स्रोत दस्तावेज़ परिभाषा

एक स्रोत दस्तावेज़ मूल दस्तावेज़ है जिसमें एक व्यावसायिक लेनदेन का विवरण होता है। एक स्रोत दस्तावेज़ लेन-देन के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी को कैप्चर करता है, जैसे कि इसमें शामिल पक्षों के नाम, भुगतान की गई राशि (यदि कोई हो), तिथि और लेन-देन का सार। स्रोत दस्तावेजों को अक्सर एक अद्वितीय संख्या के साथ पहचाना जाता है, ताकि उन्हें लेखा प्रणाली में विभेदित किया जा सके। दस्तावेजों की पूर्व-नंबरिंग विशेष रूप से उपयोगी है, क्योंकि यह एक कंपनी को यह जांचने की अनुमति देती है कि क्या कोई दस्तावेज गायब है या नहीं।

एक बार स्रोत दस्तावेज़ में जानकारी लेखा प्रणाली में दर्ज हो जाने के बाद, स्रोत दस्तावेज़ को आसान पहुँच और संग्रहीत करने के लिए अनुक्रमित किया जाता है। पिछले वर्ष के भीतर उत्पन्न दस्तावेज़ आम तौर पर साइट पर संग्रहीत किए जाते हैं, पुराने दस्तावेजों को कम खर्चीले ऑफ-साइट भंडारण सुविधाओं में संग्रहीत किया जाता है।

स्रोत दस्तावेज लेखापरीक्षकों के लिए महत्वपूर्ण होते हैं, जो उनका उपयोग इस बात के प्रमाण के रूप में करते हैं कि वास्तव में दर्ज लेनदेन हुआ। आमतौर पर भुगतान के संबंध में, अपने व्यावसायिक भागीदारों के साथ व्यवहार करते समय कंपनियों द्वारा सबूत के रूप में एक स्रोत दस्तावेज़ का उपयोग किया जाता है। स्रोत दस्तावेज़ों के उदाहरण हैं:

  • रद्द किया गया चेक

  • क्रेडिट ज्ञापन

  • जमा पर्ची

  • व्यय आख्या

  • बीजक

  • सामग्री मांग प्रपत्र

  • खरीद आदेश

  • टाइम कार्ड

  • बिक्री की रसीद

साक्ष्य के उद्देश्यों के लिए, स्रोत दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां आम तौर पर स्वीकार्य होती हैं, हालांकि कुछ मामलों में कागज-आधारित प्रलेखन की अभी भी आवश्यकता हो सकती है।

आमतौर पर स्रोत दस्तावेज़ों को कई वर्षों तक बनाए रखना आवश्यक होता है। आंतरिक राजस्व सेवा पेरोल से संबंधित कुछ प्रकार के दस्तावेजों के लिए अवधारण अंतराल को अनिवार्य करती है। यदि किसी दस्तावेज़ की अवधारण अवधि के संबंध में कोई प्रश्न है, तो किसी जानकार वकील से परामर्श लें।