दक्षता की मात्रा को कम करने के बीच ट्रेडऑफ़ की जांच करनी चाहिए। यह बहुत संभव है कि नियंत्रण में सुधार दक्षता के निम्न स्तर को ऑफसेट करने के लिए पर्याप्त नहीं है।

कर्तव्यों के पृथक्करण के बारे में एक गलत धारणा यह है कि यह लेखांकन त्रुटियों की मात्रा को कम करता है। यह केवल तभी होता है जब डुप्लिकेट डेटा प्रविष्टि होती है, या यदि एक से अधिक लोग एक-दूसरे के काम को सत्यापित करते हैं। यह कर्तव्यों की अवधारणा को अलग करने का लक्ष्य नहीं है, जिसका लक्ष्य एक व्यक्ति को कुछ कार्य और दूसरे व्यक्ति को अन्य कार्य देना है - अवधारणा कार्यों के दोहराव के लिए डिज़ाइन नहीं की गई है, इसलिए लेखांकन त्रुटियों को कम करने की संभावना नहीं है .

समान शर्तें

कर्तव्यों के पृथक्करण को कर्तव्यों के पृथक्करण के रूप में भी जाना जाता है।