बजट तैयार करने के चरण
कई संगठन बजट तैयार करते हैं जिसका उपयोग वे अगले वर्ष में अपने वास्तविक परिणामों का मूल्यांकन करते समय तुलना के एक तरीके के रूप में करते हैं। बजट तैयार करने की प्रक्रिया अत्यधिक नियमित होनी चाहिए और एक निर्धारित कार्यक्रम का पालन करना चाहिए, ताकि पूरा बजट अगले वित्तीय वर्ष की शुरुआत तक उपयोग के लिए तैयार हो सके। बजट तैयार करते समय पालन करने के लिए बुनियादी कदम इस प्रकार हैं:
बजट अनुमान अपडेट करें. कंपनी के कारोबारी माहौल के बारे में धारणाओं की समीक्षा करें जिनका उपयोग पिछले बजट के आधार के रूप में किया गया था, और आवश्यकतानुसार अपडेट करें।
बाधाओं की समीक्षा करें. प्राथमिक अड़चन के क्षमता स्तर का निर्धारण करें जो कंपनी को आगे की बिक्री उत्पन्न करने से रोक रहा है, और परिभाषित करें कि यह किसी भी अतिरिक्त कंपनी राजस्व वृद्धि को कैसे प्रभावित करेगा।
उपलब्ध फंडिंग. बजट अवधि के दौरान उपलब्ध होने वाली सबसे संभावित राशि का निर्धारण करें, जो विकास योजनाओं को सीमित कर सकती है।
चरण लागत अंक. निर्धारित करें कि आगामी बजट अवधि में व्यावसायिक गतिविधि की संभावित सीमा के दौरान कोई कदम लागत खर्च होगी या नहीं, और इन लागतों की राशि को परिभाषित करें और वे किस गतिविधि स्तर पर खर्च किए जाएंगे।
बजट पैकेज बनाएं. पिछले वर्ष में उपयोग किए गए निर्देश पैकेट से मूल बजट निर्देशों की प्रतिलिपि बनाएँ। चालू वर्ष में किए गए वर्ष-दर-वर्ष वास्तविक खर्चों को शामिल करके इसे अपडेट करें, और इस जानकारी को पूरे चालू वर्ष के लिए वार्षिक भी करें। पैकेट में एक टिप्पणी जोड़ें, जिसमें आगामी बजट वर्ष के लिए चरणबद्ध लागत जानकारी, अड़चनें, और अपेक्षित धन सीमाएं बताएं।
बजट पैकेज जारी करें. जहां संभव हो, व्यक्तिगत रूप से बजट पैकेज जारी करें और प्राप्तकर्ताओं के किसी भी प्रश्न का उत्तर दें। बजट पैकेज के पहले मसौदे की नियत तारीख भी बताएं।
राजस्व पूर्वानुमान प्राप्त करें. बिक्री प्रबंधक से राजस्व पूर्वानुमान प्राप्त करें, इसे सीईओ के साथ मान्य करें, और फिर इसे अन्य विभाग प्रबंधकों को वितरित करें। वे राजस्व जानकारी का उपयोग अपने स्वयं के बजट विकसित करने के लिए आधार के रूप में करते हैं।
विभाग का बजट प्राप्त करें. सभी विभागों से बजट प्राप्त करें, त्रुटियों की जाँच करें, और अड़चन, धन और कदम लागत बाधाओं की तुलना करें। आवश्यकतानुसार बजट समायोजित करें।
पूंजी बजट अनुरोध प्राप्त करें. सभी पूंजीगत बजट अनुरोधों को मान्य करें और उन्हें टिप्पणियों और सिफारिशों के साथ वरिष्ठ प्रबंधन टीम को अग्रेषित करें।
बजट मॉडल अपडेट करें. सभी बजट जानकारी को मास्टर बजट मॉडल में इनपुट करें।
बजट की समीक्षा करें. बजट की समीक्षा के लिए वरिष्ठ प्रबंधन टीम से मिलें। संभावित बाधाओं के मुद्दों और फंडिंग की समस्याओं के कारण होने वाली किसी भी सीमा को हाइलाइट करें। प्रबंधन टीम द्वारा की गई सभी टिप्पणियों को नोट करें, और इस जानकारी को बजट प्रवर्तकों को वापस उनके बजट को संशोधित करने के अनुरोध के साथ अग्रेषित करें।
प्रक्रिया बजट पुनरावृत्तियों. बकाया बजट परिवर्तन अनुरोधों को ट्रैक करें, और बजट मॉडल को नए पुनरावृत्तियों के साथ अपडेट करें जैसे ही वे आते हैं।
बजट जारी करें. बजट का एक बाध्य संस्करण बनाएं और इसे सभी अधिकृत प्राप्तकर्ताओं को वितरित करें।
बजट लोड करें. बजट जानकारी को वित्तीय सॉफ़्टवेयर में लोड करें, ताकि आप बजट बनाम वास्तविक रिपोर्ट तैयार कर सकें।
यहां बताए गए चरणों की संख्या एक छोटे व्यवसाय के लिए अत्यधिक हो सकती है, जहां शायद केवल एक व्यक्ति प्रक्रिया में शामिल होता है। यदि ऐसा है, तो चरणों की संख्या को इतना संकुचित किया जा सकता है कि एक या दो दिन में प्रारंभिक बजट तैयार किया जा सकता है।
