विक्रेता मास्टर फ़ाइल साफ़ करें
विक्रेता मास्टर फ़ाइल एक कंपनी के आपूर्तिकर्ताओं के बारे में काफी मात्रा में जानकारी का भंडार है, जिसका उपयोग आपूर्तिकर्ता चालान के भुगतान और खरीद आदेश जारी करने के लिए किया जाता है। जब किसी व्यवसाय में आपूर्तिकर्ताओं की अपेक्षाकृत कम संख्या होती है, तो बड़ी संख्या में त्रुटियां धीरे-धीरे विक्रेता मास्टर फ़ाइल में आ जाएंगी। फ़ाइल को साफ़ करने के कई सुझाए गए तरीके यहां दिए गए हैं:
नियमित रूप से, प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लिए एक रिपोर्ट प्रिंट करें जो विक्रेता मास्टर फ़ाइल में उपयोग किए जा रहे प्रत्येक फ़ील्ड को दिखाती है। अधिक महत्वपूर्ण क्षेत्रों, जैसे कर कोड और करदाता पहचान संख्या (टिन) में गुम जानकारी के लिए रिपोर्ट को स्कैन करें।
आपूर्तिकर्ताओं की एक सूची मुद्रित करें, नाम से क्रमबद्ध करें, और डुप्लिकेट नामों की तलाश करें जो डुप्लिकेट रिकॉर्ड की उपस्थिति का संकेत देते हैं। निर्धारित करें कि इनमें से कौन सा रिकॉर्ड संग्रहीत करना है और उन्हें फिर से उपयोग न करने के लिए फ़्लैग करना है।
एक रिपोर्ट प्रिंट करें जो पिछले दो वर्षों में आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान दिखाती है। यदि उस समयावधि के दौरान कोई गतिविधि नहीं हुई है, तो संबंधित विक्रेता मास्टर फ़ाइलों को संग्रहीत के रूप में फ़्लैग करें।
यह सत्यापित करने के लिए कि दर्ज संख्या सही है, आईआरएस वेबसाइट पर टीआईएन मिलान कार्यक्रम के लिए नवीनतम आपूर्तिकर्ताओं के लिए दर्ज करदाता पहचान संख्या की तुलना करें। जो भी जानकारी गलत हो उसे अपडेट करें।
