तीन-तरफा मिलान
थ्री-वे मैचिंग एक भुगतान सत्यापन तकनीक है जो यह सुनिश्चित करने के लिए है कि आपूर्तिकर्ता चालान वैध है। जब देय विभाग को आपूर्तिकर्ता से चालान प्राप्त होता है, तो यह निम्नलिखित जानकारी से मेल खाता है:
आपूर्तिकर्ता चालान की जानकारी संबंधित खरीद आदेश की एक प्रति के लिए जो उसे क्रय विभाग द्वारा अग्रेषित की गई है। क्रय आदेश उस मात्रा और मूल्य को बताता है जिस पर कंपनी आपूर्तिकर्ता के चालान पर बताई गई वस्तुओं या सेवाओं को खरीदने के लिए सहमत होती है।
आपूर्तिकर्ता चालान प्राप्त करने वाले विभाग द्वारा लेखा विभाग को अग्रेषित दस्तावेज प्राप्त करने के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि माल प्राप्त हो गया है, कि वे सही मात्रा में हैं, और यह कि वे अच्छी स्थिति में हैं।
इस प्रकार, "थ्री-वे मैच" अवधारणा तीन दस्तावेजों के मिलान को संदर्भित करती है - चालान, खरीद आदेश, और प्राप्त रिपोर्ट - यह सुनिश्चित करने के लिए कि भुगतान किया जाना चाहिए। प्रक्रिया का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि केवल अधिकृत खरीद की प्रतिपूर्ति की जाती है, जिससे धोखाधड़ी और लापरवाही के कारण होने वाले नुकसान को रोका जा सके।
यदि इस तीन-तरफा मिलान से पता चलता है कि आपूर्तिकर्ता चालान अच्छी स्थिति में है, तो देय खातों के कर्मचारी भुगतान के लिए चालान संसाधित करते हैं। यदि नहीं, तो कर्मचारी किसी भी समस्या के बारे में आपूर्तिकर्ता से संपर्क करता है, जिसके परिणामस्वरूप आपूर्तिकर्ता द्वारा संशोधित चालान या क्रेडिट मेमो जारी किया जा सकता है।
तीन-तरफा मैच की अवधारणा में समस्याएँ हैं। यह बहुत श्रमसाध्य है, और आवश्यक जानकारी जमा करना मुश्किल हो सकता है, जिसके परिणामस्वरूप भुगतान में देरी हो सकती है, जबकि खाते में देय कर्मचारी लापता जानकारी की खोज करते हैं। देरी आपूर्तिकर्ताओं को परेशान कर सकती है, और कंपनी को जल्दी भुगतान छूट लेने से भी रोक सकती है। आप तीन-तरफा मिलान को अधिक कुशल बना सकते हैं:
मिलान आवश्यकता से छोटे-डॉलर और आवर्ती चालानों को छोड़कर।
यदि आपूर्तिकर्ता चालान में सूचीबद्ध मूल्य और इकाइयाँ खरीद आदेश में निर्दिष्ट राशि के कुछ प्रतिशत के भीतर हैं, तो देय खातों के कर्मचारियों को चालान स्वीकृत करने की अनुमति देना।
स्वचालित तीन-तरफा मिलान समाधान भी उपलब्ध हैं जिनके लिए पूरी तरह से एकीकृत उद्यम संसाधन नियोजन प्रणालियों के उपयोग की आवश्यकता होती है, लेकिन यहां तक कि ये समाधान भी कुछ लेनदेन को बाहर कर देंगे, जिसके लिए स्वचालित समाधान विफल हो जाता है, जिसके लिए विसंगतियों की मैन्युअल जांच की आवश्यकता होती है। ये स्वचालित प्रणालियाँ इतनी महंगी हैं कि वे छोटे व्यवसायों के लिए व्यवहार्य समाधान नहीं हैं।
