अचल संपत्ति प्रक्रियाएं
संपत्ति पहचान प्रक्रिया
लेखांकन प्रणाली में एक निश्चित संपत्ति की प्रारंभिक मान्यता के लिए एक प्रक्रिया काफी उपयोगी हो सकती है, क्योंकि यह एक अपेक्षाकृत जटिल लेनदेन है। परिसंपत्ति पहचान प्रक्रिया को पूरा करने की प्रक्रिया नीचे दी गई है:
- आधार इकाई निर्धारित करें. संपत्ति के लिए आधार इकाई निर्धारित करें। यह निर्धारण कई कारकों पर आधारित होता है, जैसे कि क्या परिसंपत्ति के विभिन्न घटकों का उपयोगी जीवन महत्वपूर्ण रूप से भिन्न होता है, आप किस स्तर पर संपत्ति को भौतिक रूप से ट्रैक करना पसंद करते हैं, और विस्तार के विभिन्न स्तरों पर परिसंपत्तियों को ट्रैक करने की लागत-प्रभावशीलता .
- संकलन लागत. आधार इकाई की कुल लागत का संकलन करें। यह आधार इकाई को प्राप्त करने और इसके उपयोग के लिए इच्छित स्थिति और स्थान पर लाने के लिए खर्च की गई कोई भी लागत है। इन गतिविधियों में आधार इकाई का निर्माण, खरीद लागत और संबंधित प्रशासनिक और तकनीकी गतिविधियां शामिल हो सकती हैं।
- पूंजीकरण सीमा से मिलान करें. निर्धारित करें कि आधार इकाई की कुल लागत कॉर्पोरेट पूंजीकरण सीमा से अधिक है या नहीं। यदि ऐसा नहीं होता है, तो व्यय को व्यय के रूप में व्यय के रूप में चार्ज करें। अन्यथा, अगले चरण पर जारी रखें।
- एसेट क्लास को असाइन करें. सबसे उपयुक्त परिसंपत्ति वर्ग के लिए आधार इकाई को असाइन करें जिसके लिए एक सामान्य खाता बही श्रेणी (जैसे फर्नीचर और जुड़नार, कार्यालय उपकरण, या वाहन) है।
- जर्नल प्रविष्टि बनाएं. एक जर्नल प्रविष्टि बनाएं जो उपयुक्त परिसंपत्ति वर्ग के लिए परिसंपत्ति खाते को डेबिट करता है और उस व्यय खाते को क्रेडिट करता है जिसमें मूल इकाई की लागत मूल रूप से संग्रहीत की गई थी।
अचल संपत्ति रिकॉर्ड निर्माण प्रक्रिया
अचल संपत्ति के लिए दर्ज की गई जानकारी के सटीक प्रकार व्यवसाय के अनुसार अलग-अलग होंगे, जिसका अर्थ है कि निम्नलिखित प्रक्रिया को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है। निम्नलिखित नमूना प्रक्रिया एक विनिर्माण परिसंपत्ति के रिकॉर्ड के लिए अभिप्रेत है।
- रिकॉर्ड बनाएं. एसेट के लिए एक नया रिकॉर्ड बनाएं और उसे अगला अनुक्रमिक रिकॉर्ड नंबर असाइन करें। यदि कंप्यूटर सिस्टम में रिकॉर्ड किया जा रहा है, तो सॉफ्टवेयर रिकॉर्ड नंबर निर्दिष्ट करेगा। यदि नहीं, तो अचल संपत्ति लेखाकार ऐसा करेगा।
- विवरण लिखें. एक वाक्य में संपत्ति का वर्णन करें। अगर यह संपत्ति अन्य कंपनी संपत्तियों के समान है, तो उसी विवरण प्रारूप का उपयोग करें। अन्यथा, निर्माता द्वारा प्रदत्त विवरण का उपयोग करने पर विचार करें।
- टैग नंबर दर्ज करें. उपकरण पर चिपकाए गए कंपनी द्वारा प्रदत्त टैग (यदि कोई हो) पर नंबर सूचीबद्ध करें। यदि किसी टैग का उपयोग नहीं किया गया था, तो "कोई टैग नहीं" दर्ज करें।
- क्रम संख्या डालें. उपकरण पर निर्माता द्वारा प्रदत्त सीरियल नंबर दर्ज करें। यदि आपको सीरियल नंबर नहीं मिल रहा है, तो यह पता लगाने के लिए निर्माता से संपर्क करें कि यह कहाँ स्थित होना चाहिए। यदि कोई सीरियल नंबर नहीं है, तो "नो सीरियल नंबर" दर्ज करें।
- संपत्ति का स्थान नोट करें. संपत्ति के स्थान पर ध्यान दें। जहां संभव हो, स्थान को कम से कम भवन द्वारा, और अधिमानतः कमरे के अनुसार निर्दिष्ट करें। यदि यह उत्पादन क्षेत्र में स्थित है, तो उस कार्य केंद्र को निर्दिष्ट करें जिसमें यह स्थित है।
- जिम्मेदारी सौंपें. संपत्ति के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का नाम या कम से कम पद का शीर्षक बताएं।
- अधिग्रहण की तारीख रिकॉर्ड करें. उस महीने और वर्ष का उल्लेख करें जिस पर परिसंपत्ति अपने इच्छित उपयोग के लिए तैयार थी, और क्या वास्तव में उस तिथि के रूप में इसका उपयोग किया गया था।
- लागत दर्ज करें. संपत्ति की कुल प्रारंभिक पूंजीकृत लागत दर्ज करें। यह संपत्ति के लिए सामान्य खाता बही या अचल संपत्ति जर्नल में दर्ज राशि से मेल खाना चाहिए। आपूर्तिकर्ता चालान पर सूचीबद्ध राशि का उपयोग न करें, क्योंकि हो सकता है कि अन्य लागतें जोड़ी गई हों। यह कदम मानता है कि फिक्स्ड एसेट सॉफ्टवेयर में सामान्य लेज़र या फिक्स्ड एसेट जर्नल से सीधे तौर पर इंटरफेर की गई जानकारी नहीं है।
- एसेट क्लास को असाइन करें. कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले मानक परिसंपत्ति वर्गों के लिए इसकी विशेषताओं की तुलना करके परिसंपत्ति वर्ग को संपत्ति असाइन करें। यदि संदेह है, तो संबंधित संपत्तियों की समीक्षा करें ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि उन्हें किस वर्ग को सौंपा गया था। यह एक महत्वपूर्ण कदम है, क्योंकि उपयोगी जीवन और मूल्यह्रास विधियों को अक्सर संपत्ति वर्ग के आधार पर स्वचालित रूप से असाइन किया जाता है।
- उपयोगी जीवन दर्ज करें. यदि सिस्टम संपत्ति वर्ग के आधार पर स्वचालित रूप से उपयोगी जीवन निर्दिष्ट नहीं करता है, तो उपयोगी जीवन बताएं।
- रिकॉर्ड स्वीकृत करें. नियंत्रक की समीक्षा करें और फ़ाइल को स्वीकृत करें। समीक्षक द्वारा नोट किए गए किसी भी मुद्दे को ठीक करें।
- रिकॉर्ड स्टोर करें. यदि जानकारी पूरी तरह से मैनुअल सिस्टम में दर्ज की गई है, तो इसे परिसंपत्ति वर्ग द्वारा और फिर रिकॉर्ड संख्या द्वारा अचल संपत्ति रिकॉर्ड फ़ाइलों में संग्रहीत करें।
मूल्यह्रास प्रक्रिया
एक विस्तृत मूल्यह्रास प्रक्रिया होनी चाहिए जो यह निर्दिष्ट करती है कि प्रत्येक अचल संपत्ति को कैसे वर्गीकृत किया जाए और उस परिसंपत्ति वर्ग के आधार पर इसका मूल्यह्रास कैसे किया जाए, जिसे यह सौंपा गया है। मूल प्रक्रिया है:
- एसेट क्लास असाइन करें. कंपनी के मानक परिसंपत्ति वर्ग विवरण के लिए अचल संपत्ति का मिलान करें। यदि आप उपयोग करने के लिए सही वर्ग के बारे में अनिश्चित हैं, तो पहले से ही विभिन्न वर्गों को सौंपी गई संपत्तियों की जांच करें, या नियंत्रक से परामर्श करें।
- मूल्यह्रास कारक असाइन करें. अचल संपत्ति को उपयोगी जीवन और मूल्यह्रास पद्धति असाइन करें जो उस परिसंपत्ति वर्ग के लिए मानकीकृत हैं जिसका वह एक हिस्सा है। यह स्वचालित रूप से कुछ कम्प्यूटरीकृत प्रणालियों में असाइन किया जाता है, जहां एक परिसंपत्ति वर्ग का असाइनमेंट स्वचालित रूप से एक संपत्ति के लिए एक उपयोगी जीवन और मूल्यह्रास पद्धति प्रदान करता है।
- बचाव मूल्य निर्धारित करें. यह निर्धारित करने के लिए क्रय या औद्योगिक इंजीनियरिंग कर्मचारियों के साथ परामर्श करें कि संपत्ति के उपयोगी जीवन के अंत में एक बचाव मूल्य होने की उम्मीद है या नहीं। यदि यह बचाव मूल्य न्यूनतम बचाव मूल्यों के लिए कंपनी की नीति से अधिक है, तो मूल्यह्रास गणना में इसे नोट करें।
- मूल्यह्रास गणना बनाएं. परिसंपत्ति वर्ग के लिए अनिवार्य उपयोगी जीवन और मूल्यह्रास के आधार पर मूल्यह्रास गणना बनाएं, किसी भी निस्तारण मूल्य को घटाकर परिसंपत्ति लागत का उपयोग करें। यह एक निश्चित परिसंपत्ति सॉफ्टवेयर पैकेज में दर्ज संपत्तियों के लिए स्वचालित रूप से किया जाता है, लेकिन अन्यथा मैन्युअल रूप से उत्पन्न किया जाना चाहिए।
- मूल्यह्रास रिपोर्ट प्रिंट करें. परिसंपत्ति वर्ग द्वारा क्रमबद्ध मूल्यह्रास रिपोर्ट प्रिंट करें।
- जर्नल प्रविष्टि बनाएं. मानक मूल्यह्रास टेम्पलेट का उपयोग करके मासिक मूल्यह्रास जर्नल प्रविष्टि बनाएं। मानक प्रविष्टि मूल्यह्रास व्यय (कुल या विभाग द्वारा) के लिए एक डेबिट रिकॉर्ड करना है, और प्रत्येक परिसंपत्ति वर्ग के लिए संचित मूल्यह्रास खाते में एक क्रेडिट रिकॉर्ड करना है। यह जानकारी मूल्यह्रास रिपोर्ट पर कुल योग से आती है।
- लेन-देन दर्ज करें. अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में जर्नल एंट्री रिकॉर्ड करें।
- फ़ाइल बैकअप सामग्री. मूल्यह्रास रिपोर्ट को जर्नल एंट्री फॉर्म में संलग्न करें और इसे जर्नल एंट्री बाइंडर में फाइल करें।
अंतरविभागीय स्थानांतरण प्रक्रिया
यदि अचल संपत्तियों को नियमित रूप से विभागों के बीच स्थानांतरित किया जाता है, तो ऐसी प्रक्रिया होनी चाहिए जो सुनिश्चित करे कि संबंधित रिकॉर्ड अपडेट किए गए हैं। प्रक्रिया के चरण हैं:
- किसी विभाग से किस संपत्ति को स्थानांतरित किया जा रहा है, इसकी पहचान करते हुए एक फॉर्म भरें। इसमें अद्वितीय संपत्ति टैग संख्या और संपत्ति का सामान्य विवरण शामिल होना चाहिए। इस विभाग का प्रबंधक यह स्वीकार करने के लिए फॉर्म पर हस्ताक्षर करता है कि संपत्ति को कहीं और स्थानांतरित किया जाना है।
- संपत्ति प्राप्त करने वाले विभाग के प्रबंधक भी रसीद स्वीकार करने के लिए फॉर्म पर हस्ताक्षर करते हैं।
- फॉर्म को फिक्स्ड एसेट अकाउंटेंट को अग्रेषित करें, जो अकाउंटिंग सिस्टम में एसेट रिकॉर्ड को एक्सेस करता है और एसेट को प्राप्त करने वाले विभाग को असाइन करता है। लेखाकार संबंधित मूल्यह्रास प्रभार को प्राप्त करने वाले विभाग को भी स्थानांतरित कर देता है।
- दोनों विभाग प्रबंधकों को उनके रिकॉर्ड के लिए फॉर्म की प्रतियां भेजें।
