ग्राहक के अग्रिम भुगतान का हिसाब कैसे करें

एक ग्राहक माल की डिलीवरी या प्रदान की जा रही सेवाओं के लिए अग्रिम भुगतान कर सकता है। ग्राहक अग्रिम के संभावित कारणों में शामिल हो सकते हैं:

  • बुरा श्रेय. विक्रेता ग्राहक को अग्रिम ऋण देने को तैयार नहीं है और इसलिए अग्रिम भुगतान की मांग करता है।

  • कस्टम उत्पाद. एक उत्पाद को इतना अनुकूलित किया जा सकता है कि यदि खरीदार भुगतान नहीं करता है तो विक्रेता इसे किसी और को नहीं बेच पाएगा, इसलिए विक्रेता अग्रिम भुगतान की मांग करता है।

  • नकदी आधार. ग्राहक लेखांकन के नकद आधार के तहत काम कर रहा हो सकता है, और इसलिए खर्च को पहचानने और चालू कर वर्ष में इसकी रिपोर्ट योग्य आय को कम करने के लिए जितनी जल्दी हो सके नकद भुगतान करना चाहता है।

  • आरक्षित क्षमता. ग्राहक विक्रेता की उत्पादन क्षमता को सुरक्षित रखने के लिए, या कम से कम इसे किसी प्रतियोगी द्वारा उपयोग किए जाने से रोकने के लिए अग्रिम भुगतान कर सकता है।

इन कारणों या अन्य कारणों से, विक्रेता भुगतान अर्जित करने के लिए कुछ भी करने से पहले अग्रिम भुगतान प्राप्त कर सकता है। जब ऐसा होता है, तो सही लेखांकन अग्रिम को एक दायित्व के रूप में मान्यता देना है, जब तक कि विक्रेता अंतर्निहित बिक्री समझौते की शर्तों के तहत अपने दायित्वों को पूरा नहीं करता है। दो जर्नल प्रविष्टियाँ शामिल हैं। वो हैं:

  1. प्रारंभिक रिकॉर्डिंग. नकद खाते को डेबिट करें और ग्राहक अग्रिम (देयता) खाते को क्रेडिट करें।

  2. राजस्व मान्यता. ग्राहक अग्रिम (देयता) खाते को डेबिट करें और राजस्व खाते को क्रेडिट करें।

आम तौर पर एक ग्राहक अग्रिम के लिए स्वचालित रूप से उलट प्रविष्टि के साथ खाता नहीं करना सबसे अच्छा है, क्योंकि इससे अगले महीने में नकद राशि उलट जाएगी - और नकद भुगतान अभी भी नकद खाते में है। इसके बजाय, हर महीने ग्राहक अग्रिम खाते में राशि को मैन्युअल रूप से ट्रैक करें, और मैन्युअल रूप से राशि को राजस्व में स्थानांतरित करें क्योंकि सामान वितरित किया जाता है या सेवाएं प्रदान की जाती हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक ग्राहक अग्रिम की स्थिति की नियमित आधार पर जांच की जाती है, महीने के अंत में समापन प्रक्रिया में एक अलग चरण के उपयोग की आवश्यकता हो सकती है।

ग्राहक अग्रिम को आमतौर पर विक्रेता की बैलेंस शीट पर वर्तमान देयता के रूप में बताया जाता है। हालांकि, अगर विक्रेता एक वर्ष के भीतर अंतर्निहित बिक्री लेनदेन से राजस्व की पहचान करने की उम्मीद नहीं करता है, तो देयता को दीर्घकालिक देयता के रूप में वर्गीकृत किया जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, ग्रीन विजेट कंपनी एक ग्राहक से अनुकूलित बैंगनी विजेट के लिए $10,000 प्राप्त करती है। ग्रीन विजेट नकद खाते में $१०,००० के डेबिट और ग्राहक के अग्रिम खाते में $१०,००० के क्रेडिट के साथ रसीद को रिकॉर्ड करता है। अगले महीने में, ग्रीन कस्टम विजेट वितरित करता है, और एक नई जर्नल प्रविष्टि बनाता है जो ग्राहक अग्रिम खाते को $10,000 के लिए डेबिट करता है और $10,000 के लिए राजस्व खाते को क्रेडिट करता है।