अकाउंट नंबरिंग का चार्ट
खातों की संख्या के चार्ट में उपयोग किए जाने वाले खातों की संरचना की स्थापना, साथ ही विभिन्न सामान्य खाता बही खातों के लिए विशिष्ट कोड निर्दिष्ट करना शामिल है। उपयोग की जाने वाली नंबरिंग प्रणाली वित्तीय जानकारी को संग्रहीत और हेरफेर करने के तरीकों के लिए महत्वपूर्ण है। खातों के चार्ट के लिए निर्धारित करने के लिए पहले प्रकार की संख्या में उनकी संरचना शामिल होती है। यह एक खाता संख्या का लेआउट है, और इसमें निम्नलिखित घटक शामिल हैं:
डिवीजन कोड - यह आम तौर पर दो अंकों का कोड होता है जो एक बहु-विभाजन कंपनी के भीतर एक विशिष्ट कंपनी डिवीजन की पहचान करता है। इसका उपयोग एकल-इकाई कंपनी द्वारा नहीं किया जाता है। यदि 99 से अधिक सहायक कंपनियां हैं तो कोड को तीन अंकों तक बढ़ाया जा सकता है।
विभाग कोड - यह आमतौर पर दो अंकों का कोड होता है जो किसी कंपनी के भीतर एक विशिष्ट विभाग की पहचान करता है, जैसे लेखा, इंजीनियरिंग, या उत्पादन विभाग।
खाता कोड - यह आमतौर पर तीन अंकों का कोड होता है जो खाते का ही वर्णन करता है, जैसे अचल संपत्ति, राजस्व, या आपूर्ति व्यय।
उदाहरण के लिए, प्रत्येक कंपनी में कई विभागों वाली एक बहु-विभागीय कंपनी शायद इस तरह से खातों की संख्या के चार्ट का उपयोग करेगी: xx-xx-xxx
एक अन्य उदाहरण के रूप में, कई विभागों वाली एकल-डिवीजन कंपनी पहले दो अंकों के साथ छूट दे सकती है, और इसके बजाय निम्नलिखित क्रमांकन योजना का उपयोग करती है: xx-xxx
अंतिम उदाहरण के रूप में, बिना किसी विभाग वाला एक छोटा व्यवसाय अपने खातों को सौंपे गए तीन अंकों के कोड का उपयोग कर सकता है, जो है: xxx
एक बार कोडिंग संरचना सेट हो जाने के बाद, खातों की संख्या हो सकती है। यह तीन अंकों की कोडिंग है जिसका उल्लेख पहले किया गया था। एक कंपनी किसी भी नंबरिंग सिस्टम का उपयोग कर सकती है जो वह चाहती है; कोई अनिवार्य दृष्टिकोण नहीं है। हालाँकि, एक सामान्य कोडिंग योजना इस प्रकार है:
संपत्ति - खाता कोड 100-199
देयताएं - 200-299
इक्विटी खाते - 300-399
राजस्व - 400-499
व्यय - 500-599
नंबरिंग की पूर्ववर्ती रूपरेखा के एक पूर्ण उदाहरण के रूप में, एक मूल कंपनी अपनी सहायक कंपनियों में से एक को "03" डिज़ाइनर, इंजीनियरिंग विभाग को "07" डिज़ाइनर और यात्रा और मनोरंजन व्यय के लिए "550" असाइन करती है। यह खाता संख्या के निम्नलिखित चार्ट में परिणत होता है:
03-07-550
