लेखा प्राप्य नियंत्रण
प्राप्य खातों पर नियंत्रण वास्तव में एक ग्राहक चालान के प्रारंभिक निर्माण के साथ शुरू होता है, क्योंकि आपको इस प्रमुख संपत्ति पर व्यापक नियंत्रण प्राप्त करने से पहले प्राप्य खातों के निर्माण के दौरान कई मुद्दों को कम करना होगा। नियंत्रण तब प्राप्य खातों के उचित रखरखाव, और ग्राहकों से भुगतान या क्रेडिट मेमो की पीढ़ी के माध्यम से उनका उन्मूलन करते हैं। विचार करने के लिए प्रमुख नियंत्रण हैं:
- शिपमेंट से पहले क्रेडिट स्वीकृति की आवश्यकता है. यदि खराब क्रेडिट रेटिंग वाले ग्राहक को ऑर्डर शिप किया जाता है तो आपको प्राप्य खातों को इकट्ठा करने में समस्या होगी। इसलिए, एक निश्चित डॉलर राशि से अधिक के सभी बिक्री आदेशों पर क्रेडिट विभाग के हस्ताक्षरित अनुमोदन की आवश्यकता होती है।
- अनुबंध की शर्तें सत्यापित करें. यदि असामान्य भुगतान शर्तें हैं, तो चालान बनाने से पहले उन्हें सत्यापित करें। अन्यथा, प्राप्य खातों में ऐसे चालान होंगे जिन्हें ग्राहक भुगतान करने से इनकार करते हैं।
- प्रूफरीड चालान. यदि बड़ी-डॉलर राशि के चालान में कोई त्रुटि है, तो ग्राहक आपके द्वारा संशोधित चालान भेजने तक भुगतान रोक सकता है। इस समस्या को कम करने के लिए बड़े चालानों की प्रूफरीडिंग की आवश्यकता पर विचार करें।
- क्रेडिट मेमो को अधिकृत करें. जिन लोगों के पास आने वाले ग्राहक भुगतान तक पहुंच है, वे आने वाली नकदी को रोक सकते हैं और फिर अपने ट्रैक को कवर करने के लिए क्रेडिट मेमो बना सकते हैं। इस समस्या की रोकथाम में एक कदम क्रेडिट मेमो के लिए प्रबंधक के औपचारिक अनुमोदन की आवश्यकता है, जिसे बाद में आंतरिक लेखा परीक्षा स्टाफ द्वारा सत्यापित किया जाता है। इस नियंत्रण को चरम सीमा तक न ले जाएं और अत्यंत छोटे क्रेडिट मेमो के लिए अनुमोदन की आवश्यकता है - लेखा कर्मचारियों को बिना अनुमोदन के छोटे खाते बनाने की अनुमति दें, बस छोटे शेष खाते की शेष राशि को साफ करने के लिए।
- बिलिंग सॉफ़्टवेयर तक पहुंच प्रतिबंधित करें. जैसा कि अभी उल्लेख किया गया है, कोई व्यक्ति ग्राहकों से आने वाले भुगतानों को रोक सकता है और चोरी को क्रेडिट मेमो के साथ छिपा सकता है। क्रेडिट मेमो के अवैध निर्माण को रोकने के लिए आपको बिलिंग सॉफ़्टवेयर तक पहुंच को पासवर्ड से सुरक्षित रखना चाहिए।
- कर्तव्यों को अलग करें. जैसा कि अभी उल्लेख किया गया है, कोई भी आने वाले ग्राहक भुगतानों को संभालने और क्रेडिट मेमो बनाने में सक्षम नहीं होना चाहिए, अन्यथा वे पैसे लेने और क्रेडिट मेमो के साथ अपने ट्रैक को कवर करने में सक्षम होंगे। इसलिए, इन कार्यों को अलग-अलग लोगों को सौंपें।
- प्राप्य जर्नल प्रविष्टियों की समीक्षा करें. लेखा प्राप्य लेनदेन लगभग हमेशा लेखा सॉफ्टवेयर में एक बिक्री पत्रिका के माध्यम से जाते हैं जो अपनी स्वयं की लेखा प्रविष्टियां उत्पन्न करता है। इसलिए, प्राप्य खातों में लगभग कभी भी मैन्युअल जर्नल प्रविष्टि नहीं होनी चाहिए। आपको इन प्रविष्टियों की सावधानीपूर्वक जांच करनी चाहिए।
- ऑडिट चालान पैकेट. इनवॉइस पूर्ण होने के बाद, फ़ाइल पर एक पैकेट होना चाहिए जिसमें बिक्री आदेश, क्रेडिट प्राधिकरण, लदान का बिल और एक चालान प्रति हो। आंतरिक ऑडिट स्टाफ को यह सत्यापित करने के लिए इन पैकेटों के चयन की समीक्षा करनी चाहिए कि बिलिंग क्लर्क ने सभी सहायक कागजी कार्रवाई की ठीक से समीक्षा की और सही ढंग से एक चालान तैयार किया।
- बिलिंग का शिपिंग लॉग से मिलान करें. यह संभव है कि आइटम बिना संबंधित इनवॉइस के, या इसके विपरीत भेज दिए जाएंगे। इन स्थितियों का पता लगाने के लिए, आंतरिक ऑडिट स्टाफ को बिलिंग की शिपिंग लॉग से तुलना करने के लिए कहें, और किसी भी अंतर की जांच करें।
- नकद प्राप्तियों के आवेदन की लेखापरीक्षा करें. लेखा कर्मचारी गलत तरीके से चालान खोलने के लिए नकद रसीदें लागू कर सकते हैं, शायद उन्हें सही ग्राहकों के खातों में भी लागू नहीं कर रहे हैं। उचित नकद आवेदन को सत्यापित करने के लिए आंतरिक लेखा परीक्षा कर्मचारी समय-समय पर ग्राहक चालान में नकद रसीदों के चयन का पता लगाते हैं।
ये आइटम मूल खातों प्राप्य नियंत्रणों का गठन करते हैं। एक विशेष प्राप्य प्रणाली वाली कंपनी को अतिरिक्त नियंत्रण लागू करने की आवश्यकता हो सकती है, या यहां सूचीबद्ध कुछ वस्तुओं की आवश्यकता नहीं हो सकती है।
