परीक्षण संतुलन त्रुटियां
ट्रायल बैलेंस प्रत्येक खाते में कुल डेबिट या क्रेडिट की सूची का सारांश-स्तर है। आप आमतौर पर दो कारणों से प्रारंभिक, या असमायोजित, परीक्षण संतुलन का उपयोग करते हैं:
यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी डेबिट का कुल योग सभी क्रेडिट के बराबर है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि सभी अंतर्निहित लेनदेन संतुलन में हैं।
प्रविष्टियों को समायोजित करने के लिए शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग करने के लिए जो परीक्षण संतुलन में जानकारी को लेखांकन ढांचे के अनुपालन में लाएगा, जैसे आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांत या अंतर्राष्ट्रीय वित्तीय रिपोर्टिंग मानक।
इस असमायोजित परीक्षण संतुलन में कई त्रुटियां हो सकती हैं, जिनमें से केवल कुछ ही परीक्षण शेष रिपोर्ट प्रारूप में आसानी से पहचानी जा सकती हैं। यहां अधिक सामान्य त्रुटियां हैं, उन्हें खोजने के तरीके के सुझावों के साथ:
दो बार की गई प्रविष्टियां. यदि एक प्रविष्टि दो बार की जाती है, तो परीक्षण संतुलन अभी भी संतुलन में रहेगा, इसलिए इसे खोजने के लिए यह एक अच्छा दस्तावेज नहीं है। इसके बजाय, चल रहे लेन-देन के लिए, आपको समस्या के स्वयं हल होने तक प्रतीक्षा करनी पड़ सकती है। उदाहरण के लिए, एक ग्राहक को एक डुप्लिकेट चालान ग्राहक द्वारा अस्वीकार कर दिया जाएगा, जबकि एक आपूर्तिकर्ता से एक डुप्लिकेट चालान (उम्मीद है) चालान अनुमोदन प्रक्रिया के दौरान देखा जाएगा।
प्रविष्टियां बिल्कुल नहीं की गईं. ट्रायल बैलेंस पर खोजना असंभव है, क्योंकि यह वहां नहीं है (!)। आपका सबसे अच्छा दांव मानक प्रविष्टियों की एक चेकलिस्ट बनाए रखना है, और यह सत्यापित करना है कि वे सभी बनाई गई हैं।
गलत खाते में प्रविष्टियां. यह ट्रायल बैलेंस पर एक त्वरित नज़र के साथ स्पष्ट हो सकता है, क्योंकि जिस खाते में पहले कोई बैलेंस नहीं था, अब एक है। अन्यथा, सुधार का सबसे अच्छा तरीका निवारक है - सभी आवर्ती प्रविष्टियों के लिए मानक जर्नल प्रविष्टि टेम्पलेट का उपयोग करें।
उलटी प्रविष्टियाँ. डेबिट के लिए एक प्रविष्टि गलती से क्रेडिट के रूप में दर्ज की जा सकती है, और इसके विपरीत। यह समस्या ट्रायल बैलेंस पर दिखाई दे सकती है, खासकर अगर एंट्री इतनी बड़ी हो कि एंडिंग बैलेंस के साइन को उसके सामान्य साइन के विपरीत में बदल सके।
स्थानांतरित संख्या. हो सकता है कि किसी संख्या के अंक बदल दिए गए हों। यह खोजना आसान है, क्योंकि अंतर्निहित प्रविष्टि असंतुलित है, और इसलिए लेखांकन सॉफ़्टवेयर द्वारा इसे स्वीकार नहीं किया जाना चाहिए था। यदि एक मैनुअल सिस्टम का उपयोग किया जा रहा है, तो जर्नल प्रविष्टि के योग की तुलना ट्रायल बैलेंस के योग से की जानी चाहिए। यह मुद्दा निम्नलिखित से संबंधित है।
असंतुलित प्रविष्टियाँ. यह अंतिम सूचीबद्ध है, क्योंकि कम्प्यूटरीकृत वातावरण में यह असंभव है, जहां प्रविष्टियां संतुलित होनी चाहिए या सिस्टम उन्हें स्वीकार नहीं करेगा। यदि आप एक मैनुअल सिस्टम का उपयोग कर रहे हैं, तो समस्या ट्रायल बैलेंस के कॉलम योग में स्पष्ट होगी। हालाँकि, सटीक प्रविष्टि का पता लगाना बहुत अधिक कठिन है, और प्रत्येक प्रविष्टि की विस्तृत समीक्षा की आवश्यकता होगी, या प्रत्येक सहायक लेज़र में कम से कम कुल योग जो सामान्य लेज़र में रोल करता है।
जब भी आप किसी त्रुटि को ठीक करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप एक स्पष्ट लेबल वाली जर्नल प्रविष्टि का उपयोग सहायक दस्तावेज़ीकरण के साथ करें, ताकि बाद में कोई अन्य व्यक्ति आपके काम का पता लगा सके।
