इन्वेंट्री का मिलान कैसे करें
इन्वेंट्री को समेटने के लिए, कंपनी के रिकॉर्ड में इन्वेंट्री काउंट की तुलना वेयरहाउस अलमारियों पर वास्तविक मात्रा से करें, यह पता लगाएं कि दो राशियों के बीच अंतर क्यों हैं, और इस विश्लेषण को प्रतिबिंबित करने के लिए रिकॉर्ड को समायोजित करें। इन्वेंट्री मिलान चक्र की गिनती का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, क्योंकि वेयरहाउस कर्मचारी इसका उपयोग अपने इन्वेंट्री रिकॉर्ड की सटीकता को लगातार अपडेट करने के लिए करते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए इन्वेंट्री रिकॉर्ड सटीकता की आवश्यकता है कि प्रतिस्थापन आइटम समय पर ऑर्डर किए गए हैं, उस इन्वेंट्री का उचित मूल्य है, और यह कि जब आवश्यक हो तो बिक्री या उत्पादन के लिए पुर्जे उपलब्ध हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि वर्ष के अंत में वास्तविक और रिकॉर्ड की गई इन्वेंट्री राशि समान है, एक इन्वेंट्री सामंजस्य की भी आवश्यकता है, ताकि इन्वेंट्री का ऑडिट होने पर कोई समस्या न हो।
इन्वेंटरी का मिलान उतना आसान नहीं है जितना कि भौतिक गणना से मेल खाने के लिए बुक बैलेंस को एडजस्ट करना। दो संख्याओं के बीच अंतर होने के अन्य कारण भी हो सकते हैं जिन्हें इस तरह के समायोजन से ठीक नहीं किया जा सकता है। विशेष रूप से, आपको इनमें से किसी एक या सभी चरणों का पालन करने पर विचार करना चाहिए:
इन्वेंट्री को फिर से गिनें. हो सकता है कि किसी ने इन्वेंट्री को गलत तरीके से गिना हो। यदि ऐसा है, तो किसी अन्य व्यक्ति से इसे फिर से गिनने के लिए कहें (क्योंकि पहला काउंटर दूसरी बार एक ही गिनती की गलती कर सकता है)। इसके अलावा, यदि भौतिक गणना बुक बैलेंस से काफी कम प्रतीत होती है, तो संभव है कि दूसरे स्थान पर अधिक इन्वेंट्री हो - इसलिए इसके दूसरे कैश के लिए चारों ओर देखें। विचरण का सबसे संभावित कारण पुनर्गणना है, इसलिए पहले इस चरण पर विचार करें।
माप की इकाइयों का मिलान करें. क्या माप की इकाइयाँ गिनती और पुस्तक संतुलन के लिए उपयोग की जाती हैं? एक अलग-अलग इकाइयों में हो सकता है ("प्रत्येक" के रूप में जाना जाता है), जबकि दूसरा दर्जनों, या बक्से, या पाउंड, या किलोग्राम में हो सकता है। यदि आप पहले से ही एक पुनर्गणना आयोजित कर चुके हैं और अभी भी एक अंतर है जो परिमाण के क्रम अलग है, तो संभावना है कि माप की इकाइयाँ समस्या हैं।
भाग संख्या सत्यापित करें. यह संभव है कि आप शेल्फ पर आइटम की भाग संख्या को गलत तरीके से पढ़ रहे हैं, या इसकी पहचान पर अनुमान लगा रहे हैं क्योंकि कोई भाग संख्या बिल्कुल नहीं है। यदि ऐसा है, तो एक अनुभवी वेयरहाउस स्टाफ व्यक्ति से दूसरी राय प्राप्त करें, या आइटम की तुलना आइटम मास्टर रिकॉर्ड में विवरण से करें। एक अन्य विकल्प किसी अन्य वस्तु की तलाश करना है जिसके लिए विपरीत दिशा में एक इकाई गणना भिन्नता है - वह वह भाग संख्या हो सकती है जिसे आप ढूंढ रहे हैं।
लापता कागजी कार्रवाई की तलाश करें. यह इन्वेंट्री सुलह मुद्दों का एक बड़ा स्रोत है। इन्वेंट्री रिकॉर्ड में यूनिट की संख्या गलत हो सकती है क्योंकि एक लेन-देन हुआ है, लेकिन अभी तक किसी ने इसे लॉग नहीं किया है। यह साइकिल काउंटरों के लिए एक बड़ा मुद्दा है, जिन्हें इन्वेंट्री रिकॉर्ड में समायोजन करने में सहज महसूस करने से पहले इस तरह की बिना कागजी कार्रवाई के लिए जड़ जमाना पड़ सकता है। इस समस्या के अन्य उदाहरण रसीदें हैं जो अभी तक दर्ज नहीं की गई हैं (इसलिए इन्वेंट्री रिकॉर्ड बहुत कम है) या गोदाम से उत्पादन क्षेत्र में जारी किया गया है जो दर्ज नहीं किया गया है (इसलिए इन्वेंट्री रिकॉर्ड बहुत अधिक है)।
स्क्रैप की जांच करें. स्क्रैप किसी कंपनी (विशेष रूप से उत्पादन) में कहीं भी उत्पन्न हो सकता है, और कर्मचारी आसानी से इन्वेंट्री रिकॉर्ड में इसके उचित रिकॉर्ड की अनदेखी कर सकते हैं। यदि आप एक मामूली भिन्नता देखते हैं जहां इन्वेंट्री रिकॉर्ड हमेशा भौतिक गणना से थोड़ी अधिक मात्रा में होते हैं, तो यह एक संभावित कारण है।
संभावित ग्राहक स्वामित्व की जांच करें. यदि आपके पास लेखांकन रिकॉर्ड में किसी वस्तु-सूची का कोई रिकॉर्ड नहीं है, तो इसका एक अच्छा कारण हो सकता है, जो यह है कि कंपनी के पास इसका स्वामित्व नहीं है - एक ग्राहक करता है। यह विशेष रूप से आम है जब कंपनी अपने ग्राहकों के लिए उत्पादों को फिर से तैयार करती है या बढ़ाती है।
संभावित आपूर्तिकर्ता स्वामित्व की जांच करें. अंतिम आइटम पर अनुवर्ती कार्रवाई के लिए, यह भी संभव है कि आपके पास स्टॉक में आइटम हैं जो एक आपूर्तिकर्ता से खेप पर हैं, और जो आपूर्तिकर्ता के स्वामित्व में हैं। यह खुदरा वातावरण में सबसे आम है, और कहीं और संभावना नहीं है।
बैकफ्लशिंग रिकॉर्ड की जांच करें. यदि आपकी कंपनी इन्वेंट्री रिकॉर्ड्स को बदलने के लिए बैकफ्लशिंग का उपयोग करती है (जहां आप उत्पादित तैयार माल की संख्या के आधार पर इन्वेंट्री को राहत देते हैं), तो सामग्री का बिल और तैयार माल उत्पादन संख्या दोनों बेहतर स्थिति में थे, या सुलह प्रक्रिया दर्दनाक होगी . बैकफ्लशिंग की अनुशंसा नहीं की जाती है जब तक कि आपका विनिर्माण रिकॉर्ड शानदार न हो।
भिन्नता स्वीकार करें. यदि सभी प्रकार की जांच विफल हो जाती है, तो आपके पास वास्तव में भौतिक गणना से मेल खाने के लिए इन्वेंट्री रिकॉर्ड को बदलने के अलावा कोई विकल्प नहीं है। यह संभव है कि कोई अन्य त्रुटि अंततः मिल जाएगी जो विसंगति की व्याख्या करती है, लेकिन अभी के लिए आप एक भिन्नता नहीं छोड़ सकते हैं; जब संदेह हो, तो भौतिक गणना सही होती है।
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