आंतरिक नियंत्रण

आंतरिक नियंत्रण गतिविधियों का एक इंटरलॉकिंग सेट है जो किसी संगठन की सामान्य संचालन प्रक्रियाओं पर स्तरित होता है, जिसका उद्देश्य संपत्ति की सुरक्षा, त्रुटियों को कम करना और यह सुनिश्चित करना है कि संचालन एक अनुमोदित तरीके से किया जाता है। आंतरिक नियंत्रण को देखने का एक अन्य तरीका यह है कि इन गतिविधियों की आवश्यकता एक फर्म के जोखिम की मात्रा और प्रकार को कम करने के लिए होती है। लगातार विश्वसनीय वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए नियंत्रण भी उपयोगी होते हैं।

आंतरिक नियंत्रण एक कीमत पर आता है, जो यह है कि नियंत्रण गतिविधियाँ अक्सर किसी व्यवसाय के प्राकृतिक प्रक्रिया प्रवाह को धीमा कर देती हैं, जिससे इसकी समग्र दक्षता कम हो सकती है। नतीजतन, आंतरिक नियंत्रण की एक प्रणाली के विकास के लिए प्रबंधन को दक्षता के साथ जोखिम में कमी को संतुलित करने की आवश्यकता होती है। इस प्रक्रिया के परिणामस्वरूप कभी-कभी प्रबंधन एक रणनीतिक प्रोफ़ाइल बनाने के लिए एक निश्चित मात्रा में जोखिम स्वीकार कर सकता है जो एक कंपनी को अधिक प्रभावी ढंग से प्रतिस्पर्धा करने की अनुमति देता है, भले ही उसे कभी-कभार नुकसान हो क्योंकि नियंत्रण जानबूझकर कम कर दिए गए हैं।

जैसे-जैसे फर्म का आकार बढ़ता है, आंतरिक नियंत्रण की एक प्रणाली व्यापकता में वृद्धि करती है। इसकी आवश्यकता है, क्योंकि मूल संस्थापकों के पास कई कर्मचारी और/या स्थान होने पर पूर्ण निरीक्षण करने का समय नहीं है। इसके अलावा, जब कोई कंपनी सार्वजनिक होती है, तो अतिरिक्त वित्तीय नियंत्रण आवश्यकताएं होती हैं जिन्हें लागू किया जाना चाहिए, खासकर अगर फर्म के शेयरों को स्टॉक एक्सचेंज में बिक्री के लिए सूचीबद्ध किया जाना है। इस प्रकार, नियंत्रण की लागत आकार के साथ बढ़ती जाती है।

आंतरिक नियंत्रण कई रूपों में आता है, जिसमें निम्नलिखित शामिल हैं:

  • एक निदेशक मंडल पूरे संगठन की देखरेख करता है, प्रबंधन टीम पर शासन प्रदान करता है।

  • आंतरिक लेखा परीक्षक नियमित रूप से सभी प्रक्रियाओं की जांच करते हैं, उन विफलताओं की तलाश करते हैं जिन्हें या तो नए नियंत्रणों या मौजूदा नियंत्रणों के बदलाव से ठीक किया जा सकता है।

  • प्रक्रियाओं को बदल दिया जाता है ताकि प्रत्येक में एक से अधिक व्यक्ति शामिल हों; ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि लोग एक-दूसरे को क्रॉस-चेक कर सकें, धोखाधड़ी की घटनाओं और त्रुटियों की संभावना को कम कर सकें।

  • कंप्यूटर रिकॉर्ड तक पहुंच प्रतिबंधित है, ताकि जानकारी केवल उन लोगों को उपलब्ध कराई जा सके जिन्हें विशिष्ट कार्यों को करने के लिए इसकी आवश्यकता होती है। ऐसा करने से स्वामित्व रिकॉर्ड में संशोधन के माध्यम से सूचना की चोरी का जोखिम और संपत्ति की चोरी का जोखिम कम हो जाता है।

  • उपयोग में नहीं होने पर संपत्तियों को बंद कर दिया जाता है, जिससे उन्हें चोरी करना अधिक कठिन हो जाता है।

एक महत्वपूर्ण अवधारणा यह है कि आंतरिक नियंत्रण की सबसे व्यापक प्रणाली भी धोखाधड़ी या त्रुटि के जोखिम को पूरी तरह समाप्त नहीं करेगी। हमेशा कुछ घटनाएं होती हैं, आमतौर पर अप्रत्याशित परिस्थितियों या किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा किए गए अत्यधिक दृढ़ प्रयास के कारण जो धोखाधड़ी करना चाहता है।