स्रोत दस्तावेज़
स्रोत दस्तावेज़ भौतिक आधार हैं जिस पर व्यावसायिक लेनदेन दर्ज किए जाते हैं। स्रोत दस्तावेजों को आम तौर पर सबूत के रूप में उपयोग के लिए रखा जाता है जब लेखा परीक्षक बाद में कंपनी के वित्तीय विवरणों की समीक्षा करते हैं, और यह सत्यापित करने की आवश्यकता होती है कि लेनदेन वास्तव में हुआ है। उनमें आमतौर पर निम्नलिखित जानकारी होती है:
एक व्यापार लेनदेन का विवरण
लेन-देन की तारीख
एक विशिष्ट राशि
एक अधिकृत हस्ताक्षर
कई स्रोत दस्तावेज़ों पर एक अनुमोदन को इंगित करने के लिए मुहर लगाई जाती है, या जिस पर वर्तमान तिथि या अंतर्निहित लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किए जाने वाले खातों को लिखना है।
एक स्रोत दस्तावेज़ का कागज़ दस्तावेज़ होना ज़रूरी नहीं है। यह इलेक्ट्रॉनिक भी हो सकता है, जैसे किसी कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों का इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड, जैसा कि स्मार्टफोन के माध्यम से कंपनी के टाइमकीपिंग सिस्टम में दर्ज किया जाता है।
स्रोत दस्तावेज़ों के उदाहरण, और उनके संबंधित व्यावसायिक लेन-देन जो वित्तीय रिकॉर्ड में दिखाई देते हैं, वे हैं:
बैंक कथन. इसमें कंपनी के बुक बैलेंस ऑफ कैश में कई समायोजन शामिल हैं जिन्हें कंपनी को बैंक के रिकॉर्ड के साथ संरेखण में लाने के लिए संदर्भित करना चाहिए।
कैश रजिस्टर टेप. इसका उपयोग नकद बिक्री के साक्ष्य के रूप में किया जा सकता है, जो बिक्री लेनदेन के रिकॉर्ड का समर्थन करता है।
क्रेडिट कार्ड रसीद. इसका उपयोग छोटी नकदी से धन के संवितरण के साक्ष्य के रूप में किया जा सकता है।
लॉकबॉक्स छवियों की जाँच करें. ये छवियां ग्राहकों से नकद प्राप्तियों के रिकॉर्ड का समर्थन करती हैं।
पैकिंग पर्ची. यह ग्राहक को भेजे गए आइटम का वर्णन करता है, और इसलिए बिक्री लेनदेन के रिकॉर्ड का समर्थन करता है।
बिक्री आदेश. यह दस्तावेज़, जब लदान के बिल और/या पैकिंग सूची के साथ जोड़ा जाता है, तो इसका उपयोग ग्राहक को चालान करने के लिए किया जा सकता है, जो बदले में बिक्री लेनदेन उत्पन्न करता है।
आपूर्तिकर्ता बीजक. यह एक स्रोत दस्तावेज़ है जो आपूर्तिकर्ता को नकद, चेक या इलेक्ट्रॉनिक भुगतान जारी करने का समर्थन करता है। एक आपूर्तिकर्ता चालान एक व्यय, इन्वेंट्री आइटम या अचल संपत्ति के रिकॉर्ड का भी समर्थन करता है।
टाइम कार्ड. यह किसी कर्मचारी को तनख्वाह या इलेक्ट्रॉनिक भुगतान जारी करने का समर्थन करता है। यदि ग्राहकों को कर्मचारी घंटों का बिल भेजा जा रहा है, तो यह ग्राहक इनवॉइस के निर्माण का भी समर्थन करता है।
उदाहरण के लिए, एक कंपनी परामर्श व्यवसाय में है। यह कर्मचारी टाइमशीट से घंटों काम की गई जानकारी जमा करता है, जिसे बाद में ग्राहक चालान में शामिल किया जाता है जिसके परिणामस्वरूप बिक्री और खातों के प्राप्य लेनदेन का निर्माण होता है। इस प्रकार, इस स्थिति में, टाइमशीट बिक्री लेनदेन के लिए स्रोत दस्तावेज़ है।
ऐसे कई संभावित नियंत्रण हैं जिनका उपयोग उस जोखिम को कम करने के लिए किया जा सकता है जो स्रोत दस्तावेज़ों को एक लेखा प्रणाली में ठीक से दर्ज नहीं किया जाता है। अधिक सामान्य नियंत्रणों में से एक दस्तावेज़ों को पूर्व-संख्या करना है, ताकि गुम दस्तावेज़ों को ट्रैक करना आसान हो। एक अन्य नियंत्रण यह है कि खातों में शेष राशि को सहायक स्रोत दस्तावेजों के साथ मिलाया जाए ताकि यह देखा जा सके कि या तो कुछ दस्तावेज दर्ज नहीं किए गए हैं, या खातों में दर्ज कुछ लेनदेन में कोई सहायक स्रोत दस्तावेज नहीं है।
विभिन्न विनियमों में कहा गया है कि कुछ स्रोत दस्तावेजों को कई वर्षों तक बनाए रखा जाना चाहिए। नियमों की परवाह किए बिना इन दस्तावेजों को बनाए रखना भी विवेकपूर्ण हो सकता है, यदि केवल मुकदमे की स्थिति में साक्ष्य प्रदान करने के लिए, या बेहतर ग्राहक सेवा प्रदान करने के लिए। इन कारणों से, एक कंपनी को एक दस्तावेज़ विनाश नीति अपनानी चाहिए जो एक निश्चित संख्या में वर्ष बीतने तक स्रोत दस्तावेज़ों के कटाव या अन्य प्रकार के उन्मूलन को सख्ती से नियंत्रित करती है।
