देय खातों की व्यवस्था कैसे करें

एक खाता देय प्रणाली एक व्यवसाय के बिलों का एक संगठित तरीके से भुगतान करती है। इस प्रणाली का लक्ष्य समय पर भुगतान करना और सही आपूर्तिकर्ताओं को सही मात्रा में भुगतान करना है। ऐसी प्रणाली को स्थापित करने के लिए निम्नलिखित चरणों का उपयोग किया जा सकता है:

  1. सॉफ्टवेयर का चयन करें. एक ऑफ-द-शेल्फ अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर पैकेज खरीदें जिसमें एक खाता देय मॉड्यूल हो। प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लिए मानक भुगतान जानकारी सेट करने की क्षमता, डुप्लिकेट इनवॉइस स्पॉट करने, प्रारंभिक भुगतान छूट का लाभ उठाने और इलेक्ट्रॉनिक भुगतान करने जैसी मानक सुविधाओं की तलाश करें।

  2. आपूर्तिकर्ताओं को स्थापित करें. सॉफ़्टवेयर में विक्रेता मास्टर फ़ाइल में नाम, पते, भुगतान की शर्तें और डिफ़ॉल्ट सामान्य खाता बही व्यय खाते दर्ज करें जो प्रत्येक आपूर्तिकर्ता पर लागू होते हैं।

  3. चालान दर्ज करें. प्रत्येक चालान को देय खातों की प्रणाली में दर्ज करें। ऐसा करने में चालान की तारीख (प्राप्ति की तारीख नहीं) और देय राशि दर्ज करना शामिल है।

  4. चालान स्वीकृत करें. ऐसा सिस्टम बनाएं कि या तो प्रबंधक प्रत्येक आपूर्तिकर्ता चालान के आने पर उसे व्यक्तिगत रूप से स्वीकृत करें, या नकारात्मक अनुमोदन का उपयोग करें, जहां प्रबंधकों को भुगतान योग्य कर्मचारियों को केवल तभी सूचित करना होता है जब वे भुगतान की स्वीकृति नहीं देते हैं। अनुमोदन की स्थिति को ट्रैक करने के लिए वर्कफ़्लो प्रबंधन प्रणाली को सिस्टम में एकीकृत किया जा सकता है।

  5. भुगतान निर्धारित करें. सॉफ़्टवेयर से भुगतान के लिए देय सभी चालानों की एक सूची प्रिंट करने के लिए एक परीक्षण चलाएं, और सत्यापित करें कि रिपोर्ट में सभी चालान शामिल हैं जिन्हें चयनित तिथि सीमा के भीतर भुगतान किया जाना चाहिए।

  6. चेक रन का परीक्षण करें. सॉफ़्टवेयर में सभी स्वीकृत भुगतानों की जांच करें, और इन चालानों का भुगतान करने के लिए चेक का एक बैच प्रिंट करें। सुनिश्चित करें कि सिस्टम केवल उन्हीं चेकों का भुगतान कर रहा है जिन्हें चुना गया था।

  7. साइन चेक. एक व्यक्ति को प्राथमिक चेक हस्ताक्षरकर्ता के रूप में नामित करें, साथ ही किसी अन्य व्यक्ति को बैकअप चेक हस्ताक्षरकर्ता के रूप में नामित करें। इन लोगों को प्रत्येक चेक से जुड़े बैकअप दस्तावेज़ों की जांच करने के उनके कर्तव्यों के बारे में सूचित करें।

पूर्ववर्ती चरणों में देय खातों की प्रणाली के माध्यम से देय राशियों को कैसे संसाधित किया जाए, इसमें शामिल बुनियादी क्रियाएं शामिल हैं। निम्नलिखित अतिरिक्त वस्तुओं को इसमें शामिल किया जा सकता है:

  • तीन तरह से मिलान. कंपनी के संबंधित खरीद आदेशों और किसी भी प्राप्त दस्तावेजों के लिए एक भुगतान योग्य क्लर्क मिलान आपूर्तिकर्ता चालान होना आवश्यक हो सकता है। यह मिलान यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हो सकता है कि व्यवसाय केवल उचित रूप से अधिकृत और प्राप्त वस्तुओं के लिए भुगतान करता है।

  • खर्च रिपोर्ट्स. एक प्रणाली स्थापित करें जिसके लिए कर्मचारियों को व्यय रिपोर्ट फॉर्म जमा करने की आवश्यकता होती है, जिसमें उनके द्वारा खरीदी गई किसी भी वस्तु के लिए रसीदें संलग्न होती हैं। इस प्रणाली में यात्रा नीतियों का एक सेट शामिल हो सकता है जो नियंत्रित करता है कि किन खर्चों की प्रतिपूर्ति की जाएगी।

  • खरीद कार्ड. एक प्रणाली स्थापित करें जिसके तहत उन कर्मचारियों के चयन के लिए खरीद कार्ड जारी किए जाते हैं, जो कंपनी की ओर से कार्ड से खरीदारी करने के लिए अधिकृत हैं। त्रुटियों के लिए कार्ड स्टेटमेंट की समीक्षा करने और भुगतान प्रक्रिया के लिए भुगतान योग्य कर्मचारियों को पूरी तरह से समीक्षा किए गए स्टेटमेंट सबमिट करने की प्रक्रिया शामिल करें।

अत्यधिक भुगतान किए जाने के जोखिम को कम करने के लिए, भुगतान योग्य प्रणाली में नियंत्रणों के चयन को जोड़ना भी आवश्यक हो सकता है।