बैंक समाधान प्रक्रिया
बैंक समाधान प्रक्रिया में बैंक खाते के लिए आंतरिक और बैंक रिकॉर्ड की तुलना करना और दोनों को संरेखण में लाने के लिए आवश्यक आंतरिक रिकॉर्ड को समायोजित करना शामिल है। यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि किसी संगठन का रिकॉर्ड किया गया नकद शेष सही है। बैंक समाधान प्रक्रिया आमतौर पर एक लेखा सॉफ्टवेयर पैकेज में बैंक समाधान मॉड्यूल के साथ पूरी की जाती है। यह मानते हुए कि यह मामला है, बैंक समाधान पूरा करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
एक्सेस बैंक रिकॉर्ड. कंपनी के नकद खाते (संभवतः इसका चेकिंग खाता) के लिए बैंक द्वारा प्रदान किए गए ऑनलाइन बैंक विवरण तक पहुंचें।
एक्सेस सॉफ्टवेयर. अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में बैंक समाधान मॉड्यूल तक पहुंचें।
अस्पष्ट चेक अपडेट करें. बैंक समाधान मॉड्यूल के चेक अनुभाग में जाएं। सिस्टम अस्पष्ट चेकों की एक सूची प्रदर्शित करेगा। चेक की इस सूची का मिलान उन चेकों की सूची से करें, जिन्होंने बैंक को मंजूरी दी है, जैसा कि बैंक स्टेटमेंट में सूचीबद्ध है। बैंक समाधान मॉड्यूल में, उन सभी चेकों को चिह्नित करें, जिन्होंने बैंक को मंजूरी दी है। निम्नलिखित मुद्दे उत्पन्न हो सकते हैं:
यदि बैंक द्वारा दर्ज किए गए किसी भी चेक को मंजूरी के रूप में बैंक स्टेटमेंट पर सूचीबद्ध किया गया है, जो कंपनी द्वारा दर्ज की गई राशि से भिन्न है, तो चेक पर राशि को सत्यापित करने के लिए बैंक की वेबसाइट पर पोस्ट की गई चेक छवि तक पहुंचें। यदि कंपनी ने इसे गलत तरीके से दर्ज किया है, तो चेक की राशि को बैंक द्वारा दर्ज की गई राशि से मिलाने के लिए एक समायोजन प्रविष्टि करें।
यदि बैंक द्वारा दर्ज किए गए किसी भी चेक को मंजूरी के रूप में बैंक द्वारा गलत तरीके से सूचीबद्ध किया गया है, तो बैंक से संपर्क करें और उन्हें त्रुटि के दस्तावेज भेजें। बैंक और कंपनी की दर्ज की गई राशियों के बीच यह अंतर तब तक बना रहेगा जब तक कि बैंक अपने रिकॉर्ड को समायोजित नहीं कर लेता। इस बीच, अंतर एक मेल-मिलाप वाली वस्तु होगी।
ट्रांज़िट में जमा अपडेट करें. बैंक समाधान मॉड्यूल के जमा अनुभाग में जाएं। सिस्टम पारगमन में जमा की एक सूची प्रदर्शित करेगा। इन जमाराशियों का मिलान उन जमाराशियों की सूची से करें, जिन्होंने बैंक को मंजूरी दी है, जैसा कि बैंक विवरण में सूचीबद्ध है। बैंक समाधान मॉड्यूल में, उन सभी जमाओं को चिह्नित करें जिन्होंने बैंक को मंजूरी दी है। निम्नलिखित मुद्दे उत्पन्न हो सकते हैं:
हो सकता है कि बैंक ने कुछ जमाराशियाँ दर्ज की हों जिन्हें कंपनी ने रिकॉर्ड नहीं किया था। यदि ऐसा है, तो चेक किसने जारी किया और इसकी राशि की पुष्टि करने के लिए बैंक की वेबसाइट पर पोस्ट की गई चेक छवि तक पहुंचें। इस जमा को कंपनी के रिकॉर्ड में दर्ज करें।
हो सकता है कि कंपनी ने कुछ जमाराशियाँ दर्ज की हों जो बैंक द्वारा दर्ज नहीं की गई थीं। यह पर्याप्त धन की स्थिति के कारण हो सकता है, या क्योंकि बैंक विदेशी चेक स्वीकार नहीं करता है। जब तक कंपनी बैंक को उन्हें जमा करने के लिए मना सकती है या जमा किए गए चेक को नकद में बदलने का कोई वैकल्पिक तरीका नहीं ढूंढती है, तब तक ये जमा आइटम का मिलान करेंगे। इसके लिए कंपनी के रिकॉर्ड में इन जमा की गई वस्तुओं को उलटने की भी आवश्यकता हो सकती है।
नए खर्च दर्ज करें. कंपनी के रिकॉर्ड में खर्च के रूप में दर्ज करें कि किसी भी व्यय आइटम को बैंक ने खाते में दर्ज किया है। ऐसे खर्चों के उदाहरण हैं:
पर्याप्त धन शुल्क नहीं. यह कंपनी से जमा किए गए (या जारी किए गए) किसी भी चेक के लिए शुल्क लिया जाता है, जिसके लिए जारीकर्ता के पास पर्याप्त धन नहीं था।
मुद्रण शुल्क की जाँच करें. यह एक शुल्क लिया जाता है जब कंपनी बैंक के माध्यम से नए चेक स्टॉक का आदेश देती है।
सेवा शुल्क. बैंक चेक प्रसंस्करण, जमा प्रसंस्करण, प्रत्यक्ष जमा भुगतान, और जारी और प्राप्त वायर ट्रांसफर जैसी वस्तुओं के लिए शुल्क लेगा (जिसे लिफ्टिंग शुल्क कहा जाता है)।
बैंक बैलेंस दर्ज करें. बैंक सुलह मॉड्यूल में बैंक स्टेटमेंट पर नोट किया गया एंडिंग कैश बैलेंस दर्ज करें।
सुलह की समीक्षा करें. सॉफ़्टवेयर को अब कंपनी और बैंक द्वारा दर्ज किए गए अंतिम नकद शेष में कोई अंतर प्रस्तुत करना चाहिए, साथ ही किसी भी मिलान करने वाली वस्तु, जैसे बकाया चेक और पारगमन में जमा। यदि कोई गैर-दस्तावेज मिलान आइटम नहीं है, तो बैंक समाधान प्रिंट करें और इसे स्टोर करें।
जांच जारी रखें. यदि कोई गैर-दस्तावेज समाधान आइटम है, तो बैंक समाधान प्रक्रिया के चरणों की समीक्षा करें जो अभी नोट किए गए हैं। यदि अभी भी एक गैर-दस्तावेज भिन्नता है, तो पूर्ववर्ती अवधियों के लिए बैंक समाधान पर वापस जाएं और देखें कि क्या विचरण किसी पूर्व अवधि में उत्पन्न हुआ था। यदि हां, तो अंतर का पता लगाने के लिए पहले की अवधियों की जांच करें।
सारहीन वस्तुओं के लिए समायोजित करें. यदि शेष अंतर सारहीन है, तो अतिरिक्त जांच गतिविधियों पर समय खर्च करने के बजाय, कंपनी की पुस्तकों में अंतर दर्ज करना स्वीकार्य हो सकता है।
बैंक समाधान प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आवश्यक समय को देखते हुए, कुछ कंपनियां दैनिक समाधान चलाकर अवधि के अंत की समापन प्रक्रिया पर इसके प्रभाव को कम करने का प्रयास करती हैं। ऐसा करने से, महीने के अंत में कोई भी शेष मिलान आइटम इतने छोटे होते हैं कि उन्हें कुछ ही मिनटों में पूरा किया जा सकता है।
