ऋण देने की प्रक्रिया
यह सुनिश्चित करने के लिए एक क्रेडिट समीक्षा प्रक्रिया की आवश्यकता है कि कोई व्यवसाय उन ग्राहकों को क्रेडिट न दे जो भुगतान करने में असमर्थ हैं। क्रेडिट विभाग सभी क्रेडिट समीक्षाओं को संभालता है। विभाग ग्राहक द्वारा अनुरोध किए गए प्रत्येक आदेश का दस्तावेजीकरण करते हुए, आदेश प्रविष्टि विभाग से बिक्री आदेशों की कागजी प्रतियां प्राप्त कर सकता है। इस मैनुअल वातावरण में, बिक्री आदेश की प्राप्ति एक मैन्युअल समीक्षा प्रक्रिया को ट्रिगर करती है जहां क्रेडिट कर्मचारी ऑर्डर को शिपिंग विभाग तक पहुंचने से रोक सकता है जब तक कि वह शिपिंग प्रबंधक को एक अनुमोदित प्रति अग्रेषित नहीं करता है। मैनुअल सिस्टम के लिए ऑर्डर एंट्री प्रक्रिया नीचे दी गई है:
बिक्री आदेश प्राप्त करें. आदेश प्रविष्टि विभाग प्रत्येक बिक्री आदेश की एक प्रति क्रेडिट विभाग को भेजता है। यदि ग्राहक नया है, तो क्रेडिट मैनेजर इसे क्रेडिट स्टाफ व्यक्ति को सौंप देता है। किसी मौजूदा ग्राहक से बिक्री आदेश संभवतः उस ग्राहक को पहले से असाइन किए गए क्रेडिट व्यक्ति को दिया जाएगा।
क्रेडिट आवेदन जारी करें. यदि ग्राहक नया है या लंबे समय से कंपनी के साथ व्यापार नहीं किया है, तो उन्हें एक क्रेडिट आवेदन भेजें और अनुरोध करें कि इसे पूरा किया जाए और सीधे क्रेडिट विभाग को वापस कर दिया जाए। यह आवेदन प्रक्रिया को गति देने के लिए ई-मेल या वेब पेज द्वारा किया जा सकता है।
क्रेडिट आवेदन एकत्र करें और समीक्षा करें. एक पूर्ण बिक्री आदेश प्राप्त होने पर, यह सुनिश्चित करने के लिए इसकी जांच करें कि सभी फ़ील्ड पूर्ण हो गए हैं, और कुछ फ़ील्ड अपूर्ण होने पर अधिक जानकारी के लिए ग्राहक से संपर्क करें। फिर एक क्रेडिट रिपोर्ट, ग्राहक वित्तीय विवरण, बैंक संदर्भ और क्रेडिट संदर्भ एकत्र करें।
क्रेडिट स्तर असाइन करें. एकत्रित जानकारी और क्रेडिट देने के लिए कंपनी के एल्गोरिदम के आधार पर, एक क्रेडिट राशि निर्धारित करें जिसे कंपनी ग्राहक को देने के लिए तैयार है। यदि कोई ग्राहक व्यक्तिगत गारंटी पर हस्ताक्षर करने को इच्छुक है तो क्रेडिट स्तर को समायोजित करना भी संभव हो सकता है।
आदेश पकड़ो (वैकल्पिक). यदि बिक्री आदेश किसी मौजूदा ग्राहक का है और ग्राहक की ओर से $___ से अधिक का मौजूदा अवैतनिक और अनसुलझा चालान है, तो बिक्री आदेश पर रोक लगाएं। ग्राहक से संपर्क करें और उन्हें सूचित करें कि जब तक बकाया चालान का भुगतान नहीं किया जाता है, तब तक ऑर्डर को रोक कर रखा जाएगा।
क्रेडिट बीमा प्राप्त करें (वैकल्पिक). यदि कंपनी क्रेडिट बीमा का उपयोग करती है, तो संबंधित ग्राहक जानकारी बीमाकर्ता को यह देखने के लिए अग्रेषित करें कि क्या वह क्रेडिट जोखिम का बीमा करेगी।
शेष क्रेडिट सत्यापित करें (वैकल्पिक). एक मौजूदा ग्राहक के लिए ऑर्डर एंट्री विभाग से एक बिक्री आदेश अग्रेषित किया गया हो सकता है जिसे पहले से ही क्रेडिट दिया गया है। इस स्थिति में, क्रेडिट स्टाफ उपलब्ध क्रेडिट की शेष राशि की बिक्री ऑर्डर की राशि से तुलना करता है, और ऑर्डर के लिए पर्याप्त क्रेडिट होने पर ऑर्डर को मंजूरी देता है। यदि नहीं, तो क्रेडिट स्टाफ ऑर्डर को स्वीकार करने के लिए क्रेडिट स्तर में एक बार की वृद्धि पर विचार करता है, या वैकल्पिक भुगतान व्यवस्था की व्यवस्था करने के लिए ग्राहक से संपर्क करता है।
बिक्री आदेश स्वीकृत करें. यदि क्रेडिट स्टाफ बिक्री आदेश के लिए आवश्यक क्रेडिट स्तर को मंजूरी देता है, तो यह बिक्री आदेश को अनुमोदित के रूप में मुहर लगाता है, फॉर्म पर हस्ताक्षर करता है, और एक प्रति शिपिंग विभाग को पूर्ति के लिए अग्रेषित करता है। यह एक प्रति भी रखता है।
फ़ाइल क्रेडिट दस्तावेज़ीकरण. ग्राहक के लिए एक फाइल बनाएं और उसमें क्रेडिट परीक्षा प्रक्रिया के हिस्से के रूप में एकत्र की गई सभी जानकारी संग्रहीत करें।
