खाते देय नियंत्रण
देय खातों के नियंत्रण का उपयोग देय कार्यों में नुकसान के जोखिम को कम करने के लिए किया जाता है। देय नियंत्रण तीन सामान्य श्रेणियों में एकत्रित होते हैं, जो भुगतान करने के लिए व्यवसाय के दायित्व की पुष्टि कर रहे हैं, कंप्यूटर सिस्टम में भुगतान योग्य डेटा दर्ज कर रहे हैं, और आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान कर रहे हैं। नियंत्रण इस प्रकार हैं:
भुगतान नियंत्रण की बाध्यता
भुगतान के दायित्व का सत्यापन कई संभावित नियंत्रणों में से एक के माध्यम से पूरा किया जा सकता है। वो हैं:
चालान स्वीकृति. भुगतान को अधिकृत करने की स्थिति में व्यक्ति आपूर्तिकर्ता चालान के अपने अनुमोदन को दर्शाता है। हालांकि, यह वास्तव में एक अपेक्षाकृत कमजोर नियंत्रण है यदि अनुमोदक केवल आपूर्तिकर्ता चालान देखता है, क्योंकि यह बताने का कोई तरीका नहीं है कि क्या सामान या सेवाएं प्राप्त हुई थीं, या यदि कीमतों का आरोप लगाया जा रहा था तो कंपनी मूल रूप से सहमत थी। अनुमोदक यह भी जानना चाह सकता है कि किस सामान्य खाता बही से शुल्क लिया जाएगा। नतीजतन, यह बेहतर है कि भुगतान योग्य कर्मचारी पहले आपूर्तिकर्ता चालान को इकट्ठा करें, खरीद आदेश को अधिकृत करें, और एक पैकेट में दस्तावेज प्राप्त करें, और फिर एक हस्ताक्षर ब्लॉक के साथ चालान पर मुहर लगाएं, जिसमें चार्ज किया जाने वाला खाता नंबर शामिल है, और फिर अनुमोदनकर्ता है इसकी समीक्षा करें। यह दृष्टिकोण समीक्षकों को काम करने के लिए जानकारी का एक पूरा सेट देता है।
खरीद आदेश अनुमोदन. क्रय विभाग की गई प्रत्येक खरीद के लिए खरीद आदेश जारी करता है। ऐसा करने से, क्रय कर्मचारी, संक्षेप में, सभी व्ययों को किए जाने से पहले अनुमोदित कर रहा है, जो कुछ व्ययों को कभी भी होने से रोक सकता है। चूंकि इस नियंत्रण में क्रय कर्मचारियों द्वारा काफी मात्रा में काम करना पड़ता है, इसलिए वे संभावित रूप से कर्मचारियों से औपचारिक खरीद मांग प्रपत्र पर आइटम का अनुरोध करने के लिए कहेंगे।
पूरा ए तीन-तरफा मैच. भुगतान योग्य कर्मचारी भुगतान को अधिकृत करने से पहले संबंधित खरीद आदेश और रसीद के प्रमाण के साथ आपूर्तिकर्ता चालान से मेल खाते हैं। यह दृष्टिकोण व्यक्तिगत चालान अनुमोदन की आवश्यकता का स्थान लेता है, क्योंकि अनुमोदन इसके बजाय खरीद आदेश पर आधारित होता है। यह केवल क्रय आदेश के आधार पर स्वीकृति देने से भी बेहतर है, क्योंकि यह माल की प्राप्ति की पुष्टि भी करता है। हालांकि, यह बहुत धीमी गति से होता है और कागजी कार्रवाई के अभाव में टूट सकता है।
मैन्युअल डुप्लिकेट भुगतान खोज। एक कम्प्यूटरीकृत भुगतान प्रणाली डुप्लीकेट इनवॉइस नंबरों के लिए एक स्वचालित खोज करती है। पूरी तरह से मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम में यह बहुत अधिक कठिन प्रयास है। इस मामले में, भुगतान योग्य क्लर्क विक्रेता फ़ाइल और अवैतनिक चालान फ़ाइल के माध्यम से यह देखने के लिए खोज सकता है कि आपूर्तिकर्ता से अभी प्राप्त चालान का भुगतान पहले ही किया जा चुका है या नहीं। कई स्थितियों में, आने वाले आपूर्तिकर्ता चालानों की मात्रा इसे इतना कठिन बना देती है कि देय कर्मचारी डुप्लिकेट चालान की पहचान करने के किसी भी प्रयास को छोड़ देता है, और केवल यह स्वीकार करता है कि वह कभी-कभी ऐसी वस्तुओं के लिए भुगतान करेगा।
डाटा एंट्री नियंत्रण
यह सुनिश्चित करने के कई तरीके हैं कि सभी आपूर्तिकर्ता चालान देय खातों में दर्ज किए गए हैं, हालांकि इन नियंत्रणों की सफलता की डिग्री अलग-अलग है। नियंत्रण हैं:
अनुमोदन के बाद रिकॉर्ड. यह नियंत्रण देय खातों के कर्मचारियों को सिस्टम में प्रवेश करने से पहले प्रत्येक चालान के अनुमोदन को सत्यापित करने के लिए मजबूर करता है।
अनुमोदन से पहले रिकॉर्ड. यह नियंत्रण भुगतान करने के लिए प्राधिकरण प्राप्त करने की तुलना में आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करने पर अधिक प्राथमिकता देता है, क्योंकि प्राप्त प्रत्येक चालान एक बार में भुगतान योग्य प्रणाली में दर्ज किया जाता है। यह नियंत्रण सबसे अच्छा काम करता है जहां खरीदारी को अधिकृत करने के लिए खरीद आदेशों का उपयोग किया जा चुका है।
इनवॉइस नंबरिंग दिशानिर्देश अपनाएं. भुगतान योग्य डेटा प्रविष्टि के क्षेत्र में शायद सबसे बड़ी समस्या डुप्लीकेट भुगतान है। यह कोई समस्या प्रतीत नहीं होगी, क्योंकि अधिकांश कंपनियां लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करती हैं जो स्वचालित रूप से डुप्लिकेट चालान का पता लगाता है और डुप्लिकेट भुगतान को रोकता है। हालाँकि, इनवॉइस नंबर कैसे दर्ज किए जाते हैं, इसमें असंगति हो सकती है। उदाहरण के लिए, क्या आप इनवॉइस नंबर 0000078234 को अग्रणी शून्य के साथ या उनके बिना रिकॉर्ड करते हैं? यदि भुगतान योग्य कर्मचारियों को एक ही चालान दो बार प्रस्तुत किया जाता है, और इसे 0000078234 एक बार और अगली बार 78234 के रूप में दर्ज किया जाता है, तो सिस्टम उन्हें डुप्लिकेट चालान के रूप में चिह्नित नहीं करेगा। चालान संख्या में डैश के साथ भी यही समस्या उत्पन्न होती है; 1234-999 की चालान संख्या 1234-999 या 1234999 के रूप में दर्ज की जा सकती है।
वित्तीय विवरणों में बजट से मिलान करें. यदि एक आपूर्तिकर्ता चालान गलत विभाग को गलत तरीके से चार्ज किया गया था, तो यह संभव है कि एक विभाग प्रबंधक वित्तीय विवरणों को पढ़कर चार्ज की गई राशि और बजट के बीच एक असमानता का पता लगाए, और इस तरह इस मुद्दे को लेखा विभाग के ध्यान में लाएगा।
भुगतान नियंत्रण
नीचे दिए गए अधिकांश नियंत्रण चेक द्वारा भुगतान से संबंधित हैं, क्योंकि यह अभी भी भुगतान का प्रमुख रूप है। नियंत्रण हैं:
स्प्लिट चेक प्रिंटिंग और साइनिंग. एक व्यक्ति को चेक तैयार करना चाहिए, और दूसरे व्यक्ति को उन पर हस्ताक्षर करना चाहिए। ऐसा करने से कैश जारी करने पर क्रॉस चेक होता है।
सभी चेकों को एक बंद स्थान में स्टोर करें. अप्रयुक्त चेक स्टॉक को हमेशा एक बंद स्थान में संग्रहित किया जाना चाहिए। अन्यथा, चेक चोरी हो सकते हैं और धोखाधड़ी से भरे और नकद किए जा सकते हैं। इसका मतलब यह है कि किसी भी सिग्नेचर प्लेट या स्टैम्प को भी लॉक लोकेशन में स्टोर किया जाना चाहिए।
उपयोग किए गए चेक नंबरों के अनुक्रम को ट्रैक करें. एक लॉग बनाए रखें जिसमें चेक रन के दौरान उपयोग किए जाने वाले चेक नंबरों की श्रेणी सूचीबद्ध हो। यह निर्धारित करने के लिए उपयोगी है कि भंडारण में कोई चेक गायब हो सकता है या नहीं। इस लॉग को संग्रहीत चेक के साथ नहीं रखा जाना चाहिए, क्योंकि कोई व्यक्ति उसी समय लॉग को चुरा सकता है जब वे चेक चुराते हैं।
मैन्युअल चेक साइनिंग की आवश्यकता है. एक कंपनी की आवश्यकता हो सकती है कि सभी चेक पर हस्ताक्षर किए जाएं। यह वास्तव में एक अपेक्षाकृत कमजोर नियंत्रण है, क्योंकि कुछ चेक हस्ताक्षरकर्ता इस बात की जांच करते हैं कि चेक क्यों जारी किए जा रहे हैं, और शायद ही कभी भुगतान की गई राशि पर सवाल उठाते हैं। यदि कोई कंपनी इसके बजाय सिग्नेचर प्लेट या स्टैम्प का उपयोग करना चुनती है, तो एक मजबूत खरीद आदेश प्रणाली होना बहुत अधिक महत्वपूर्ण है; क्रय करने वाला कर्मचारी देय प्रक्रिया प्रवाह में पहले खरीद आदेश जारी करके चालानों का वास्तविक अनुमोदनकर्ता बन जाता है।
एक अतिरिक्त चेक हस्ताक्षरकर्ता की आवश्यकता है. यदि चेक की राशि एक निश्चित राशि से अधिक है, तो दूसरे चेक हस्ताक्षरकर्ता की आवश्यकता है। माना जाता है कि यह नियंत्रण कई वरिष्ठ स्तर के लोगों को भुगतान करना बंद करने का मौका देता है। वास्तव में, नियंत्रण वातावरण को वास्तव में मजबूत किए बिना भुगतान प्रक्रिया में केवल एक और कदम पेश करने की अधिक संभावना है।
