इन्वेंटरी नियंत्रण
इन्वेंट्री में एक कंपनी का निवेश आमतौर पर एक बड़ा होता है, और इसमें कई व्यापारिक वस्तुएं शामिल हो सकती हैं जिन्हें आसानी से चुराया जा सकता है और फिर से बेचा जा सकता है। यदि इन्वेंट्री में ज्यादातर कच्चा माल होता है, तो इसका ट्रैक रखना यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि इसका उपयोग करने वाली उत्पादन प्रक्रियाओं में सामग्री की कमी न हो। इसका मतलब है कि आपको या तो चोरी को रोकने के लिए या यह सुनिश्चित करने के लिए कि निर्माण कार्यों में इनपुट की कमी नहीं है, आपको नियंत्रणों की एक सरणी को लागू करने की आवश्यकता है। आपके इन्वेंट्री निवेश पर विचार करने के लिए हम नीचे कई प्रमुख नियंत्रणों का वर्णन करेंगे। आपकी इन्वेंट्री के लिए मुख्य आंतरिक नियंत्रण हैं:
गोदाम को बाड़ और ताला लगाओ. सबसे महत्वपूर्ण इन्वेंट्री नियंत्रण केवल गोदाम को बंद कर रहा है। इसका मतलब है कि आप इन्वेंट्री के चारों ओर एक बाड़ का निर्माण करते हैं, गेट को लॉक करते हैं, और केवल अधिकृत कर्मियों को ही गोदाम में जाने की अनुमति देते हैं।
इन्वेंट्री व्यवस्थित करें. वेयरहाउस में इन्वेंट्री को व्यवस्थित करने के लिए यह एक नियंत्रण की तरह नहीं लग सकता है, लेकिन अगर आपको यह नहीं मिल रहा है, तो आप इसे नियंत्रित नहीं कर सकते। इस प्रकार, इन्वेंट्री आंतरिक नियंत्रण के लिए एक मौलिक आधार सभी स्थानों को नंबर देना, प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम की पहचान करना और इन वस्तुओं को स्थान के आधार पर ट्रैक करना है।
आने वाली सभी इन्वेंट्री की गणना करें. केवल आपूर्तिकर्ता के शब्द को न लें कि डिलीवरी पर बताई गई मात्रा सही है। प्राप्त के रूप में इसे रिकॉर्ड करने से पहले इन्वेंट्री की गणना करें। यह त्रुटियों को इन्वेंट्री रिकॉर्ड में पेश होने से रोकता है।
आने वाली इन्वेंट्री का निरीक्षण करें. सत्यापित करें कि आने वाली सभी वस्तु-सूची सही प्रकार की है और क्षतिग्रस्त नहीं है। निरीक्षण में विफल होने वाली सभी वस्तुओं को एक बार में वापस कर दिया जाना चाहिए, और देय खातों के कर्मचारियों ने सूचित किया कि लौटाई गई वस्तुओं का भुगतान नहीं किया जाना चाहिए।
सभी इन्वेंट्री को टैग करें. वेयरहाउस में इन्वेंट्री के प्रत्येक स्क्रैप को एक टैग के साथ पहचाना जाना चाहिए, जो भाग संख्या, विवरण, माप की इकाई और मात्रा बताता है। अन्यथा, इन्वेंट्री आइटम गलत पहचान के लिए बाध्य हैं।
ग्राहक के स्वामित्व वाली इन्वेंट्री को अलग करें Se. यदि साइट पर इन्वेंट्री है जो ग्राहकों के पास है, तो वेयरहाउस के कर्मचारी इसकी गणना करेंगे जैसे कि यह कंपनी के स्वामित्व में है, इसलिए इन वस्तुओं को ग्राहक-स्वामित्व के रूप में लेबल करने के लिए एक प्रक्रिया है जब वे आते हैं, और उन्हें एक में अलग करते हैं। गोदाम का अलग हिस्सा।
इन्वेंट्री पिकिंग के लिए रिकॉर्ड रखने का मानकीकरण करें. जब किसी वस्तु को गोदाम में शेल्फ से उठाया जाता है, या तो उत्पादन क्षेत्र में या ग्राहकों को बिक्री के लिए उपयोग के लिए, गोदाम से बाहर निकलते ही पिक रिकॉर्ड करने के लिए एक मानक प्रक्रिया होती है (जो गोदाम की बाड़ होने पर आसान होता है) , और इन्वेंट्री केवल एक नियंत्रित गेट से होकर गुजर सकती है)।
वेयरहाउस से निकाली गई सभी इन्वेंट्री के लिए साइन करें. यदि सामान्य पिकिंग प्रक्रिया के बाहर के कारणों से इन्वेंट्री आइटम को वेयरहाउस से हटाया जा रहा है, तो व्यक्ति को हटाने के लिए इन्वेंट्री साइन को हटा दें, ताकि यह रिकॉर्ड हो कि कौन जिम्मेदार है।
सामग्री के बिल का ऑडिट करें. सामग्री का बिल एक उत्पाद के निर्माण के लिए उपयोग किए जाने वाले भागों का रिकॉर्ड है। सामग्री के बिल का उपयोग स्टॉक से आइटम लेने के लिए किया जाता है, इसलिए यदि बिल गलत है, तो बीनने वाले गोदाम से गलत मात्रा में निकालेंगे। यह प्रत्येक बिल के आवधिक ऑडिट के साथ-साथ कंप्यूटर सिस्टम में सामग्री रिकॉर्ड के बिल तक पासवर्ड-केवल पहुंच की मांग करता है।
अतिरिक्त मांग और रिटर्न ट्रेस करें. यदि उत्पादन कर्मचारी भागों के अतिरिक्त जारी करने के लिए कहता है, या गोदाम में अतिरिक्त मात्रा में लौटाता है, तो रिकॉर्ड लेने में त्रुटि होती है (संभवतः सामग्री के बिल में, जैसा कि अभी उल्लेख किया गया है)।
समय-समय पर अप्रचलित इन्वेंट्री समीक्षा का संचालन करें. गोदाम अंततः अप्रचलित इन्वेंट्री के साथ चोक हो सकता है जिसका उपयोग नहीं किया जा सकता है, जिसके लिए उच्च भंडारण लागत की आवश्यकता होती है और उत्पादन में आवश्यक घटकों के साथ भी हस्तक्षेप होता है। एक सामग्री समीक्षा बोर्ड तैयार करें जो समय-समय पर इन्वेंट्री रिकॉर्ड के माध्यम से यह निर्धारित करने के लिए कि कौन सी वस्तुओं को बेचा जाना चाहिए या अन्यथा समाप्त कर दिया जाना चाहिए।
आचरण चक्र मायने रखता है. क्या वेयरहाउस के कर्मचारी इन्वेंट्री के एक छोटे से हिस्से की छोटी, बार-बार गिनती करते हैं, और उन्हें मिलने वाली किसी भी त्रुटि की जांच और सुधार करते हैं। यह धीरे-धीरे इन्वेंट्री रिकॉर्ड सटीकता में सुधार करता है।
नकारात्मक-बैलेंस इन्वेंट्री रिकॉर्ड की जांच करें. यदि लेखांकन रिकॉर्ड दिखाते हैं कि हाथ में नकारात्मक इन्वेंट्री है, तो स्पष्ट रूप से एक लेन-देन संबंधी दोष है जो नकारात्मक संतुलन का कारण बना। यह विस्तृत जांच का मुख्य लक्ष्य है।
रिकॉर्ड स्क्रैप लेनदेन. जब ऐसा होता है तो स्क्रैप को केवल स्क्रैप बिन में न फेंके। यदि आप करते हैं, तो लेखा प्रणाली अभी भी सोचती है कि स्क्रैप की गई वस्तु स्टॉक में है, और इसलिए इन्वेंट्री की मात्रा को बढ़ा दिया जाएगा। इसके बजाय, नियमित रूप से स्क्रैप को ट्रैक करने के लिए एक प्रक्रिया बनाएं।
इन नियंत्रणों के बावजूद इन्वेंट्री रिकॉर्ड सटीकता के साथ अभी भी कई समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं, इसलिए यदि समस्याएं बनी रहती हैं तो अधिक नियंत्रण जोड़ने के लिए तैयार रहें।
