संग्रह प्रक्रिया
संग्रह कर्मचारी बड़ी संख्या में अतिदेय चालानों का सामना कर सकते हैं। यदि ऐसा है, तो संग्रह प्रबंधक को भुगतान मुद्दों को हल करने के लिए मानकीकृत तरीके से ग्राहकों के साथ व्यवहार करने के लिए एक प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। विस्तृत संग्रह प्रक्रिया नीचे सूचीबद्ध है। यहां उल्लिखित प्रक्रिया प्रवाह केवल आम तौर पर ग्राहक के साथ बातचीत के चरणों का प्रतिनिधित्व करता है। प्रत्येक इनवॉइस की भुगतान स्थिति के आधार पर इन चरणों को फेरबदल, पूरक या समाप्त किया जा सकता है। कदम हैं:
अतिदेय चालान सौंपें (वैकल्पिक). जब कोई चालान भुगतान के लिए अतिदेय हो जाता है, तो उसे संग्रह गतिविधियों के लिए संग्रह क्लर्क को सौंप दें।
स्वीकृत कटौतियों की पुष्टि करें (वैकल्पिक). एक ग्राहक कंपनी की मार्केटिंग योजना के तहत कटौती के दावे का विवरण देने वाला एक फॉर्म जमा कर सकता है। यदि ऐसा है, तो मार्केटिंग मैनेजर से दावे की पुष्टि करें और ग्राहक द्वारा की गई कटौतियों के साथ उसका मिलान करें। यदि कटौती को अनुमत कटौती से पता लगाया जा सकता है, तो कटौती की राशि को ऑफसेट करने के लिए एक क्रेडिट मेमो अनुमोदन फ़ॉर्म जमा करें।
धूर्त पत्र जारी करें. निश्चित अंतरालों पर धूर्त पत्रों को मुद्रित करने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें, प्रत्येक एक ग्राहकों को अतिदेय चालानों की ओर इशारा करता है। पत्रों की समीक्षा करें और कोई भी उद्धरण निकालें जिसके लिए अन्य संग्रह गतिविधियां पहले से ही प्रगति पर हैं। ग्राहकों को अन्य धूर्त पत्र मेल या ईमेल करें।
सीधा संपर्क शुरू करें. यदि अभी भी बकाया चालान बकाया हैं, तो भुगतान न होने के कारणों पर चर्चा करने के लिए ग्राहकों को कॉल करें। प्रत्येक कॉल के बाद, कॉल का विवरण रिकॉर्ड करें, जिसमें तिथि, संपर्क किया गया व्यक्ति, देर से भुगतान के लिए दिए गए कारण और भुगतान करने का वादा शामिल है।
भुगतान व्यवस्था का निपटान करें (वैकल्पिक). यदि लंबी भुगतान अवधि को स्वीकार करना आवश्यक है, तो किए जाने वाले भुगतानों की शर्तों के साथ-साथ भुगतान किए जाने वाले किसी भी ब्याज और भुगतान की किसी भी व्यक्तिगत गारंटी का दस्तावेजीकरण करें।
क्रेडिट सीमा समायोजित करें (वैकल्पिक). इस बिंदु पर, संग्रह स्टाफ के पास ग्राहक की वित्तीय स्थिति के बारे में पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए ताकि ग्राहक की क्रेडिट सीमा में कमी या समाप्ति क्रम में होने पर क्रेडिट स्टाफ को सिफारिश की जा सके। क्रेडिट स्टाफ क्रेडिट सीमा को बदलने के लिए ज़िम्मेदार है - संग्रह कर्मचारी केवल जानकारी प्रदान करता है।
निपटान व्यवस्था के तहत भुगतान की निगरानी करें (वैकल्पिक). यदि विशेष भुगतान योजनाएं हैं, तो निर्धारित भुगतान तिथियों की तुलना उन तारीखों से करें, जिन पर भुगतान वास्तव में प्राप्त होते हैं, और जैसे ही ऐसा प्रतीत होता है कि वे एक निर्धारित भुगतान तिथि चूक जाएंगे, ग्राहकों से संपर्क करें। ग्राहकों को उनके भुगतान में देरी से बचाने के लिए इस स्तर की निगरानी आवश्यक है।
संग्रह एजेंसी का संदर्भ लें. एक बार अन्य सभी इन-हाउस संग्रह तकनीकों का प्रयास करने के बाद, चालान को एक संग्रह एजेंसी में स्थानांतरित करें। इस बिंदु पर, ग्राहक को निश्चित रूप से क्रेडिट होल्ड सूची में रखा जाना चाहिए।
ग्राहक पर मुकदमा करें (वैकल्पिक). यदि अन्य सभी विकल्प विफल हो गए हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए कंपनी के कानूनी कर्मचारियों से मिलें कि क्या कंपनी के पास अदालत में इसके खिलाफ निर्णय जीतने के लिए ग्राहक के खिलाफ पर्याप्त मामला है। साथ ही, ग्राहक के पास उसके खिलाफ किसी भी निर्णय का भुगतान करने के लिए पर्याप्त संपत्ति उपलब्ध होनी चाहिए। यदि ये मुद्दे अनुकूल लगते हैं, तो कानूनी कर्मचारियों को मुकदमा चलाने के लिए अधिकृत करें।
शेष राशि को बट्टे खाते में डालें. यदि सभी संग्रहण तकनीकें विफल हो गई हैं, तो बट्टे खाते में डाले जाने वाले इनवॉइस की राशि में एक क्रेडिट मेमो अनुमोदन फ़ॉर्म भरें।
पोस्टमार्टम कराएं. यदि कंपनी के सिस्टम में कोई विशिष्ट समस्या थी जिसके कारण खराब कर्ज हुआ, तो समाधान पर चर्चा करने के लिए उन लोगों की एक बैठक बुलाएं जो समस्या से सबसे करीबी से संबंधित हों। कार्रवाई मदों के लिए जिम्मेदारी सौंपें, बैठक का दस्तावेजीकरण करें और आवश्यकतानुसार अनुवर्ती बैठकें निर्धारित करें।
यह अधिक संभावना है कि नए संग्रह कर्मियों द्वारा उल्लिखित संग्रह प्रक्रिया का उपयोग किया जाएगा। कुछ ग्राहकों से संग्रह करने के सर्वोत्तम तरीके के बारे में उनकी राय के आधार पर अधिक अनुभवी कर्मचारियों को इस सूची से अपनी गतिविधियों को बदलने की अनुमति दी जानी चाहिए।
