सदा सूची विधि
परपेचुअल इन्वेंट्री पद्धति में हाल की बिक्री और खरीद के साथ एक इकाई के इन्वेंट्री रिकॉर्ड को लगातार अपडेट करना शामिल है। इन अद्यतनों में आम तौर पर ऐसी गतिविधियों के लिए इन्वेंट्री से जोड़ और घटाव शामिल होते हैं जैसे प्राप्त इन्वेंट्री आइटम, स्टॉक से बेचे गए सामान, लौटाए गए सामान और उत्पादन प्रक्रिया में उपयोग के लिए इन्वेंट्री से चुने गए आइटम। यह विधि किसी भी संगठन द्वारा उपयोग की जाने वाली मानक इन्वेंट्री ट्रैकिंग प्रणाली है जो इन्वेंट्री में एक महत्वपूर्ण निवेश बनाए रखती है, क्योंकि यह वास्तविक समय के आधार पर इन्वेंट्री का प्रबंधन करने के लिए आवश्यक है। एक सतत सूची प्रणाली को सफलतापूर्वक चलाने के लिए निम्नलिखित प्रथाओं को अपनाना आवश्यक है:
कंप्यूटर डेटाबेस. एक स्थायी प्रणाली के तहत, प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम के लिए स्टॉक में जोड़ने और हटाने को ट्रैक करने के लिए एक अलग रिकॉर्ड बनाए रखा जाता है। हालांकि मैन्युअल "कार्ड" सिस्टम के साथ ऐसा करना संभव है, किसी भी आकार की एक सूची के लिए आवश्यक है कि संबंधित लेनदेन की बाढ़ को कंप्यूटर डेटाबेस से नियंत्रित किया जाए।
चक्र की गिनती. इन्वेंट्री के छोटे-छोटे हिस्सों को लगातार गिनने के लिए साइकल काउंटिंग का इस्तेमाल करें और किसी भी तरह के बदलाव की जांच करें। इन्वेंट्री रिकॉर्ड सटीकता बनाए रखने के लिए यह एक उत्कृष्ट तकनीक है।
स्थान कोडिंग. यदि गोदाम के कर्मचारियों को पता नहीं है कि कहां देखना है, तो चक्र गणना करना असंभव है, इसलिए प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम को एक स्थान कोड निर्दिष्ट करें, जहां इसे संग्रहीत किया जाना है। एकल वस्तु-सूची आइटम के लिए एकाधिक स्थान कोड होना स्वीकार्य है।
उपयोग प्रतिबंधित. इन्वेंट्री रिकॉर्ड सटीकता में काफी सुधार होता है जब ट्रैक की जा रही इन्वेंट्री तक पहुंच प्रतिबंधित होती है, जैसे कि बाड़ और एक बंद गेट। अन्यथा, किसी के लिए भंडारण से माल निकालना, या माल को किसी भिन्न स्थान पर ले जाना बहुत आसान है।
स्थायी सूची पद्धति के भीतर उपयोग किए जाने वाले प्राथमिक लेनदेन हैं:
खरीदारी रिकॉर्ड करें. यह इन्वेंट्री खाते के लिए एक डेबिट है और भुगतान योग्य खाते में एक क्रेडिट है।
बिक्री रिकॉर्ड करें. यह बेचे गए माल की लागत के लिए एक डेबिट है और इन्वेंट्री खाते में एक क्रेडिट है।
एक चाल रिकॉर्ड करें. भंडारण स्थानों के बीच स्थान परिवर्तन के लिए कोई सामान्य लेज़र प्रविष्टि नहीं है, हालांकि वेयरहाउस प्रबंधन प्रणाली को स्थान में परिवर्तन रिकॉर्ड करना चाहिए।
मात्रा समायोजन रिकॉर्ड करें. यह बेची गई वस्तुओं या इन्वेंट्री सिकुड़न खाते की लागत और इन्वेंट्री खाते में क्रेडिट के लिए एक डेबिट है।
परपेचुअल इन्वेंट्री विधि इन्वेंट्री को ट्रैक करने के लिए उपयोग की जाने वाली अन्य विधि से काफी भिन्न होती है, जिसे आवधिक इन्वेंट्री विधि कहा जाता है। आवधिक पद्धति में एक लेखा अवधि के दौरान सभी खरीद को संकलित करना, अवधि के अंत में एक भौतिक सूची गणना का संचालन करना, और फिर निम्नलिखित गणना का उपयोग करके एक अवधि के लिए बेचे गए माल की लागत पर पहुंचना शामिल है:
आरंभिक सूची + खरीद - अंतिम सूची = बेची गई वस्तुओं की लागत
एक आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम एक सटीक इन्वेंट्री काउंट होने पर ही निर्भर करता है, जब एक भौतिक गणना की जाती है। अन्य सभी समयों पर, आवधिक प्रणाली का उपयोग करने वाली कंपनी को स्टॉक में मौजूद इकाइयों की सटीक संख्या नहीं पता होती है, जो इसे स्थायी सूची पद्धति से कमतर बनाती है।
