लॉकबॉक्स सिस्टम

एक लॉकबॉक्स एक बैंक संचालित डाक पता है जिस पर एक कंपनी अपने ग्राहकों को उनके भुगतान भेजने के लिए निर्देशित करती है। बैंक आने वाले मेल को खोलता है, कंपनी के बैंक खाते में सभी प्राप्त धन जमा करता है, और भुगतान और किसी भी प्रेषण जानकारी को स्कैन करता है। स्कैन की गई छवियों को एक सुरक्षित वेबसाइट पर पोस्ट किया जाता है, जहां कंपनी के लेखा कर्मचारी बकाया खातों में भुगतान लागू करने के लिए छवियों तक पहुंच सकते हैं।

एक लॉकबॉक्स सिस्टम कई लॉकबॉक्स की व्यवस्था है जो रणनीतिक रूप से कंपनी के ग्राहकों के भौगोलिक समूहों के पास रखा जाता है, ताकि ग्राहकों से लॉकबॉक्स तक कुल मेल समय कम से कम हो। बैंकों द्वारा एक लॉकबॉक्स प्रणाली को प्रोत्साहित किया जाता है, जो प्रत्येक लॉकबॉक्स के लिए एक निश्चित मासिक शुल्क के साथ-साथ संसाधित प्रत्येक भुगतान के लिए एक सर्विसिंग शुल्क अर्जित करते हैं। उदाहरण के लिए, बोस्टन में एक कंपनी शिकागो, लॉस एंजिल्स, ह्यूस्टन और मियामी में लॉकबॉक्स रखने का चुनाव कर सकती है, ताकि इन शहरों के पास स्थित ग्राहकों से किए गए भुगतानों के लिए मेल फ्लोट को कम किया जा सके।

बैंक उन पतों से मिलान करने के लिए एक आवधिक समीक्षा सेवा प्रदान करते हैं जिनसे ग्राहक लॉकबॉक्स स्थानों पर अपना भुगतान जारी कर रहे हैं, यह देखने के लिए कि क्या लॉकबॉक्स कॉन्फ़िगरेशन अनुकूलित है। यदि नहीं, तो लॉकबॉक्स को अधिक ग्राहक-केंद्रित स्थानों पर स्थानांतरित कर दिया जाता है, और ग्राहकों को उनके प्रेषण पते को नए स्थानों में बदलने के लिए अधिसूचित किया जाता है। लगातार लॉकबॉक्स स्थानों को स्थानांतरित करने की अनुशंसा नहीं की जाती है, क्योंकि यह ग्राहकों के देय खातों के कर्मचारियों को परेशान करता है, जिन्हें अपने कंप्यूटर सिस्टम में पे-टू एड्रेस को अपडेट करते रहना चाहिए।

एक राष्ट्रीय या अंतरराष्ट्रीय ग्राहक आधार वाली बड़ी कंपनी के लिए मेल फ्लोट को कम करने के लिए एक लॉकबॉक्स सिस्टम एक शानदार तरीका है। स्थानीय ग्राहक आधार वाली छोटी कंपनी के लिए स्थानीय बैंक में एक से अधिक लॉकबॉक्स का उपयोग करना शायद ही कभी आवश्यक होता है, क्योंकि मेल फ्लोट में कोई भी कमी संबंधित बैंक शुल्क द्वारा ऑफसेट से अधिक होती है।

जैसे-जैसे भुगतान का तरीका धीरे-धीरे चेक से दूर होता जा रहा है और इलेक्ट्रॉनिक भुगतान के पक्ष में है, लॉकबॉक्स सिस्टम की आवश्यकता कम होने की संभावना है।