बिलिंग प्रक्रिया
निम्नलिखित बिलिंग प्रक्रिया बिलिंग प्रक्रिया में तीन कार्यों को संबोधित करती है, जिसमें चालान बनाने, चालान बनाने और ग्राहकों को जारी करने के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र करना शामिल है।
बिलिंग जानकारी की समीक्षा करें (बिलिंग क्लर्क)
- कंप्यूटर सिस्टम में दैनिक शिपिंग लॉग एक्सेस करें।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह बिलिंग के लिए तैयार है, प्रत्येक शिपमेंट के विवरण को स्कैन करें। यदि ऐसा है, तो रिकॉर्ड को बिल योग्य लेनदेन के रूप में चिह्नित करें।
- बिलिंग मॉड्यूल तक पहुंचें और मुद्रित होने वाले प्रत्येक संभावित चालान के लिए पूर्वावलोकन स्क्रीन पर कॉल करें।
- सत्यापित करें कि सभी कीमतों को ऑर्डर एंट्री स्टाफ द्वारा अनुमोदित किया गया है। यदि नहीं, तो सूचीबद्ध कीमतों को आधिकारिक कॉर्पोरेट मूल्य सूची से मिलाएं, और इस सूची से किसी भी भिन्नता के लिए अनुमोदन प्राप्त करें।
- एक भाड़ा शुल्क जोड़ें, जब तक कि ऑर्डर को प्रीपेड होने या ग्राहक द्वारा उठाए जाने के रूप में चिह्नित नहीं किया जाता है।
- सत्यापित करें कि ग्राहक के बिक्री कर के लिए कोड सही है, और यदि आवश्यक हो तो इसे समायोजित करें।
प्रिंट चालान बैच (बिलिंग क्लर्क)
- सभी फ़्लैग किए गए इनवॉइस को प्रिंट करने के लिए बिलिंग सॉफ़्टवेयर में विकल्प चुनें।
- कंपनी के आधिकारिक बिलिंग चालान फॉर्म को प्रिंटर में रखें।
- यह सुनिश्चित करने के लिए एक परीक्षण प्रिंट चलाएँ कि बिलिंग प्रपत्र प्रिंटर में ठीक से स्थित हैं।
- पूरे इनवॉइस बैच को प्रिंट करें और सत्यापित करें कि उन्होंने सही तरीके से प्रिंट किया है।
चालान तैयार करें और भेजें (बिलिंग क्लर्क)
- यदि चालान कई प्रतियों में हैं, तो प्रतियों को फोड़ें और निर्दिष्ट प्रतियों को बनाए रखें।
- ग्राहकों के लिए निर्दिष्ट इनवॉइस संस्करण को लिफाफे में भरें।
- बिलिंग लिफाफों पर "पता सुधार का अनुरोध किया गया" स्टाम्प।
- मेल करने के लिए बिलिंग लिफाफों को मेल रूम में डिलीवर करें।
फ़ाइल चालान प्रतियां (बिलिंग क्लर्क)
- इनवॉइस नंबर या ग्राहक के नाम से जरूरत के मुताबिक इनवॉइस कॉपी को फाइल करें।
