बजट प्रक्रिया
भविष्य की अवधि में राजस्व और व्यय की अपेक्षाएं निर्धारित करने के लिए व्यवसाय द्वारा बजट का उपयोग किया जाता है। बजट तैयार करने की प्रक्रिया अत्यधिक नियमित होनी चाहिए और एक निर्धारित कार्यक्रम का पालन करना चाहिए, ताकि पूरा बजट अगले वित्तीय वर्ष की शुरुआत तक उपयोग के लिए तैयार हो सके। अन्यथा, अगले वित्तीय वर्ष में वास्तविक परिणामों की तुलना करने के उद्देश्य से विलंबित बजट उपलब्ध नहीं होगा। पालन करने के लिए यहां मूल चरण दिए गए हैं:
- बजट अनुमानों को अपडेट करें। कंपनी के कारोबारी माहौल के बारे में धारणाओं की समीक्षा करें जिनका उपयोग पिछले बजट के आधार के रूप में किया गया था, और आवश्यकतानुसार अपडेट करें।
- नोट उपलब्ध फंडिंग. बजट अवधि के दौरान उपलब्ध होने वाली सबसे संभावित राशि का निर्धारण करें, जो विकास योजनाओं को सीमित कर सकती है।
- चरण लागत अंक. निर्धारित करें कि आगामी बजट अवधि में व्यावसायिक गतिविधि की संभावित सीमा के दौरान कोई कदम लागत खर्च होगी या नहीं, और इन लागतों की राशि को परिभाषित करें और वे किस गतिविधि स्तर पर खर्च किए जाएंगे।
- बजट पैकेज बनाएं. पिछले वर्ष में उपयोग किए गए निर्देश पैकेट से मूल बजट निर्देशों की प्रतिलिपि बनाएँ। चालू वर्ष में किए गए वर्ष-दर-वर्ष वास्तविक खर्चों को शामिल करके इसे अपडेट करें, और इस जानकारी को पूरे चालू वर्ष के लिए वार्षिक भी करें। पैकेट में एक टिप्पणी जोड़ें, जिसमें आगामी बजट वर्ष के लिए चरणबद्ध लागत जानकारी, अड़चनें, और अपेक्षित धन सीमाएं बताएं। पूंजी बजट संबंधी अनुरोधों के लिए कोई दिशानिर्देश भी बताएं।
- बजट पैकेज जारी करें. जहां संभव हो, व्यक्तिगत रूप से बजट पैकेज जारी करें और प्राप्तकर्ताओं के किसी भी प्रश्न का उत्तर दें। बजट पैकेज के पहले मसौदे की नियत तारीख भी बताएं।
- राजस्व पूर्वानुमान प्राप्त करें. बिक्री प्रबंधक से राजस्व पूर्वानुमान प्राप्त करें, इसे सीईओ के साथ मान्य करें, और फिर इसे अन्य विभाग प्रबंधकों को वितरित करें। वे अपने स्वयं के बजट विकसित करने के आधार के रूप में कम से कम आंशिक रूप से राजस्व जानकारी का उपयोग करते हैं।
- विभाग का बजट प्राप्त करें. सभी विभागों से बजट प्राप्त करें, त्रुटियों की जाँच करें, और अड़चन, धन और कदम लागत बाधाओं की तुलना करें। आवश्यकतानुसार बजट समायोजित करें।
- मुआवजे की पुष्टि करें. सत्यापन के लिए मानव संसाधन प्रबंधक को विभाग के बजट में निहित मुआवजे के अनुरोध भेजें। इसमें वेतन सीमाओं के साथ मिलान करना और यह सुनिश्चित करना शामिल होना चाहिए कि क्या पेरोल करों की सही गणना की जा रही है।
- बोनस योजनाओं को मान्य करें. क्या वरिष्ठ प्रबंधन टीम उन शर्तों को मान्य करती है जिनके तहत बोनस योजनाओं की व्यवस्था की गई है, और क्या उन समझौतों की शर्तें उचित हैं। यदि बोनस भुगतान न होने की तुलना में अधिक होने की संभावना है, तो उन्हें लागू पेरोल करों के साथ बजट में शामिल करें।
- पूंजी बजट अनुरोध प्राप्त करें. सभी पूंजीगत बजट अनुरोधों को मान्य करें और उन्हें टिप्पणियों और सिफारिशों के साथ वरिष्ठ प्रबंधन टीम को अग्रेषित करें। संपत्ति को बदला जा रहा है यह सुनिश्चित करने के लिए अचल संपत्ति निपटान रिपोर्ट से मिलान करें।
- बजट मॉडल अपडेट करें. सभी बजट जानकारी को मास्टर बजट मॉडल में इनपुट करें। सत्यापित करें कि मॉडल में पेरोल कर की दरें बजट वर्ष के लिए अद्यतन की गई हैं। पहले से प्राप्त अचल संपत्ति निपटान और पूंजी बजट अनुरोध जानकारी के आधार पर मॉडल में मूल्यह्रास व्यय को अपडेट करें।
- बजट की समीक्षा करें. बजट की समीक्षा के लिए वरिष्ठ प्रबंधन टीम से मिलें। संभावित बाधा मुद्दों और फंडिंग प्रतिबंधों के कारण होने वाली किसी भी सीमा को हाइलाइट करें। प्राप्य खातों, इन्वेंट्री, और ऐतिहासिक मेट्रिक्स के संबंध में देय खातों के साथ-साथ प्रति विक्रेता बिक्री के लिए टर्नओवर अनुपात की वैधता के लिए भी परीक्षण करें। प्रबंधन टीम द्वारा की गई सभी टिप्पणियों को नोट करें, और इस जानकारी को बजट प्रवर्तकों को वापस उनके बजट को संशोधित करने के अनुरोध के साथ अग्रेषित करें।
- प्रक्रिया बजट पुनरावृत्तियों. बकाया बजट परिवर्तन अनुरोधों को ट्रैक करें, और बजट मॉडल को नए पुनरावृत्तियों के साथ अपडेट करें जैसे ही वे आते हैं। अनुमानित ब्याज व्यय और ब्याज आय को अपडेट करना सुनिश्चित करें, क्योंकि बजट के वित्तीय हिस्से को स्पष्ट किया गया है।
- अनुमोदन हासिल करें. निदेशक मंडल को अनुमोदन के लिए बजट अग्रेषित करें।
- बजट जारी करें. बजट का एक बाध्य संस्करण बनाएं और इसे सभी अधिकृत प्राप्तकर्ताओं को वितरित करें।
- बजट लोड करें. बजट जानकारी को वित्तीय सॉफ़्टवेयर में लोड करें, ताकि आप बजट बनाम वास्तविक रिपोर्ट तैयार कर सकें।
- लोड किए गए बजट की पुष्टि करें. लेखांकन सॉफ़्टवेयर में लोड किए गए बजट की अनुमोदित बजट संस्करण से तुलना करें, और किसी भी त्रुटि के लिए समायोजित करें।
- लॉक डाउन बजट. बजट मॉडल की पासवर्ड सुरक्षा आरंभ करें। साथ ही, मॉडल की एक कॉपी बनाएं और कॉपी को आर्काइव करें।
