चालान अनुमोदन प्रक्रिया
खातों की देय प्रक्रिया में जहां तक संभव हो अनुमोदनों से बचना चाहिए। एक प्रबंधक द्वारा इनवॉइस को स्वीकृत करने की प्रतीक्षा में एक महत्वपूर्ण अड़चन शामिल है, इसलिए जितना संभव हो उतने अन्य विकल्पों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए:
अनुमोदन के रूप में खरीद आदेश का प्रयोग करें. यदि क्रय विभाग ने पहले ही खरीद आदेश जारी कर दिया है, तो खरीद आदेश ही पर्याप्त सबूत होना चाहिए कि चालान का भुगतान किया जा सकता है।
छोटी राशि के लिए स्वीकृतियां हटा दें. एक थ्रेशोल्ड इनवॉइस राशि स्थापित करें, जिसके नीचे अनुमोदन की कोई आवश्यकता नहीं है।
नकारात्मक स्वीकृतियों का उपयोग करें. इनवॉइस की कॉपी एक अप्रूवर को भेजें, जिसमें इनवॉइस में कोई समस्या होने पर ही जवाब देने के निर्देश हों। देय खातों के कर्मचारी यह मान लेंगे कि अन्य सभी चालान डिफ़ॉल्ट रूप से स्वीकृत हो गए हैं।
व्यक्तिगत रूप से अनुमोदन प्राप्त करें. यदि अनुमोदन प्राप्त करना नितांत आवश्यक है, तो एक लेखा व्यक्ति को चालान सौंपें, अनुमोदनकर्ता द्वारा पूछे गए किसी भी प्रश्न का उत्तर दें, और हस्ताक्षरित चालान वापस लाएं। ऐसा करने में समय लगता है, लेकिन यह सुनिश्चित करता है कि चालान समय पर वापस कर दिए जाएंगे।
