उपार्जित खर्चे

एक उपार्जित व्यय एक व्यय है जो किया गया है, लेकिन जिसके लिए अभी तक कोई व्यय दस्तावेज नहीं है। व्यय दस्तावेज़ीकरण के स्थान पर, एक अर्जित व्यय, साथ ही एक ऑफसेटिंग देयता (जिसे आमतौर पर बैलेंस शीट में वर्तमान देयता के रूप में वर्गीकृत किया जाता है) को रिकॉर्ड करने के लिए एक जर्नल प्रविष्टि बनाई जाती है। जर्नल प्रविष्टि की अनुपस्थिति में, खर्च की गई अवधि में इकाई के वित्तीय विवरणों में व्यय बिल्कुल भी प्रकट नहीं होगा, जिसके परिणामस्वरूप उस अवधि में रिपोर्ट किए गए लाभ बहुत अधिक होंगे। संक्षेप में, उपार्जित व्यय वित्तीय विवरणों की सटीकता को बढ़ाने के लिए दर्ज किए जाते हैं, ताकि व्यय उन राजस्वों के साथ अधिक निकटता से जुड़े हों जिनके साथ वे जुड़े हुए हैं।

एक प्रीपेड व्यय एक अर्जित व्यय का उल्टा है, क्योंकि अंतर्निहित सेवा या परिसंपत्ति का उपभोग करने से पहले एक देयता का भुगतान किया जा रहा है। नतीजतन, एक प्रीपेड परिसंपत्ति शुरू में एक परिसंपत्ति के रूप में बैलेंस शीट पर दिखाई देती है।

व्यवहार में अर्जित व्यय

आमतौर पर अर्जित होने वाले खर्चों के उदाहरणों में शामिल हैं:

  • ऋण पर ब्याज, जिसके लिए अभी तक कोई ऋणदाता चालान प्राप्त नहीं हुआ है

  • माल प्राप्त हुआ और उपभोग किया गया या बेचा गया, जिसके लिए कोई आपूर्तिकर्ता चालान अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है

  • सेवाएं प्राप्त हुई, जिसके लिए अभी तक कोई आपूर्तिकर्ता चालान प्राप्त नहीं हुआ है

  • वह कर, जिसके लिए किसी सरकारी संस्था से अभी तक कोई चालान प्राप्त नहीं हुआ है

  • किया गया वेतन, जिसका भुगतान अभी तक कर्मचारियों को नहीं किया गया है

उपार्जित व्यय का एक उदाहरण एक ऐसी स्थिति है जहां एक कंपनी एक महीने के अंत के करीब एक आपूर्तिकर्ता से कार्यालय की आपूर्ति प्राप्त करती है, लेकिन जब तक कंपनी महीने के लिए अपनी पुस्तकों को बंद नहीं करती है, तब तक उसे आपूर्तिकर्ता से चालान नहीं मिला है। प्राप्ति के महीने में इस खर्च को ठीक से रिकॉर्ड करने के लिए, लेखा कर्मचारी आपूर्ति व्यय खाते में एक डेबिट के साथ एक व्यय को उस राशि में दर्ज करता है जिसे वह आपूर्तिकर्ता द्वारा बिल किए जाने की अपेक्षा करता है, और एक उपार्जित व्यय देयता खाते में एक क्रेडिट रिकॉर्ड करता है। इस प्रकार, यदि कार्यालय की आपूर्ति की राशि $500 थी, तो जर्नल प्रविष्टि कार्यालय आपूर्ति व्यय खाते में $500 का डेबिट और अर्जित व्यय देयता खाते में $500 का क्रेडिट होगा।

जर्नल प्रविष्टि आम तौर पर स्वचालित रूप से उलटी प्रविष्टि के रूप में बनाई जाती है, ताकि लेखांकन सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से अगले महीने की शुरुआत के रूप में एक ऑफसेटिंग प्रविष्टि बनाता है। फिर, जब आपूर्तिकर्ता अंततः इकाई को एक चालान जमा करता है, तो यह उलटी हुई प्रविष्टि को रद्द कर देता है।

पूर्ववर्ती उदाहरण के साथ जारी रखने के लिए, $500 प्रविष्टि अगले महीने कार्यालय आपूर्ति व्यय खाते में क्रेडिट और अर्जित व्यय देयता खाते में डेबिट के साथ उलट जाएगी। कंपनी तब $ 500 के लिए आपूर्तिकर्ता चालान प्राप्त करती है, और इसे सामान्य रूप से लेखा सॉफ्टवेयर के देय खातों के माध्यम से रिकॉर्ड करती है, जिसके परिणामस्वरूप कार्यालय की आपूर्ति व्यय खाते में डेबिट होती है और देय खातों में एक क्रेडिट होता है। इसलिए अगले महीने में शुद्ध परिणाम कोई नई व्यय मान्यता नहीं है, भुगतान के लिए देयता खाते में देय खातों में स्थानांतरित हो रही है।

वास्तविक रूप से, उपार्जित व्यय की राशि केवल एक अनुमान है, और इसलिए बाद की तारीख में आने वाले आपूर्तिकर्ता चालान की राशि से कुछ भिन्न होने की संभावना है। नतीजतन, आम तौर पर अगले महीने में खर्च की एक छोटी अतिरिक्त राशि या नकारात्मक व्यय मान्यता होती है, एक बार जर्नल एंट्री रिवर्सल और आपूर्तिकर्ता चालान की राशि एक दूसरे के खिलाफ नेट की जाती है।

व्यावहारिक दृष्टिकोण से, अभौतिक व्यय उपार्जित नहीं होते हैं, क्योंकि इससे संबंधित जर्नल प्रविष्टियों को बनाने और उनका दस्तावेजीकरण करने के लिए बहुत अधिक कार्य की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, बड़ी संख्या में अर्जित व्यय जर्नल प्रविष्टियां महीने के अंत की समापन प्रक्रिया को धीमा कर देंगी।

उपार्जित व्यय जर्नल प्रविष्टियों के उदाहरण

  • कार्यालय की आपूर्ति प्राप्त हुई और माह के अंत तक कोई आपूर्तिकर्ता चालान नहीं है: कार्यालय के लिए डेबिट व्यय की आपूर्ति करता है, उपार्जित खर्चों को क्रेडिट।

  • कर्मचारी घंटे काम करते हैं लेकिन महीने के अंत तक भुगतान नहीं किया जाता है: मजदूरी व्यय के नामे, उपार्जित व्यय का क्रेडिट।

  • लाभ की देनदारी और महीने के अंत तक कोई आपूर्तिकर्ता चालान नहीं है: कर्मचारी लाभ व्यय को डेबिट, उपार्जित व्यय को क्रेडिट।

  • आय कर अर्जित आय के आधार पर अर्जित किए जाते हैं. आयकर व्यय को डेबिट, उपार्जित व्यय को क्रेडिट।

पहली तीन प्रविष्टियाँ अगले महीने में उलट देनी चाहिए। आयकर आमतौर पर भुगतान किए जाने तक अर्जित व्यय के रूप में बनाए रखा जाता है।